Anfragen bearbeiten

Nachdem Anfragen über verschiedene Kanäle (Chatbot, E-Mail, Fragebogen, Telefon, Terminbuchung) in JUPUS eingegangen sind, erfolgt die Bearbeitung vollständig auf Ihrer Plattform. Die Kommunikation in JUPUS bündelt alle Schritte der Mandatsbearbeitung an einem Ort.

Durch Vorlagen, Anhänge und automatisierte Prozesse werden Standardfälle in Minuten statt Stunden bearbeitet. Keine verstreuten E-Mails, keine doppelten Abläufe - sondern ein klar strukturierter, effizienter Workflow, der die tägliche Kanzleiarbeit massiv vereinfacht.

Vorteile für Ihre Kanzlei

• Zentrale Kommunikation: Alle Fälle laufen über Ihre JUPUS-Plattform, nicht über individuelle Postfächer.

• Standardisierte Abläufe: E-Mail-Vorlagen und Anhänge sorgen für einheitliche und schnellere Bearbeitung.

• Automatisierung: Routineprozesse können mithilfe von KI beschleunigt, oder vollständig abgewickelt werden.

• Transparenz: Jede Nachricht und jeder Anhang ist in der Anfrage gespeichert - kein Verlust von Informationen.

Anfrage ablehnen

Wenn eine Anfrage nicht passend ist (z. B. falsches Rechtsgebiet, keine Kapazität), nutzen Sie die vorbereiteten E-Mail-Vorlagen für die Ablehnungen.

Der Status der Anfrage ändert sich hierdurch automatisch. So läuft die Ablehnung von Anfragen schnell, professionell und konsistent - mit wenigen Klicks.

Mandat annehmen

Ist die Anfrage relevant, können Sie direkt aus JUPUS heraus weitere Informationen einholen und die Mandatierung starten.

Dafür stehen Ihnen E-Mail-Vorlagen und Anhänge zur Verfügung, die in jeder Anfrage versendet werden können.

Alle Schritte bleiben im Verlauf sichtbar und sind dokumentiert.

Informationen einholen

Sie haben zwei Optionen zur Ergänzung Ihrer E-Mails:

Fragebögen anhängen

Wenn Informationen oder Unterlagen fehlen, fügen Sie einfach einen Fragebogen hinzu.
Mandanten können diesen online ausfüllen - die Antworten erscheinen automatisch in JUPUS.
Perfekt für Nachforderungen fallrelevanter Daten.

Dokumentenvorlagen anhängen

Für Unterlagen zur Kenntnisnahme oder Mandatierung (z.B. Vollmachten, Vergütungsvereinbarungen, Datenschutzbelehrungen) nutzen Sie Dokumentenvorlagen.
Diese können direkt aus JUPUS versendet, digital ausgefüllt, signiert und automatisch zurückgesendet werden.

Alle erhaltenen Dokumente und Fragebögen erscheinen innerhalb der Anfrage als PDF und stehen zur weiteren Verarbeitung und späteren Aktenanlage zur Verfügung.

Best Practices

• Hinterlegen Sie Mail-Vorlagen für wiederkehrende Standardfälle (z. B. Mandatsannahme, Rückfragen, Ablehnung).

• Fügen Sie häufig benötigte Anhänge direkt in die Mail-Vorlage ein.

• Verwenden Sie Filter in der Anfragenübersicht (z. B. nach Rechtsgebiet), um die Übersicht über Ihre Anfragen zu behalten.

Häufige Einwände & Antworten