Aktenanlage Actaport

Stellen Sie sicher, dass die Actaport-Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich "Kanzleisoftware" > "Actaport" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt und abschließend erfolgt ist. Die Eingabefelder mit Ihren Actaport-Zugangsdaten sollten bereits ausgefüllt sein.

Öffnen Sie die gewünschte Anfrage in JUPUS und klicken Sie oben rechts auf den Button "Akte anlegen".

Actaport Information

Im nächsten Fenster können Sie im Bereich "Actaport Information" die folgenden Felder überprüfen und bei Bedarf anpassen:

• Aktenbezeichnung
• Sachbearbeiter
• Assistent

Beteiligte auswählen

Im Bereich "Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage.

Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie "Beteiligten löschen". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button "Beteiligten hinzufügen" und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell.

Dokumente auswählen

Im Bereich "Dokumente" wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen.

Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf "Akte anlegen".

Nach erfolgreichem Export wird die Bestätigungsseite angezeigt, welche die Aktendetails aufführt und darauf hinweist, dass Dokumente nun in beide Richtungen zwischen JUPUS und Actaport synchronisiert werden können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurück zum Fall" oben rechts, um zur Anfrageansicht zurückzukehren.

Nach Abschluss dieser Schritte ist Ihre Akte erfolgreich in Actaport angelegt und alle ausgewählten Dokumente sowie Beteiligten wurden übertragen.

Dokumente synchronisieren

Mit der Anbindung an Actaport profitieren Sie von einer bidirektionalen Synchronisation von Dokumenten nach der Aktenanlage. So können Sie in JUPUS jederzeit einsehen, welche Dokumente einer Anfrage sich aktuell nur in JUPUS, oder nur in Actaport befinden und diese bei Bedarf einzeln, oder gebündelt synchronisieren.

Wechseln Sie innerhalb einer Anfrage auf den Tab "Dokumente", um alle in der Anfrage und in der Actaport-Akte befindlichen Dateien anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Von Actaport aktualisieren" in der Toolbar oberhalb der Dokumentenliste.

In der Spalte "Plattformstatus" sehen Sie den Synchronisationsstatus jedes Dokuments. Der Status "In Beiden" zeigt an, dass das Dokument bereits sowohl in JUPUS als auch in Actaport verfügbar ist.

Über das Dreipunkt-Menü am Ende jeder Dokumentzeile stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:

• Vorschau
• Herunterladen
• Seiten organisieren
• Umbenennen
• Verlauf anzeigen
• Löschen
• Synchronisieren

Um mehrere Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten, herunterzuladen, zu löschen, oder zu synchronisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Dokumente. In der oben erscheinenden Aktionsleiste wählen Sie dann die gewünschte Aktion aus.