Nachverfolgen von Dokumente & Fragebögen
Behalten Sie die Übersicht über versendete Dokumente und Fragebögen und lassen Sie Ihre Mandanten automatisch an noch ausstehende Übermittlungen erinnern.
Bereits in der Anfragenübersicht sehen Sie auf einen Blick, ob Dokumente und/oder Fragebögen innerhalb einer Anfrage an den Mandanten gesendet wurden und wie viele davon vom Mandanten bearbeitet wurden. Die Spalte "Dokumente" zeigt Ihnen die Gesamtzahl, sowie die Menge an davon bereits zurück erhaltenen Elementen an. Ist diese Anzeige grün hinterlegt, dann ist alles erledigt.
Erhaltene Dokumente
Dieser Bereich listet innerhalb einer Anfrage alle eingegangenen Dokumente mit Vorschaubild, Dateiname und Herkunftskategorie auf.
Sobald der Mandant Dokumente und Fragebögen ausgefüllt und abgeschickt hat, werden sie automatisch in Ihren "Erhaltenen Dokumenten" angezeigt. Die Daten aus einem Fragebogen werden Ihnen ebenfalls als PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. Des Weiteren werden Ihnen hier auch Dokumente, die mithilfe der Upload-Funktion in Fragebögen hochgeladen wurden, als PDF angezeigt und können ebenfalls heruntergeladen werden. Alle Dokumenten-Uploads werden automatisch ins PDF-Format konvertiert.
Sie können diese nach Name oder Datum sortieren, über das Augen-Symbol eine Vorschau jedes Dokuments öffnen und sie einzeln herunterladen.
"Dokumente bearbeiten" Öffnet die Detailübersicht für alle erhaltenen Dokumente dieser Anfrage, über welche Sie diese verwalten und bearbeiten können.
Das Dreipunkt-Menü in diesem Abschnitt ermöglicht den Upload weiterer Dokumente zu dieser Anfrage.
Angeforderte Dokumente
In der Rubrik "Angeforderte Dokumente" können Sie überprüfen, welche noch nicht vom Mandanten ausgefüllt und abgeschickt wurden. Anhand eines Balkens, sowie einem Zähler zu jeder Frage im jeweiligen Fragebogen, können Sie den Fortschritt live mitverfolgen. Der Balken färbt sich mit jeder beantworteten Frage des Fragebogens nach und nach vollständig blau und wird unter "Erhaltene Dokumente" angezeigt, sobald er vollständig bearbeitet wurde.
E-Mail Erinnerungen für Mandant: Der violette Schalter aktiviert oder deaktiviert automatische Erinnerungs-E-Mails für diesen Mandanten. Ist diese Funktion aktiv, erhält der Mandant in festgelegten Abständen (standardmäßig alle drei Tage) eine Erinnerung an noch auszufüllende Dokumente und Fragebögen.
Bei Anfragen, die abgeschlossen, abgelehnt, oder gelöscht wurden, wird automatisch auch das Mandantenportal deaktiviert. Alle zuvor mit dem Mandanten geteilten Links zu Dokumenten und Fragebögen sind dann nicht mehr erreichbar.
Über das Dreipunkt-Menü oberhalb des Abschnitts, können Sie Direktlinks zu weiteren Fragebögen und Dokumenten, oder zum Mandantenportal generieren.
Das Dreipunkt-Menü in der jeweiligen Zeile der aufgelisteten ausstehenden Dokumente generiert einen Link zwecks Direktzugriff darauf. Diese Optionen erleichtern Ihnen das erneute zur Verfügung stellen, sollte der Mandant die ursprüngliche E-Mail nicht wiederfinden.
Zudem können Sie Fragebögen schon vor dem Rückerhalt vorzeitig manuell abschließen, sollten die eingetragenen Daten bereits ausreichen.
Wichtig: Teilen Sie Links aus einer Anfrage nur mit dem entsprechenden Mandanten. Möchten Sie anderen Mandanten Links zu Dokumenten oder Fragebögen zur Verfügung stellen, tun Sie dies bitte nur über die zugehörige Anfrage, oder aus dem Bereich "Mandantenaufnahme" innerhalb Ihrer Einstellungen.
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