Konfiguration KI-Anrufbeantworter

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren KI-Anrufbeantworter individualisieren und so ein professionelles und freundliches Anruferlebnis für Ihre Mandanten sicherstellen.

Klicken Sie in der linken Seitenleiste innerhalb der Einstellungen auf den Menüpunkt "KI-Anrufbeantworter" und wählen Sie den Unterpunkt "Telefonnummern" aus.

Eine Tabelle zeigt Ihnen alle verfügbaren Telefonnummern an. Klicken Sie auf die gewünschte Telefonnummer, um die Detailansicht zu öffnen.

Kanzleidaten hinterlegen

• Sollten Sie mehr als einen KI-Anrufbeantworter gebucht haben, vergeben Sie eine aussagekräftige, interne Bezeichnung für diese Telefonnummer. Diese hilft Ihnen, die Telefonnummer später leichter zu identifizieren.
• Geben Sie im Feld "Kanzleiname" den vollständigen Namen Ihrer Kanzlei ein. Dieser wird vom KI-Anrufbeantworter verwendet, um Anrufer korrekt zu begrüßen.
• Tragen Sie im Feld "Original Telefonnummer" alle internen Rufnummern ein, von denen aus Anrufe auf den KI-Anrufbeantworter umgeleitet werden sollen. Trennen Sie mehrere Nummern bitte mit einem Komma.

• Falls Sie eine kostenlose Erstberatung anbieten, aktivieren Sie die Checkbox "Erstberatung". Die KI kann dann im Gespräch darauf hinweisen, dass die Erstberatung kostenlos ist.
• Hinterlegen Sie im Textfeld "Adresse" die vollständige Anschrift Ihrer Kanzlei, einschließlich Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.
• Tragen Sie optional Ihre Öffnungszeiten ein. Geben Sie diese möglichst übersichtlich an, beispielsweise getrennt nach Wochentagen.
• Im Feld Kanzleimitarbeiter können Sie die Namen und Funktionen Ihres Teams hinterlegen. Geben Sie beispielsweise „Rechtsanwalt Max Müller" oder „ReFa Lisa Müller" ein, damit die KI diese Informationen bei Bedarf nutzen kann.

Nachrichten individualisieren

Die bereits hinterlegten Standard-Nachrichten können entweder beibehalten, oder individualisiert werden. Formulieren Sie diese möglichst kurz, klar und mandantenfreundlich, um einen qualitativen Gesprächsfluss sicherzustellen.

• Hinterlegen Sie eine individuelle Begrüßungsnachricht, die Anrufer zu Beginn des Gesprächs hören.
• Über die "Nachricht bei nicht beantworteter Weiterleitung" definieren Sie den Text, der wiedergegeben wird, wenn eine von Ihnen eingerichtete Anrufweiterleitung nicht entgegengenommen werden kann.
• Passen Sie zuletzt die Abschiedsnachricht an, indem Sie einen freundlichen Abschlusstext eingeben, der Anrufer über die weiteren Schritte informiert.

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