KI-Anrufbeantworter

Der KI-Anrufbeantworter ist ein sprachbasierter, KI-gestützter Telefonassistent, der Anrufe im Namen Ihrer Kanzlei entgegennimmt. Jede Kanzlei, die den KI-Anrufbeantworter nutzt, erhält dafür eine individuelle Telefonnummer, auf die eingehende Anrufe weitergeleitet werden können - zum Beispiel außerhalb der Bürozeiten oder wenn das Team ausgelastet ist.

Während des Gesprächs führt der KI-Anrufbeantworter eine strukturierte Aufnahme durch: Er begrüßt den Anrufer, stellt gezielte Rückfragen und sammelt alle wichtigen Informationen, um automatisch eine neue Anfrage in JUPUS anlegen zu können.

Vorteile

• Kein entgangener Anruf: Der KI-Assistent ist jederzeit erreichbar - auch abends oder am Wochenende.

• Schnelle Fallerstellung: Jeder Anruf wird automatisch in JUPUS erfasst und im Fall eines neuen Mandats direkt als Anfrage angelegt.

• Weniger manuelle Arbeit: Kein Mitschreiben oder Nachtragen - die KI erstellt ein vollständiges Protokoll.

• Nahtlose Integration: Alle Anrufdaten stehen direkt im System zur weiteren Bearbeitung bereit.

Mandanten-Erlebnis

Für Anrufer fühlt sich das Gespräch natürlich und professionell an:

• Eine menschlich klingende Stimme antwortet sofort.
• Der KI-Anrufbeantworter stellt nur relevante Fragen und reagiert individuell auf den Gesprächsfluss.
• Das Gespräch endet mit einer kurzen Zusammenfassung und einem Hinweis, wie es weitergeht (z. B. Rückmeldung per E-Mail oder Rückruf).

So entsteht der Eindruck eines echten, strukturierten Erstgesprächs - auch außerhalb der Bürozeiten.

Funktion

Wenn ein Anruf eingeht, übernimmt der KI-Anrufbeantworter automatisch den gesamten Erstkontakt:

1. Der Anrufer wird freundlich und professionell begrüßt.
2. Die Kontaktdaten und der Grund des Anrufs werden erfragt.
3. Durch gezielte Rückfragen ermittelt die KI die wesentlichen Fakten zum rechtlichen Anliegen.
4. Nach dem Gespräch erscheint der Anruf automatisch auf der Anrufliste Ihrer JUPUS Plattform.

5. Unqualifizierte Anrufe (z.B. Auflegen, oder keine Antworten) werden automatisch verworfen.

Nach dem Anruf

Sobald der Anruf beendet ist, erscheint dieser automatisch auf der Anrufliste Ihrer JUPUS Plattform und kann mit einem Klick als Anfrage erstellt werden.

Das Kanzleiteam kann den Vorgang sofort weiter bearbeiten:

• Daten prüfen und ergänzen

• Fragebögen versenden

• Termine vereinbaren

• Antworten per E-Mail-Vorlage senden

Der Anruf wird damit zu einem vollständig vorbereiteten Fall, der direkt im gewohnten Workflow weitergeführt werden kann.

Welche Daten werden gespeichert?

Nach dem Anruf finden Sie im Fall folgende Informationen, sofern diese vom Anrufer genannt wurden:

• Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse

• Zusammenfassung: Kurze Beschreibung des Anliegens

• Problemstellung: Die zentrale juristische Fragestellung

• Rechtsspezifische Daten: Automatisch erkannte Parteien, Daten, Orte oder Beträge

Alle Daten bleiben in der Anfrage bestehen und können zur weiteren Bearbeitung des Falls verwendet werden; z.B. im KI-Chat oder im Dokumentengenerator.

Häufige Fragen & Antworten

• Wie unterscheidet sich der KI-Anrufbeantworter von einem klassischen Sekretariat?
  Er arbeitet vollautomatisch, kann aber personalisiert werden - mit Ihrem Kanzleinamen, Begrüßungs- und Abschlussnachricht.
• Kann ich festlegen, wann der KI-Anrufbeantworter aktiv ist?
  Ja. Über Ihre Telefonanlage oder Weiterleitungsregeln können Sie bestimmen, wann Anrufe von der KI entgegengenommen werden.
• Erstellt der KI-Anrufbeantworter immer einen neuen Fall?
  Nein, nur wenn es sich um ein neues Mandat handelt wird automatisch eine neue Anfrage erstellt. Andernfalls erscheint der Anruf auf Ihrer Anrufliste und kann von dort aus mit einem Klick als Anfrage erfasst werden.