Beteiligten-Extraktion

Wie JUPUS Mandanten, Gegner und Beteiligte erkennt - und warum das sicher, kontrolliert und vorhersehbar abläuft

Die digitale Aktenanlage und Dokumentenverarbeitung gehört zu den zentralen Funktionen von JUPUS. Damit Sie möglichst effizient arbeiten können, setzt JUPUS an mehreren Stellen KI-gestützte Erkennungsverfahren ein, die Ihnen Zeit sparen sollen, jedoch ohne dabei Ihre Datenhoheit oder die juristische Qualität zu gefährden.

Dieses Dokument erklärt, wann die KI automatisch Mandanten erkennt, warum Gegner niemals automatisch bestimmt werden und wie die tiefere Dokumentenanalyse funktioniert, die im Hintergrund abläuft, sobald eine Akte existiert.

Einstiegspunkte der automatischen Mandantenerkennung

JUPUS erkennt den Mandanten eines Vorgangs nur an zwei sehr klar definierten Stellen:

bei der E-Mail-Weiterleitung an JUPUS
beim manuellen Anlegen einer neuen Akte

Nur in diesen beiden Situationen erhält die KI die Erlaubnis, selbstständig eine Zuordnung vorzunehmen bzw. Ihnen einen Vorschlag zu präsentieren. Diese Beschränkung ist ein bewusstes Sicherheitskonzept.

Sobald eine Akte einmal besteht, findet keine automatische Neubestimmung von Mandant oder Gegner mehr statt. JUPUS versucht also nicht, bei einer bereits bestehenden Akte „schlau zu sein“ oder eigenständig zu erkennen, ob möglicherweise eine andere Person der eigentlich richtige Mandant wäre.

Diese Funktion ist technisch vollständig deaktiviert, damit es nie zu Situationen kommt, in denen versehentlich Daten an eine falsche Person gelangen könnten oder eine KI-Entscheidung übersehen wird.

Die JUPUS KI wird hier nur ergänzend tätig und trägt beispielsweise die Adresse des Mandanten nach, sofern diese in einem der Dokumente zu finden ist. Darüber hinaus gibt es besonders sensitive Felder, die niemals von der KI automatisiert überschrieben werden dürfen, darunter z.B. die E-Mail-Adresse des Mandanten.

Mandantenerkennung bei der E-Mail-Weiterleitung

Wenn Sie eine E-Mail an JUPUS weiterleiten, versucht die KI anhand der Metadaten der Nachricht zu erkennen, welchem Mandanten diese E-Mail zugeordnet werden soll.

Dabei analysiert die KI den Absender, mögliche Weiterleitungssignaturen sowie den allgemeinen Kontext der Nachricht, sowie die angehängten Dokumente. Ziel ist, den passenden Mandanten ohne manuelle Arbeit zu identifizieren, um Ihnen den Schritt der Zuordnung abzunehmen.

Die automatische Gegnererkennung ist an dieser Stelle bewusst deaktiviert. Tests haben gezeigt, dass die Qualität der KI-Modelle dafür noch nicht ausreicht, um wirklich zuverlässig gute Resultate zu liefern. Um Fehlzuordnungen auszuschließen, wird der Gegner beim E-Mail-Eingang grundsätzlich nicht automatisiert gesetzt.

Vorschlagslogik beim manuellen Anlegen einer Akte

Wenn Sie eine Akte manuell anlegen und Dokumente hochladen, führt JUPUS eine schnelle Analyse der Dokumente durch. Dabei versucht die KI, mögliche Mandanten oder Gegner vorzuschlagen.

Diese Analyse ist bewusst leichtgewichtig gehalten. Sie soll in wenigen Sekunden Ergebnisse liefern, damit Sie die Akte ohne Verzögerung einrichten können. Die KI macht an dieser Stelle lediglich Vorschläge - keine Entscheidungen. Denn gerade beim ersten Anlegen sind Sie als Anwalt bzw. ReFa natürlich die verlässlichste Quelle dafür, wer Mandant und Gegner sind.

Hier geht es also um Geschwindigkeit, nicht um ultimative Präzision. Dazu liefert JUPUS Ihnen auf der Seite zum manuellen Anlegen einer Akte unter den jeweils hochgeladenen Dokumenten eine einfache Möglichkeit schnell und einfach durch einen Klick auf den Beteiligten die richtige Person auszuwählen.

Neues Feature: Zusätzliche Kanzlei-Hinweise zur verbesserten Mandantenerkennung

Mit einigen Testkanzleien erproben wir derzeit ein neues Feature, das der KI zusätzliche Informationen über Ihre Kanzlei zur Verfügung stellt. Ziel ist es, die automatische Mandantenerkennung noch zuverlässiger zu machen und Fehleinschätzungen bereits im Ansatz zu vermeiden.

Tests haben gezeigt, dass bereits kleine Hinweise einen großen Einfluss auf die Qualität der Erkennung haben können. Deshalb wird in den nächsten Tagen für alle Kanzleien ein neues Eingabefeld freigeschaltet. In diesem Feld können Sie der KI kurze Hinweise zu Ihrer Arbeitsweise, zu typischen Fallkonstellationen oder zu mandatsbezogenen Besonderheiten Ihrer Kanzlei mitgeben.

Schon sehr einfache Angaben können die Genauigkeit deutlich erhöhen. Ein Beispiel:

Wenn Ihre Kanzlei vor allem im Inkasso tätig ist und ausschließlich unternehmerische Gläubiger vertritt, reicht bereits der Hinweis wie:

„Wir arbeiten im Inkasso und vertreten ausschließlich die Unternehmensseite.“

Mit diesem Kontext kann die KI dann beispielsweise bei einer weitergeleiteten Rechnung mit beigefügter Mahnung zuverlässig erkennen, dass Ihr Mandant der Mahnende ist - und nicht der Empfänger der Mahnung.

Tiefgehende Dokumentenanalyse in bestehenden Akten

Sobald eine Akte besteht und Dokumente darin vorliegen, startet im Hintergrund ein völlig anderes Analyseverfahren. Dieses ist deutlich umfassender und dient mehreren Zwecken:

Vorbereitung der Inhalte für den KI-Chat
juristische Extraktion relevanter Daten
Erkennung weiterer Beteiligter aus den Dokumenten

Diese Analyse ist wesentlich gründlicher als die schnelle Erstextraktion. Sie läuft länger, nutzt mehr Rechenleistung und arbeitet mit verschiedenen spezialisierten Verfahren, um die Dokumente juristisch sinnvoll aufzubereiten.

Wichtig ist jedoch: Auch in dieser tiefgehenden Analyse ist die Fähigkeit der KI, Mandanten oder Gegner neu zu setzen, absichtlich komplett deaktiviert. Die KI darf Erkenntnisse über mögliche Beteiligte sammeln - aber nicht die Struktur der Akte verändern.

Fazit

JUPUS verbindet schnelle, effiziente Hilfe während der Aktenanlage mit einer tiefgehenden juristischen Analyse im Hintergrund, ohne dabei die Sicherheit und die Hoheit über Ihre Daten zu gefährden.

Zu Beginn sorgt JUPUS für Tempo, indem es Vorschläge liefert oder beim E-Mail-Eingang den Mandanten erkennt.
Sobald eine Akte existiert, arbeitet die KI gründlich und strukturiert - aber niemals autonom an den essenziellen Aktenparametern Mandant und Gegner.

So stellt JUPUS sicher, dass Sie jederzeit die volle Kontrolle behalten, während Ihnen die KI dennoch wesentliche Arbeit abnimmt.