Vorschläge: der nächste Schritt, schon vorbereitet

Wenn auf einer Anfrage etwas passiert, schlägt der Assistent den logischen nächsten Schritt vor und bereitet die Arbeit vor. Beispiele:

• Eine neue Anfrage geht ein: Die Aufnahme-E-Mail mit Fragebogen ist entworfen.
• Der Mandant antwortet: Ein Antwortentwurf liegt bereit.
• Fragebogen und Dokumente sind vollständig: Die Bestätigungs-E-Mail an den Mandanten ist entworfen.
• Der Fragebogen kommt mit fehlenden Pflichtangaben zurück: Eine Nachfass-E-Mail ist vorbereitet.

Sind Sie gerade auf der Anfrage, erscheint ein kurzer Hinweis, der wieder verschwindet. Ein kleiner Zähler bleibt am Assistenten-Button, bis Sie den Chat öffnen. Nichts blockiert Sie, nichts muss weggeklickt werden.

Öffnen Sie den Chat, wartet der Vorschlag ganz oben. Er zeigt, warum er ausgelöst hat – als einfache Checkliste („Fragebogen beantwortet ✓ · Vollmacht erhalten ✓ · Noch keine Bestätigung versendet") – und den vorgeschlagenen Schritt. Zwei Buttons: Entwurf ansehen oder „Jetzt nicht".

Der Entwurf öffnet sich mit sichtbarer Vorlage (Sie können sie wechseln), aufgelisteten Anhängen (Sie können ergänzen oder entfernen) und gesetztem Empfänger. Alles direkt bearbeitbar. Mit Bestätigen geht es raus.

Versendetes zeigt, wer bestätigt hat, und verlinkt auf das Ergebnis. Abgelehnte Vorschläge verschwinden still; derselbe Vorschlag kann wiederkommen, wenn auf der Anfrage etwas Neues passiert. Es gibt höchstens einen offenen Vorschlag pro Anfrage und höchstens eine Benachrichtigung pro Anfrage und Tag.

Gut zu wissen

• Vorschläge folgen festen Regeln und sind für jede Kanzlei gleich. Der Assistent schreibt den Entwurf; wann vorgeschlagen wird, folgt klaren Bedingungen, die Sie auf der Karte sehen.
• Handelt ein Kollege zuerst auf einen Vorschlag, sehen Sie, wer es war.