KI-Anrufbeantworter

Kein entgangener Anruf: Der KI-Assistent ist jederzeit erreichbar – auch abends oder am Wochenende.
Schnelle Fallerstellung: Jeder Anruf wird automatisch in JUPUS erfasst und für ein neues Mandat wird ein neuer Fall angelegt.
Weniger manuelle Arbeit: Kein Mitschreiben oder Nachtragen – die KI erstellt ein vollständiges Protokoll.
Professioneller Eindruck: Mandanten erleben eine sofortige, strukturierte und natürliche Gesprächsführung.
Nahtlose Integration: Alle Anrufdaten stehen direkt im System zur weiteren Bearbeitung bereit.

Wenn ein Anruf eingeht, übernimmt der KI-Anrufbeantworter automatisch den gesamten Erstkontakt:

Begrüßung:
Der Anrufer wird freundlich und professionell begrüßt.
Datenerfassung:
Der Assistent fragt nach den wichtigsten Angaben wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und dem Grund des Anrufs.
Gesprächsführung:
Durch gezielte Nachfragen ermittelt die KI die wesentlichen Fakten zum rechtlichen Anliegen.
Fallerstellung:
Nach dem Gespräch erstellt Jupus automatisch einen neuen Fall mit:
- einer Zusammenfassung des Anrufs,
- der zentralen Problemstellung,
- einem vollständigen Gesprächsprotokoll (Transkript),
- und automatisch ausgefüllten rechtsspezifischen Daten, soweit erkennbar.
Abschluss:
Der Anrufer erhält – je nach Kanzlei-Konfiguration – eine Rückmeldung oder Bestätigung, dass sich das Team meldet.
Leere Anrufe (z. B. Auflegen ohne Ton) werden automatisch verworfen.

Sobald der Anruf beendet ist, erscheint der neue Fall automatisch in Jupus.
Das Kanzleiteam kann den Vorgang sofort weiterbearbeiten:

Der Anruf wird damit zu einem vollständig vorbereiteten Fall, der direkt im gewohnten Workflow weitergeführt werden kann.

Kurz gesagt:
Telefon klingelt → KI-Anrufbeantworter spricht → Jupus erstellt den Fall.

Für Anrufer fühlt sich das Gespräch natürlich und professionell an:

Eine menschlich klingende Stimme antwortet sofort.
Der KI-Anrufbeantworter stellt nur relevante Fragen und reagiert individuell auf die Antworten.
Das Gespräch endet mit einer kurzen Zusammenfassung und einem Hinweis, wie es weitergeht (z. B. Rückmeldung per E-Mail oder Rückruf).

So entsteht der Eindruck eines echten, strukturierten Erstgesprächs – auch außerhalb der Bürozeiten.

Nach dem Anruf finden Sie im Fall folgende Informationen:

Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Zusammenfassung: Kurze Beschreibung des Anliegens
Problemstellung: Die zentrale juristische Fragestellung
Gesprächsprotokoll: Vollständiger, zeitgestempelter Transkripttext
Rechtsspezifische Daten: Automatisch erkannte Parteien, Daten, Orte oder Beträge

Alle Daten sind in der Fallakte sichtbar und können im KI-Chat oder im Dokumentengenerator weiterverwendet werden.

Jupus stellt für jede Kanzlei eine eigene Telefonnummer bereit.
Diese kann über die bestehende Telefonanlage weitergeleitet werden – dauerhaft, außerhalb der Bürozeiten oder bei Besetzt.
Die erstellten Fälle erscheinen automatisch im Jupus-System, inklusive Benachrichtigungen wie bei anderen neuen Anfragen.

Formulieren Sie Ihre individuellen Anfangsnachricht klar und mandantenfreundlich, um hochwertige Eingaben zu erhalten.
Kombinieren Sie den Anrufbeantworter mit Weiterleitungsregeln, um dringende Anrufe gezielt an reale Personen zu geben.

Wie unterscheidet sich der KI-Anrufbeantworter von einem klassischen Sekretariat?
Er arbeitet vollautomatisch, kann aber personalisiert werden – mit Ihrer Kanzleinummer, Begrüßung und Abschlussnachricht.
Kann ich festlegen, wann der KI-Anrufbeantworter aktiv ist?
Ja. Über Ihre Telefonanlage oder Weiterleitungsregeln können Sie bestimmen, wann Anrufe an die KI gehen.
Erstellt der KI-Anrufbeantworter immer einen neuen Fall?
Nein, nur wenn es sich um ein neues Mandat handelt wird ein Fall erstellt.