Vorbereitung Dokumente für den Dokumentengenerator 

Damit Ihre Vorlagen im Dokumentengenerator optimal verarbeitet und automatisch ausgefüllt werden können, sollten einige technische und inhaltliche Anforderungen beachtet werden. 
Diese Richtlinien helfen Ihnen dabei, Ihre Dokumente korrekt zu strukturieren und reibungslos in die KI-gestützte Generierung zu integrieren.

1. Vorteile

• Automatische Verarbeitung: Sauber strukturierte Vorlagen werden vollständig von der KI befüllt.

• Konsistentes Erscheinungsbild: Einheitliche Formatierung und klare Platzhalter sorgen für professionelle Dokumente.

• Zeitersparnis: Kein manuelles Nachbearbeiten oder Ergänzen von Standarddaten.

• Flexibilität: Varianten, Bedingungen und Genderformen lassen sich direkt in der Vorlage abbilden.

• Hohe Kompatibilität: Alle Vorlagen funktionieren zuverlässig im JUPUS-Dokumentengenerator.

2. Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Briefkopf einfügen

Wenn Ihre Kanzlei einen eigenen Briefkopf verwenden möchte:

1. Fügen Sie den Briefkopf direkt in jedes Dokument ein.

2. Laden Sie anschließend das vollständige Dokument (inklusive Briefkopf) als einzelne Datei im .docx-Format hoch.

So stellen Sie sicher, dass alle Formatierungen – insbesondere Kopf- und Fußzeilen – korrekt übernommen werden.
Vermeiden Sie separate Briefkopfdokumente oder externe Verweise.

2. Platzhalter verwenden

Damit die KI die richtigen Daten automatisch einsetzen kann, müssen Platzhalter klar erkennbar sein.
Sie markieren die Stellen, an denen Informationen später eingefügt werden.

Zulässige Varianten sind z. B.:

• Jinja2-Format (empfohlen):
  
  → einfach, technisch robust und direkt kompatibel mit dem Jupus-Dokumentengenerator.

• RA-MICRO-kompatible Platzhalter:
  $12, $G1, $B3

• Allgemein verständliche Platzhalter:
  (Mandant Name), (Adresse), (Datum)

Wichtig ist allein, dass die Platzhalter eindeutig und konsistent verwendet werden.
Vermeiden Sie Freitextangaben wie „hier Name eintragen“ oder uneinheitliche Schreibweisen.

3. Varianten und Alternativen einfügen

Viele juristische Schreiben enthalten Textteile, die je nach Fall unterschiedlich ausfallen können.
Diese Varianten können direkt in der Vorlage hinterlegt werden.

Erlaubt und empfehlenswert sind z. B.:

• Alternative Absätze mit Überschriften wie „Variante A“ / „Variante B“

• Oder-Blöcke bei leichten Formulierungsunterschieden

• Auswahloptionen im Fließtext, z. B.:
  „… der Anspruch ist offen / teilweise offen / bereits erfüllt …“

Die technische Umsetzung erfolgt durch den Jupus-Dokumentengenerator.
Die KI entscheidet anhand des Falldatensatzes, welche Variante aktiv ist.

4. Genderoptionen berücksichtigen

Wenn Ihre Dokumente geschlechterspezifische oder -sensible Formulierungen enthalten sollen, können Sie dies direkt im Text markieren, z. B.:

• (Kläger / Klägerin)

• (der / die Mandant/in)

• (Antragsgegner(in))

Diese Angaben werden vom Dokumentengenerator erkannt, sodass die KI die passende Variante automatisch auswählt.

5. Formatvorgaben

Bitte liefern Sie Ihre Vorlagen ausschließlich im .docx-Format (Microsoft Word).

Achten Sie darauf, dass das Dokument bereits vollständig aufgebaut ist – so, wie es später verschickt oder eingereicht wird.
Das bedeutet:

• Enthält bereits Anrede, Betreff, Haupttext und Anlagenvermerk

• Keine leeren Seiten oder Platzhalter für Briefköpfe

• Einheitliche Formatierung (z. B. Absatzabstände, Schriftarten)

Beispielhafte Struktur:

Arbeitsgericht: 
Adresse: 

Datum: 

Kündigungsschutzklage

In dem Rechtsstreit

Name: 
Adresse: 

gegen

Name: 
Adresse: 

Es wird beantragt:
Festzustellen, dass das Arbeitsverhältnis ...

6. Dynamische Abschnitte mit Bedingungen

Für Textteile, die nur unter bestimmten Voraussetzungen erscheinen sollen, können If-Statements verwendet werden.
Diese werden automatisch durch die KI aktiviert oder deaktiviert – abhängig von den Falldaten.

Beispiel:

In diesem Fall wird der Absatz nur eingefügt, wenn tatsächlich ausstehende Gehaltsansprüche im Fall hinterlegt sind.

So können Sie auch optionale Textbausteine (z. B. Zeugnisanforderung, Sonderregelungen) flexibel steuern.

7. Zusammenfassung – Ihre Checkliste

Thema	Ziel
Format	Dokument im .docx-Format, vollständig aufgebaut
Briefkopf	Direkt integriert, keine externen Dateien
Platzhalter	Einheitlich, klar erkennbar ( etc.)
Varianten	Optional durch Kennzeichnung (Variante A/B, Oder-Blöcke)
Genderoptionen	Klare Schreibweise mit beiden Formen
If-Statements	Für optionale Textblöcke einsetzen
Konsistenz	Einheitliche Formatierung und Bezeichnung

3. Tipps

• Nutzen Sie Jinja2-Platzhalter, um maximale Kompatibilität zu gewährleisten.

• Verwenden Sie aussagekräftige Platzhalternamen, besonders bei komplexen Fällen mit mehreren Parteien.

• Fassen Sie optionale Textabschnitte mit If-Statements oder Markierungen zusammen, um Flexibilität zu erhöhen.

• Verwenden Sie einheitliche Formatierungen, damit alle generierten Dokumente gleich aussehen.

4. Häufige Fragen & Antworten

• Warum muss ich das .docx-Format verwenden?
  Nur .docx-Dateien können automatisch vom JUPUS-Dokumentengenerator analysiert und mit Platzhaltern befüllt werden.
• Kann ich PDF- oder ODT-Dateien hochladen?
  Nein. Nur .docx-Dateien sind kompatibel. PDFs müssen vorab konvertiert werden.
• Wie erkenne ich, ob mein Dokument korrekt aufgebaut ist?
  Laden Sie es testweise in den Dokumentengenerator – fehlende oder unlesbare Platzhalter werden dort sofort sichtbar.
• Kann ich Bedingungen (If-Statements) kombinieren?
  Ja. Mehrere Bedingungen können miteinander verschachtelt werden, um komplexe Szenarien abzubilden.