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Manuelle Anlage von Anfragen

Für Fälle, die telefonisch, persönlich oder über bereits vorliegende Dokumente eingehen, können Sie in JUPUS jederzeit manuell eine neue Anfrage anlegen. Dabei unterstützt Sie die KI von Anfang an: Hochgeladene Dokumente werden automatisch analysiert, und alle relevanten Informationen – wie Namen, Beteiligte oder Fallangaben – werden direkt in die Anfrage übernommen.

Vorteile für Ihre Kanzlei 

  • Sofortige digitale Erfassung jeder Anfrage 
  • Automatische Datenerkennung durch KI 
  • Kein Zettelchaos oder Nacharbeiten 
  • Einheitliche Prozesse über alle Kanäle 

 

Ziele und Nutzen 

  • Flexibilität: Auch Telefonate oder persönliche Kontakte können sofort digital erfasst werden. 
  • Zeitersparnis: Die KI liest Dokumente automatisch aus – kein manuelles Eintippen. 

 

Funktionsweise 

  1. Anfrage anlegen
    1. Klicken Sie in JUPUS auf „Neue Anfrage anlegen“. 
    2. Wählen Sie, ob Sie Daten manuell eingeben oder über Dokumenten-Upload erfassen möchten. 
      1. Manuelle Eingabe
        1. Erfassen Sie die Mandantendaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse). 
        2. Tragen Sie die Gegnerdaten und eine kurze Beschreibung des Anliegens ein.
        3. Optional: Fügen Sie eine erste Notiz hinzu. 
      2. Dokumenten-Upload (automatische Erkennung) 
        1. Laden Sie vorhandene Unterlagen (z. B. Akten, Briefe, PDFs) hoch. 
        2. Die  JUPUS-Dokumenten-KI liest die Dateien automatisch aus und erkennt:
          1. Beteiligte (Mandant, Gegner, Versicherung etc.) 
          2. Kontaktdaten 
          3. Rechtsspezifische Informationen
        3. Diese Daten werden direkt in die Felder übernommen – Sie müssen sie nur prüfen und bestätigen.
  2. Speichern & Weiterbearbeiten 
    1. Nach dem Speichern erscheint die neue Anfrage in Ihrer Übersicht. 
    2. Sie kann sofort mit Fragebögen, Vorlagen oder Dokumenten ergänzt werden. 

 

 

Tipp: Telefonische Schnellanlage 

Bei eingehenden Telefonanrufen können Sie eine Schnellanlage durchführen: 

  1. Öffnen Sie JUPUS → Neue Anfrage anlegen
  2. Geben Sie nur die wichtigsten Felder ein:
    1. Name
    2. Telefonnummer 
    3. E-Mail-Adresse
  3. Speichern Sie die Anfrage. 
  4. Senden Sie dem Anrufenden direkt im Anschluss einen digitalen Fragebogen, um weitere Angaben einzuholen. 

So erfassen Sie Anrufe sofort digital – ohne Zettel, ohne Nachtragen. 

 

Best Practices 

  • Erfassen Sie Telefonanrufe immer direkt in JUPUS, nicht handschriftlich. 
  • Nutzen Sie bei bereits vorliegenden Dokumenten den Upload mit KI-Erkennung, um Zeit zu sparen. 
  • Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen für den sofortigen Versand von Fragebögen oder Unterlagen. 

 

Häufige Einwände & Antworten 

Einwand 

Empfehlung 

„Ich trage die Anfrage lieber später nach.“ 

Erfahrung zeigt: Je schneller die Anfrage digital angelegt wird, desto weniger Informationsverlust. Mit der Schnellanlage dauert das weniger als 30 Sekunden. 

„Ich habe schon alle Dokumente vorliegen – wieso soll ich sie hochladen?“ 

Durch den Upload liest die KI automatisch alle enthaltenen Daten aus – Sie sparen Zeit und erhalten strukturierte Informationen direkt digital ohne manuelle Übertragung. 

„Was, wenn die KI etwas falsch erkennt?“ 

Alle ausgefüllten Felder können manuell korrigiert werden. JUPUS zeigt außerdem den Quellverweis (z. B. „aus Dokument XY, Seite 3“), sodass Sie die Informationen jederzeit prüfen und auch korrigieren können. 

 

Zusammenfassung 
Ob Telefon, persönliche Besprechung oder vorhandene Dokumente: 
Mit wenigen Klicks wird eine vollständige, strukturierte Anfrage in JUPUS angelegt, inklusive KI-Unterstützung und automatischer Datenübernahme.