E-Mail-Weiterleitung

Viele Kanzleien erhalten einen großen Teil ihrer Anfragen weiterhin per E-Mail – etwa von Mandanten, Gutachtern oder Kooperationspartnern.
Damit trotzdem alle Anfragen zentral in JUPUS landen, gibt es die E-Mail-Weiterleitung. Sobald Sie eine E-Mail an Ihre persönliche JUPUS-Mail-Adresse weiterleiten, wird automatisch eine neue Anfrage im System angelegt – mit Text, Kontaktdaten und Anhängen.

Vorteile für Ihre Kanzlei 

• Eine Zentrale für alle Anfragen: 
  Alle Anfragen an einem Ort und klare, einheitliche Abläufe. 
• Kein manuelles Abtippen:
  Informationen werden automatisch übernommen – ganz ohne manuelle Übertragung. 
• Reduzierter Bearbeitungsaufwand im Sekretariat 

 

Ziele und Nutzen 

• Zentrale Übersicht: Alle Anfragen – egal ob per E-Mail, Chatbot oder Fragebogen – erscheinen gesammelt in JUPUS.

• Kein manuelles Übertragen: Mail-Text, Kontaktdaten und Anhänge werden automatisch übernommen. 

• Klare Struktur: Nie wieder verstreute E-Mails, Zettel oder unvollständige Fälle. 

 

Funktionsweise 

1. Individuelle JUPUS-E-Mail-Adresse 
   Jede Kanzlei erhält automatisch eine eigene E-Mai-Adresse. 
   Diese finden Sie unter Einstellungen → E-Mail-Einstellungen. 
2. E-Mail weiterleiten
   Öffnen Sie eine eingehende Nachricht in Ihrem Postfach und klicken Sie auf  Weiterleiten.
   
   Geben Sie als Empfänger Ihre JUPUS-Mail-Adresse ein und senden Sie ab.
   
   
3. Automatische Anfragenanlage
   
   JUPUS erkennt: 

• • den Absender (Name + E-Mail-Adresse), 

• • den E-Mail-Text,
  • alle Anhänge (PDFs, Bilder, Gutachten usw.). 

Daraus wird automatisch eine neue Anfrage im System erstellt.

 

 

Best Practices 

• Leiten Sie jede neue Anfrage weiter, nicht interne Antworten oder CC-Korrespondenz. 

• Verwenden Sie den JUPUS als zentrale Arbeitsgrundlage statt Ihr Mail-Postfach.
• Hinterlegen Sie die JUPUS Mail-Adresse in Kontaktformularen, damit auch diese Anfragen direkt in JUPUS angelegt werden.

 

Häufige Fragen & Antworten 

Fragen	Empfehlung
„Kann ich die Weiterleitung automatisch einrichten?“	Eine vollständige Automatisierung aus dem Mail-Postfach ist nicht vorgesehen, um Fehlzuordnungen zu vermeiden.
„Was passiert mit Anhängen?“	Alle gängigen Formate (PDF, JPG usw.) werden übernommen und von der KI automatisch ausgelesen.

 

Zusammenfassung 

Die E-Mail-Weiterleitung ermöglicht es bestehende Kommunikationswege in JUPUS zu integrieren. 
So bleibt kein Kontakt außen vor, und alle Anfragen – egal über welchen Kanal – landen strukturiert an einem Ort. 
Ihre Teams arbeiten nicht mehr in verschiedenen Postfächern, sondern gemeinsam in einer zentralen Übersicht.