Bearbeitung von Anfragen auf JUPUS

Nachdem Anfragen über verschiedene Kanäle (Chatbot, E-Mail, Fragebogen, Telefon, Terminbuchung) in JUPUS eingegangen sind, erfolgt die Bearbeitung vollständig auf JUPUS. Die Kommunikations- und Vorlagenfunktionen ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu versenden und Dokumente und Fragebögen anzuhängen.
So bleibt die gesamte Kommunikation zentral, nachvollziehbar und einheitlich – ohne E-Mail-Chaos.

Vorteile für Ihre Kanzlei 

• Einheitliche und schnelle Kommunikation 

• Standardisierte Abläufe mit Vorlagen und Anhängen 

• Digitale Signaturen und Dokumentenversand ohne Aufwand 

• Alle Nachrichten und Dokumente zentral gespeichert 

• Deutliche Zeitersparnis für das gesamte Team 

 

Ziele und Nutzen 

• Zentrale Kommunikation: Alle Nachrichten laufen direkt über JUPUS, nicht über individuelle Postfächer. 

• Standardisierte Abläufe: E-Mail-Vorlagen, Anhänge und Fragebögen sind vorkonfiguriert. 

• Automatisierung: Wiederkehrende Nachrichten können mit einem Klick versendet werden. 

• Transparenz: Jede Nachricht und jeder Anhang ist in der Anfrage gespeichert – kein Verlust von Informationen. 

 

Übersicht in JUPUS 

In der Anfragenübersicht sehen Sie alle eingegangenen Anfragen, sortiert nach Status: 

• Neue Anfragen 

• In Bearbeitung 

• Abgelehnte Anfragen 

• Abgeschlossene Anfragen 

 

Die Übersicht sorgt dafür, dass Sie immer wissen, 

• welche Anfragen offen sind, 

• wer sie bearbeitet, 

• und welche nächsten Schritte anstehen. 

Zusätzlich können Sie nach Rechtsgebiet, Sachbearbeiter oder Status filtern – so behalten Sie den Überblick über alle Ihre Anfragen.

Detailansicht einer Anfrage 

Wenn Sie eine Anfrage öffnen, sehen Sie: 

• Den Eingangskanal (z. B. Chatbot, E-Mail, Terminbuchung) 

• Den Inhalt der Anfrage

• Alle Kontaktdaten des Mandanten in der linken Seitenleiste 

Ziel: Sie sollen in wenigen Sekunden entscheiden können, ob eine Anfrage relevant ist und wie sie weiterbearbeitet wird. 

 

Option 1: Anfrage ablehnen 

Wenn eine Anfrage nicht passend ist (z. B. falsches Rechtsgebiet, keine Kapazität), 
nutzen Sie die vorbereiteten E-Mail-Vorlagen für Ablehnungen. 

Beispiel: 

• Anfrage ablehnen – keine Kapazität 

• Thema fällt nicht in unser Rechtsgebiet 

Sie wählen die passende Vorlage, passen sie bei Bedarf leicht an und senden die Nachricht direkt aus JUPUS heraus. 

So läuft die Ablehnung von Anfragen schnell, professionell und konsistent - mit wenigen Klicks. 

 

Option 2: Anfrage weiterbearbeiten 

Ist die Anfrage relevant, können Sie direkt aus JUPUS heraus: 

• weitere Informationen einholen

• die Mandatierung starten 

Dafür stehen Ihnen E-Mail-Vorlagen und Anhänge zur Verfügung, die in jeder Anfrage versendet werden können. 

Alle Schritte bleiben im Verlauf sichtbar und sind dokumentiert. 

 

Anhänge & Erweiterungen 

Sie haben zwei Optionen zur Ergänzung Ihrer E-Mails: 

🧾 Option 1: Fragebögen anhängen 

Wenn Informationen oder Unterlagen fehlen, fügen Sie einfach einen Fragebogen hinzu. 
Mandanten können diesen online ausfüllen – die Antworten erscheinen automatisch in JUPUS. 
Perfekt für Nachforderungen oder ergänzende Daten. 

📎 Option 2: Dokumentenvorlagen anhängen 

Für Unterlagen zur Kenntnisnahme oder Mandatierung (z.B. Vollmachten,   Vergütungsvereinbarungen, Datenschutzbelehrungen) nutzen Sie Dokumentenvorlagen. 
Diese können direkt aus JUPUS versendet, digital signiert und automatisch zurückgesendet werden. 

Diese Vorlagen sind in JUPUS als PDF hinterlegt und lassen sich vor Versand anpassen. 

 

Best Practices 

• Hinterlegen Sie Mail-Vorlagen für wiederkehrende Standardfälle (z. B. Mandatsannahme, Rückfragen, Ablehnung). 

• Fügen Sie häufig benötigte Anhänge direkt in die Mail-Vorlage ein. 

• Verwenden Sie Filter in der Anfragenübersicht (z. B. nach Rechtsgebiet), um die Übersicht über Ihre Anfragen zu behalten. 

 

Häufige Einwände & Antworten 

Einwand	Empfehlung
„Ich schreibe lieber individuelle E-Mails.“	Sie können Vorlagen individuell anpassen – sparen aber enorm Zeit, da Grundstruktur und Anhänge schon vorbereitet sind.
„Ich habe Angst, dass Vorlagen zu unpersönlich wirken.“	Formulieren Sie Ihre Vorlagen in Ihrem Kanzleistil – einmal eingerichtet, bleibt der persönliche Ton erhalten.

Zusammenfassung 

Die Kommunikation in JUPUS bündelt alle Schritte der Mandatsbearbeitung an einem Ort. 
Durch Vorlagen, Anhänge und automatisierte Prozesse werden Standardfälle in Minuten statt Stunden bearbeitet. 
Keine verstreuten E-Mails, keine doppelten Abläufe – sondern ein klar strukturierter, effizienter Workflow, der die tägliche Kanzleiarbeit massiv vereinfacht.