Mandantenportal

Das Mandantenportal ist der digitale Arbeitsplatz für Ihre Mandant:innen. Es bündelt alle von Ihnen angeforderte Dokumente und Fragebögen an einem Ort – sicher, einfach und ohne Login.
Mandant:innen können dort Unterlagen hochladen, Fragebögen ausfüllen und Dokumente digital signieren. So wird aus E-Mail-Ping-Pong eine moderne, strukturierte Online-Zusammenarbeit.

Vorteile für Ihre Kanzlei

Alle Dokumente, Fragebögen und Unterschriften an einem Ort

Kein E-Mail Ping-Pong mehr

Sofortige Benachrichtigung bei ausgefüllten Unterlagen

Professioneller und moderner Außenauftritt

Verbesserte Mandantenzufriedenheit und Effizienz

Ziele und Nutzen

Zentrale Plattform: 
Alle Informationen, Aufgaben und Dokumente sind gebündelt – kein E-Mail-Chaos.

Einfache Nutzung: 
Kein Login oder Passwort erforderlich – Zugang über personalisierten Link.

Digitale Unterschriften: 
Vollmachten, Verträge und Vereinbarungen können direkt im Portal signiert werden.

Automatische Synchronisierung: 
Alle ausgefüllten Unterlagen erscheinen sofort in JUPUS.

Funktionsweise

Versenden von Unterlagen

1. Sobald Sie eine E-Mail mit angehängten Fragebögen oder Dokumenten aus JUPUS versenden, erhält der Mandant direkt Ihre versendete Mail.
2. Diese enthält einen sicheren, personalisierten Link zum Mandantenportal.
Zugang ohne Login
1. Der Mandant klickt auf den Link und gelangt direkt in sein persönliches Portal.
2. Kein Passwort, keine Registrierung nötig – der Link ist individuell und verschlüsselt.
Bearbeitung

- Mandant:innen können Fragebögen direkt online ausfüllen.

- Mandant:innen können Dokumente ausfüllen und signieren.
- Mandant:innen können Dokumente hochladen (z. B. Verträge, Fotos, Schriftstücke).

- Die KI in JUPUS liest hochgeladene Dateien automatisch aus – Kontaktdaten, Aktenzeichen und weitere fallspezifische Informationen werden übernommen.

Digitale Signatur

- Dokumente wie Vollmachten, Vergütungsvereinbarungen oder Datenschutzbelehrungen können direkt im Portal unterschrieben werden.

- Die Signatur funktioniert mit Finger (mobil), Maus oder Trackpad.

- Nach dem Signieren wird das Dokument an die Kanzlei zurückgesendet und in JUPUS hinterlegt.

Was sehen Sie als Kanzlei?

Alle ausgefüllten Dokumente erscheinen automatisch in der zugehörigen Anfrage in JUPUS.

Sie erhalten Benachrichtigungen über:

- Neue Uploads von Dokumenten

- Ausgefüllte Fragebögen

- Ausgefüllte und signierte Dokumente

Benachrichtigungen

Kanzleien werden automatisch informiert, sobald Mandant:innen aktiv werden:

🔔 In JUPUS: Über die Glocke oben rechts und das Aktivitätenprotokoll

📧 Per E-Mail: An den oder die zuständige Sachbearbeiter:in

So verpassen Sie keine Rückmeldung, kein Dokument und keine Signatur.

Zudem werden Anfragen mit ungesehenen Aktivitäten mit einem roten Punkt markiert, sodass Sie direkt einsehen können, in welchen Anfragen Sie Unterlagen zurückerhalten haben.

Best Practices

Kommunizieren Sie klar: „Sie erhalten alle Unterlagen über unser Mandantenportal – kein Login nötig.“

Legen Sie in den E-Mail-Einstellungen unter Vorlagen direkt fest, welche Dokumente und Fragebögen standardmäßig an Ihre entsprechenden Mail-Vorlagen angehängt sind - so sparen Sie sich das manuelle ergänzen von Anhängen innerhalb der Anfrage.

Passen Sie Ihr Mandantenportal unter
Einstellungen -> Kanzleieinstellungen -> Mandantenportal
an, indem Sie Ihr Kanzleilogo hinterlegen, eine Beschreibung ergänzen und das Mandantenportal farblich anpassen.

Häufige Einwände & Antworten

Einwand	Empfehlung
„Mandanten wollen lieber E-Mail-Anhänge.“	Das Portal ist einfacher und sicherer – kein Herunterladen oder Anhängen nötig. Dateien werden direkt übertragen und automatisch strukturiert.
„Ich habe Angst, dass Mandanten technische Probleme haben.“	Das Portal funktioniert ohne Login oder App, auch auf dem Smartphone. Die Nutzung ist selbsterklärend und kann zudem in der ausgewählten Mail erläutert werden.

Das Mandantenportal ist der Dreh- und Angelpunkt der digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandant:innen.
Es ermöglicht transparente, sichere und papierlose Kommunikation – vollständig integriert in JUPUS.
Mandant:innen laden Dokumente hoch, füllen Fragebögen aus und unterschreiben digital, während Ihre Kanzlei automatisch benachrichtigt und entlastet wird.

Ergebnis: Weniger Aufwand, weniger Fehler, mehr Professionalität.