Ordner In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Ordnerfunktion in JUPUS nutzen können. Sie lernen, wie Sie Ordner erstellen, bearbeiten und verwalten. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den
Ordner In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Ordnerfunktion in JUPUS nutzen können. Sie lernen, wie Sie Ordner erstellen, bearbeiten und verwalten. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf den Tab " Ordner ", der sich neben dem Tab "Verlauf" befindet. Die Ansicht wechselt nun von der Chat Historie zur Ordnerverwaltung. Über das Suchfeld können Sie gezielt nach bestimmten Ordnern suchen. Neuen Ordner erstellen Klicken Sie unterhalb des Suchfelds auf " Neuer Ordner ". Geben Sie im neuen Fenster unter " Ordnertitel " einen Namen für Ihren neuen Ordner ein. Der Name darf maximal 50 Zeichen lang sein. Klicken Sie anschließend auf Ordner erstellen , um den neuen Ordner anzulegen. Mit Ordnern arbeiten Klicken Sie auf das Stift Symbol in der Zeile eines bestehenden Ordners in der Liste, um den Ordnertitel anzupassen. Klicken Sie anschließend auf " Speichern ", um Ihre Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie auf einen vorhandenen Ordnereintrag in der Liste, um diesen zu öffnen . Die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der enthaltenen Chats im jeweiligen Ordner an. Klicken Sie auf einen im Ordner vorhandenen Chat, in dem Sie weiterarbeiten möchten, um ihn zu öffnen. Innerhalb eines geöffneten Ordners können Sie auf die Schaltfläche " Neuer Chat " klicken, um eine neue Konversation direkt in diesem Ordner zu beginnen. Im Bereich " Dateien " auf der rechten Seite können Sie Dokumente per Drag and Drop ablegen oder auf " durchsuchen " klicken, um eine lokal gespeicherte Datei auszuwählen. Alle Chats in einem Ordner können auf die dort hinterlegten Dateien zugreifen. Chat in Ordner verschieben Innerhalb eines Chats können Sie über das Dreipunkt Menü in der oberen rechte Ecke " Organisieren " auswählen und diesen einem Ordner zuweisen. Wählen Sie dazu im nächsten Fenster den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf den Button " Verschieben ". Alternative Navigation Sie erreichen Ihre Ordnerstruktur alternativ auch über die Einstellungen , welche Sie über das Dreipunkt Symbol in der oberen rechten Ecke der Hauptanwendung aufrufen, oder über " Prompts " innerhalb des Eingabefensters. Im folgenden Fenster wählen Sie dann im linken Menüband " Ordner " aus. Die Erstellung eines neuen Ordners erfolgt hier über den violetten Button mit dem Ordner Plus Symbol in der oberen, rechten Ecke. Umbenennen oder Löschen können Sie bestehende Ordner hier über das Dreipunkt Menü rechts neben dem jeweiligen Ordnernamen. Sie haben nun erfolgreich einen Ordner erstellt, Dateien hochgeladen und einen Chat gestartet.
KI Chat nutzen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den KI Chat effektiv einsetzen. Sie lernen, wie Sie Chats starten, Dokumente hinzufügen, Promptvorlagen verwenden, Prompts verbessern und Feedbac
KI Chat nutzen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den KI Chat effektiv einsetzen. Sie lernen, wie Sie Chats starten, Dokumente hinzufügen, Promptvorlagen verwenden, Prompts verbessern und Feedback zu KI Antworten geben. Neuen Chat beginnen Klicken Sie innerhalb der linken Seitenleiste im Tab " Verlauf " auf den Button " Neuer Chat " und geben Sie Ihre Frage oder Aufgabe in das Eingabefeld ein, um eine neue Konversation zu starten. Alternativ können Sie innerhalb eines bereits aktiven Chats, auf das Stift Symbol rechts oben im Hauptbereich klicken. So starten Sie einen frischen Chat ohne bisherigen Kontext. Wenn Sie sich in der Ordner Ansicht befinden, wählen Sie innerhalb des gewünschten Ordners den Button " Neuer Chat " aus, um eine Konversation direkt innerhalb dieses Ordners zu beginnen. KI Modell und Einstellungen auswählen Im unteren Bereich des Eingabefensters finden Sie die Schaltfläche " Auto ". Über diese können Sie ein für Ihre Frage/Aufgabe geeignetes KI Modell auswählen: Auto : Empfohlen für die meisten Chats OpenAI (GPT 5.6 Terra) : Schnelle Antworten für den Alltag Claude Pro (Opus 5) : Ideal für tiefe Analysen und lange Dateien Claude (Sonnet 5) : Ideal für Texte, Zusammenfassungen und Bearbeitungen Möchten Sie, dass bei Ihrer Aufgabe/Frage an den KI Chat eine Chat Einstellung berücksichtig wird, dann aktivieren Sie diese schon vor dem Absenden. Prompts formulieren und verbessern Geben Sie eine Frage oder Aufgabe in das Eingabefenster ein, oder nutzen Sie die Diktierfunktion, indem Sie das Mikrofon Symbol anklicken. Möchten Sie eine Prompt Vorlage nutzen, dann klicken Sie im Eingabebereich auf " Prompts " und wählen Sie die entsprechende Vorlage aus Ihrer Bibliothek. Die Vorlage kann bei Bedarf vor dem Absenden bearbeitet werden. Über das Zauberstab Symbol können Sie Ihre Eingabe automatisch mithilfe von KI optimieren lassen. Diese formuliert Ihren Prompt präziser, damit die Antwort besser zu Ihrer Aufgabe passt. Dokumente hinzufügen und Urteilsdatenbank aktivieren Klicken Sie im Eingabebereich auf das Plus Symbol und wählen Sie " Dokumente hinzufügen “ um Dateien aus einem lokalen Speicherort abzurufen. Alternativ können Sie über das Dokumentensymbol oben rechts im Hauptbereich Dokumente per Drag & Drop hinzufügen. Über das Plus Symbol finden Sie auch die Option " Urteilsdatenbank “, welche über die Aktivierung des Schalters bei Ihrer Anfrage an den Chat berücksichtigt wird. [!WARNING] Bei der Urteilsdatenbank handelt es sich um eine eigenständig von uns geführte und strukturierte Datenbank, die auf offiziellen bzw. öffentlichen Verzeichnissen basiert. Das bedeutet, dass wir die Inhalte nicht lediglich abbilden, sondern aktiv intern pflegen, erweitern und kontinuierlich weiterentwickeln. Dazu gehört insbesondere: Die regelmäßige Ergänzung neuer relevanter Urteile Laufende Aktualisierung und Prüfung bestehender Inhalte Eine strukturierte Qualitätssicherung durch ein internes Team Kontinuierliche Pflege mit dem Ziel, Aktualität, Verlässlichkeit und Nutzbarkeit sicherzustellen Klicken Sie auf den Senden Button , um Ihre Anfrage abzuschicken. Antwort bewerten und weiterverwenden Sobald die KI Ihnen eine Antwort gegeben hat, haben Sie je Antwort folgende Optionen: Feedback: Bewerten Sie die Antwort, damit die KI Ihre Präferenzen besser verstehen kann Kopieren: Übernehmen Sie den gesamten Text der Antwort Dreipunkt Menü: Laden Sie die Antwort als Text Datei herunter In einem laufenden Chat haben Sie über das Dreipunkt Menü oben rechts im Hauptbereich zusätzlich zu den Chat Einstellungen folgende Optionen: Den gesamten Chat als PDF herunterladen Den Chat Titel ändern, um ihn später leichter wiederzufinden Den Chat einem Ordner zuweisen Den Chat vollständig löschen Mithilfe dieser Funktionen können Sie den KI Chat gezielt für allgemeine Fragestellungen und Aufgaben einsetzen. Sie kennen nun die zentralen Funktionen, darunter Promptvorlagen, die Einbindung der Urteilsdatenbank, die Verknüpfung Dokumenten sowie die Möglichkeit, Feedback zu KI Antworten zu geben.
Benutzeroberfläche Übersicht Die Benutzeroberfläche des KI Chats gliedert sich in eine linke Seitenleiste zur Navigation und Verwaltung von früheren Chats, sowie einen zentralen Arbeitsbereich für akt
Benutzeroberfläche Übersicht Die Benutzeroberfläche des KI Chats gliedert sich in eine linke Seitenleiste zur Navigation und Verwaltung von früheren Chats, sowie einen zentralen Arbeitsbereich für aktuelle und neue Chats. Seitenleiste Die linke Seitenleiste dient der Übersicht und dem Zugriff auf Ihre bisherigen Chats. Tabs "Verlauf" und "Ordner" Über diese Registerkarten wechseln Sie zwischen der chronologischen Übersicht bisheriger Chats und Ihrer selbst erstellten Ordnerstruktur. Suchen/Filtern Innerhalb des Verlaufs können Sie die Chats über das Suchfeld und/oder die Filterung nach einem zugewiesenen Sachbearbeiter durchsuchen. Ein Klick auf einen Verlaufs Eintrag öffnet die entsprechende Konversation. Neuer Chat Diese Schaltfläche startet eine neue Unterhaltung mit dem KI Chat. Alternativ können Sie oben rechts im Hauptbereich auf das Stiftsymbol klicken. Hauptbereich Schnellaktionen Zentrale Schaltflächen unterhalb der persönlichen Begrüßung in einem neuen Chat (z.B. "Dokument erstellen") ermöglichen den direkten Einstieg in typische Arbeitsabläufe. Über "Alle anzeigen" gelangen Sie zu allen Promptvorlagen. Aktionssymbole (oben rechts) In der oberen rechten Ecke des Hauptbereichs befinden sich drei Symbole: Dreipunkt Menü um zu den Chat Einstellungen, Ihren Prompts und Ordnern zu gelangen Stiftsymbol zum Starten eines neues Chats Dokumentsymbol für den Upload per Drag & Drop oder von einem lokalen Speicherort Optionen im laufenden Chat In einem laufenden Chat haben Sie über das Dreipunkt Menü oben rechts im Hauptbereich zusätzlich zu den Chat Einstellungen folgende Optionen: Den gesamten Chat als PDF herunterladen Den Chat Titel ändern, um ihn später leichter wiederzufinden Den Chat einem Ordner zuweisen Den Chat vollständig löschen Optionen im Eingabefeld Das große Eingabefeld im unteren Bereich ist der zentrale Ort für Ihre Anfragen an den KI Chat. Hier geben Sie Ihre Aufgabe oder Frage ein. Plus Symbol Fügen Sie im Chat Dokumente von einem lokalen Speicherort hinzu, oder aktivieren/deaktivieren Sie die Urteilsdatenbank . [!WARNING] Bei der Urteilsdatenbank handelt es sich um eine eigenständig von uns geführte und strukturierte Datenbank, die auf offiziellen bzw. öffentlichen Verzeichnissen basiert. Das bedeutet, dass wir die Inhalte nicht lediglich abbilden, sondern aktiv intern pflegen, erweitern und kontinuierlich weiterentwickeln. Dazu gehört insbesondere: Die regelmäßige Ergänzung neuer relevanter Urteile Laufende Aktualisierung und Prüfung bestehender Inhalte Eine strukturierte Qualitätssicherung durch ein internes Team Kontinuierliche Pflege mit dem Ziel, Aktualität, Verlässlichkeit und Nutzbarkeit sicherzustellen Prompts Über diese Schaltfläche greifen Sie auf vordefinierte Prompt Vorlagen zu. Sie können hier auch Ihre eigenen Prompt Vorlagen erstellen und abrufen. Auto Dieser Schalter ermöglicht Ihnen die Auswahl des verwendeten KI Modells . Wählen Sie entsprechend Ihrem Bedarf (Empfehlungen haben wir bereits in der Anwendungen hinterlegt), oder lassen Sie die Einstellung auf " Auto ", um automatisch von den jeweiligen Stärken aller KI Modelle zu profitieren. Mikrofon Aktivieren Sie die Spracheingabe, um Ihre Chat Nachricht zu diktieren. Es erscheint eine Aufzeichnungsleiste, über welche Sie Ihre Spracheingabe beenden können. Diese wird dann automatisch in das Eingabefeld übernommen und kann bei Bedarf noch bearbeitet werden. Prompt Verbessern Das Zauberstab Symbol bietet eine automatische Verbesserung Ihrer Eingabe mithilfe von KI , um einen Prompt bestmöglich formulieren zu lassen. Sie können die Verbesserungsfunktion beliebig oft nutzen und den Text jederzeit manuell bearbeiten. Senden Button Der violette Pfeil Button sendet Ihre fertige Anfrage an den KI Chat.
Prompts Nutzen Sie Ihre Prompt Bibliothek und erstellen Sie neue Promptvorlagen, um die Arbeit innerhalb des KI Chats noch einfacher zu gestalten. Wenn ein Prompt für Sie gut funktioniert, können Sie
Prompts Nutzen Sie Ihre Prompt Bibliothek und erstellen Sie neue Promptvorlagen, um die Arbeit innerhalb des KI Chats noch einfacher zu gestalten. Wenn ein Prompt für Sie gut funktioniert, können Sie diesen speichern und bei zukünftigen Chats ganz einfach wieder abrufen. Zugriff auf die Prompt Bibliothek Klicken Sie links unten im Eingabefeld auf " Prompts ". Alternativ gelangen Sie über das Dreipunkt Menü in der oberen rechten Ecke der Hauptansicht oder über die Schaltfläche " Alle anzeigen " in der linken Seitenleiste zu den Prompts. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Seitennavigation. Klicken Sie in dieser auf " Prompts" , um die vollständige Bibliothek anzuzeigen. Sie können Ihre Suche nach dem passenden Prompt mithilfe des Suchfelds und/oder der Filterfunktion nach Rechtsgebieten eingrenzen. Neue Promptvorlage erstellen Klicken Sie auf den violetten Button mit dem Plus Symbol in der oberen, rechten Ecke des Fensters, um eine neue Promptvorlage zu erstellen. Im der folgenden Maske füllen Sie die Felder aus: Titel : aussagekräftiger Name für Ihre Vorlage (maximal 50 Zeichen) Rechtsgebiet: falls auf eines bezogen Prompt : Prompttext, der als Vorlage verwendet werden soll diesen können Sie optional automatisch per KI erstellen lassen, sofern die anderen Felder bereits ausgefüllt wurden und der KI als Grundlage dienen Beschreibung : Interne Beschreibung (maximal 300 Zeichen) Sie können die neue Vorlage direkt einem bestehenden Ordner zuweisen, indem Sie auf den entsprechenden Ordner Tag klicken. Nutzen Sie den violetten Button " Promptvorlage erstellen ", um die neue Vorlage zu speichern. Mit " Abbrechen " können Sie die Anlage verwerfen. Prompts verwalten und verwenden Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü rechts neben dem gewünschten Prompt Eintrag und wählen Sie " Bearbeiten " zum Ändern, oder " Löschen " zum Entfernen aus. Mit " Duplizieren " erstellen Sie eine Kopie der Vorlage. Diese erscheint mit dem Zusatz " (Kopie) " im Titel in der Liste und kann nach Belieben bearbeitet werden. Klicken Sie auf einen vorhandenen Prompt Eintrag in der Liste, um diesen direkt in das Eingabefeld Ihres aktuellen Chats einfügen zu lassen. Sie können diesen vor dem Absenden noch ändern.
Chat Einstellungen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Chat Einstellungen aufrufen und neue Einstellungen erstellen und teilen können. So legen Sie Regeln für die KI fest, welche Sie nach Beda
Chat Einstellungen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Chat Einstellungen aufrufen und neue Einstellungen erstellen und teilen können. So legen Sie Regeln für die KI fest, welche Sie nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren können. Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü im oberen rechten Bereich der Hauptoberfläche und wählen Sie " Einstellungen " aus. Alternativen: Einstellungen erreichen Klicken Sie im Eingabefenster links am unteren Bildschirmrand auf die Schaltfläche " Prompts " oder im linken Seitenbereich ganz unten auf die Schaltfläche " Alle anzeigen " Im geöffneten Fenster klicken Sie links unten auf " Einstellungen " Neue Einstellung erstellen Im oberen Bereich der Einstellungen finden Sie ein Suchfeld , sowie ein Dropdown Menü zur Filterung Ihrer bereits erstellten Einstellungen. Über die violette Plus Schaltfläche fügen Sie neue Einstellungen hinzu. Nach dem Erstellen einer neuen Einstellung wird diese in der Einstellungsübersicht angezeigt. Dort kann sie je nach gewählter Sichtbarkeit von Ihnen und/oder Ihrem gesamten Team genutzt werden. Mithilfe des Reglers können Sie die Einstellung aktivieren oder deaktivieren . Über das Dreipunkt Menü ganz rechts können Sie die Einstellung löschen oder bearbeiten .
Mitarbeiter Accounts In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter einladen und deren Rollen verwalten können. Nach Abschluss der Schritte wird eine Einladung an die angegebene E Mail Adresse ve
Mitarbeiter Accounts In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter einladen und deren Rollen verwalten können. Nach Abschluss der Schritte wird eine Einladung an die angegebene E Mail Adresse versendet. Navigieren Sie über das Zahnrädchen oben rechts auf der JUPUS Plattform zum Bereich Einstellungen und klicken Sie auf den Menüpunkt " Mitarbeiter ". Im Hauptbereich finden Sie die Übersicht aller bereits angelegten Mitarbeiter Accounts. Über das Suchfeld können Sie nach bestimmten Mitarbeitern suchen. Neue Mitarbeiter einladen Klicken Sie auf die Schaltfläche " Mitarbeiter einladen " oben rechts im Mitarbeiter Bereich. Es öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Einladungsdaten. 1. E Mail Adresse eingeben 2. Rolle auswählen Admin : Volle Administratorrechte für die Kanzlei Einstellungen Standard : Standardberechtigungen für reguläre Mitarbeiter 3. Einladung absenden Nach dem Absenden der Einladung erhält der angelegte Mitarbeiter eine E Mail mit den Zugangsdaten zu seinem Account. Der neue Eintrag erscheint anschließend in Ihrer Mitarbeiterliste.
Kanzleidaten Hinterlegen Sie die grundlegenden Informationen Ihrer Kanzlei. Öffnen Sie über das Zahnrädchen oben rechts auf der JUPUS Plattform die Einstellungen . Wählen Sie im linken Menüband " Kanz
Kanzleidaten Hinterlegen Sie die grundlegenden Informationen Ihrer Kanzlei. Öffnen Sie über das Zahnrädchen oben rechts auf der JUPUS Plattform die Einstellungen . Wählen Sie im linken Menüband " Kanzlei " aus. Stammdaten verwalten Der Hauptbereich enthält ein Formular zur Pflege Ihrer folgenden Kanzleidaten: Name der Kanzlei Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) Land USt IdNr. (optional) E Mail für Rechnungen (optional, falls abweichend)
Profil Über Ihr Profil verwalten Sie Ihre persönlichen Kontaktdaten und Zugangsinformationen. Öffnen Sie über das Zahnrädchen oben rechts auf der JUPUS Plattform die Einstellungen . Wählen Sie im link
Profil Über Ihr Profil verwalten Sie Ihre persönlichen Kontaktdaten und Zugangsinformationen. Öffnen Sie über das Zahnrädchen oben rechts auf der JUPUS Plattform die Einstellungen . Wählen Sie im linken Menüband " Profil " aus. Stammdaten verwalten Der Hauptbereich enthält ein Formular zur Pflege Ihrer folgenden Stammdaten: Vorname und Nachname E Mail Adresse (zwecks Login) Telefonnummer Passwort ändern Die Schaltfläche rechts oberhalb des Formulars ermöglicht es Ihnen, Ihr Passwort zwecks Login auf der JUPUS Plattform zu aktualisieren. Geben Sie Ihr neues Passwort in der folgenden Maske zweimal an und speichern Sie dieses über den Button " Passwort speichern ".
Aktenanlage Advoware Stellen Sie sicher, dass die Advoware Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Advoware" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt
Aktenanlage Advoware Stellen Sie sicher, dass die Advoware Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Advoware" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt und abschließend erfolgt ist. Die Eingabefelder mit Ihren Advoware Zugangsdaten sollten bereits ausgefüllt sein. Öffnen Sie die gewünschte Anfrage in JUPUS und klicken Sie oben rechts auf den Button " Akte anlegen ". Im nächsten Fenster können Sie im Bereich " Advoware Information" die folgenden Felder überprüfen und bei Bedarf anpassen: Rubrum Rechtsgebiet Wegen Sachbearbeiter RVG Art Im Bereich " Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. [!WARNING] Die "Exportvorschau für Advoware" weist Sie darauf hin, dass Advoware nur eine Rolle pro Beteiligtem unterstützt. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte anlegen" . Nach Abschluss aller Schritte wurde Ihre Anfrage erfolgreich als Akte an Advoware übertragen. Wenn Sie nun Ihre Advoware Kanzleisoftware öffnen, können Sie die Akte über das in JUPUS angegebene Aktenzeichen oder den Namen des Mandanten suchen und finden. Dokumente werden nicht an Advoware übertragen Damit Dokumente korrekt in Advoware gespeichert werden können, muss einmalig ein Dokumentenordner angelegt werden: 1. Öffnen Sie die Grundeinstellungen in Advoware. 2. Klappen Sie "Kanzleiorganisation" auf. 3. Wählen Sie "Standortverwaltung" aus und machen Sie einen Doppelklick auf "Standort". 4. Klicken Sie innerhalb der Registerkarte "Dokumente“ auf "Speicherort“ und wählen Sie einen gültigen Ordner aus.
Allgemeiner KI Assistent In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den KI Assistenten in Jupus effektiv einsetzen. Der KI Assistent unterstützt Sie sowohl übergreifend auf der Übersichtsseite als auch d
Allgemeiner KI Assistent In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den KI Assistenten in Jupus effektiv einsetzen. Der KI Assistent unterstützt Sie sowohl übergreifend auf der Übersichtsseite als auch direkt im Kontext einer Anfrage. Sie lernen, wie Sie Chats starten, Anfragen und Dokumente verknüpfen, Promptvorlagen verwenden, Prompts verbessern und Feedback zu KI Antworten geben. KI Assistenten öffnen KI Assistenten über den Action Button starten Öffnen Sie die Anfragenübersicht und klicken Sie unten rechts auf den runden Button mit dem Stern Symbol. Der KI Assistent öffnet sich anschließend als Seitenpanel auf der rechten Seite. Hinweis: Wenn Sie die KI Assistenten über die Anfragenübersicht öffnen, ist es ein allgemeiner Assistent und hat zu diesem Zeitpunkt noch keinen Anfragenbezug Neuen Chat beginnen Klicken Sie in das Eingabefeld mit dem Platzhalter „Aufgabe starten oder fragen...“, um eine neue Konversation zu starten. Der KI Assistent zeigt Ihnen direkt passende Einstiegsvorschläge an, zum Beispiel „Dokument erstellen“ oder „To do Liste aus Akte generieren“. Anfragen mit dem Chat verknüpfen Eine Anfrage zum Chat hinzufügen Klicken Sie im Eingabebereich auf das Plus Symbol und wählen Sie im Menü „Anfrage hinzufügen“ aus. Die gewünschte Anfrage auswählen Es öffnet sich eine Liste mit verfügbaren Anfragen. Klicken Sie auf das Augen Symbol neben der gewünschten Anfrage, zum Beispiel „Krause ./. Pixelwerk Solutions GmbH u.a.“, um diese mit dem Chat zu verknüpfen. Die ausgewählte Anfrage erscheint anschließend als Kontextchip im Eingabefeld. Eine anfragenbezogene Frage stellen Geben Sie Ihre Frage oder Aufgabe in das Eingabefeld ein, zum Beispiel: „Fassen Sie mir die Anfrage zusammen.“ Klicken Sie anschließend auf den Senden Button. Der KI Assistent arbeitet nun direkt im Kontext der verknüpften Anfrage. Allgemeine Frage an den KI Assistenten In diesem Schritt ist keine konkrete Anfrage mit dem Chat verknüpft. Sie stellen dem KI Assistenten also eine allgemeine Frage, die unabhängig von einem Fall oder einer Anfrage beantwortet wird. Prompt eingeben und verbessern Geben Sie eine Frage ein, zum Beispiel: „Nennen Sie mir die wichtigsten BGH Urteile zum Kündigungsschutz.“ Über das Zauberstab Symbol mit dem Tooltip „Prompt verbessern“ können Sie Ihre Eingabe automatisch optimieren lassen. Der KI Assistent formuliert Ihren Prompt präziser, damit die Antwort besser zu Ihrer Aufgabe passt. Urteilsdatenbank aktivieren Klicken Sie im Eingabebereich auf das Plus Symbol und wählen Sie „Dokumente hinzufügen“. Im Menü finden Sie auch die Option „Urteilsdatenbank“ mit einem Toggle Schalter. Aktivieren Sie diesen, wenn die Urteilsdatenbank für Ihre Anfrage berücksichtigt werden soll. Anfrage absenden Klicke auf den Senden Button, um deine verbesserte Anfrage mit aktivierter Urteilsdatenbank abzuschicken. Neuer Chat und Vollansicht Einen neuen Chat starten Klicken Sie auf das Stift Symbol im oberen Bereich des Seitenpanels, um eine neue Konversation zu beginnen. So starten Sie einen frischen Chat ohne bisherigen Kontext. Die Vollansicht öffnen In der Vollansicht sehen Sie links Ihre Chat Historie. Dort können Sie nach Anfrage und Sachbearbeiter filtern, zwischen bestehenden Chats wechseln und weitere Anfragen oder Dokumente zu einer Konversation hinzufügen. Nach Abschluss dieser Schritte können Sie den KI Assistenten gezielt für allgemeine Fragestellungen sowie für anfragenbezogene Aufgaben einsetzen. Sie kennen nun die zentralen Funktionen, darunter Promptvorlagen, die Einbindung der Urteilsdatenbank, die Verknüpfung von Anfragen und Dokumenten sowie die Möglichkeit, Feedback zu KI Antworten zu geben.
Notizen diktieren In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in JUPUS eine Notiz per Sprachaufnahme zu einer Mandantenanfrage hinzufügen. Öffnen Sie eine Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform. Innerhalb de
Notizen diktieren In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in JUPUS eine Notiz per Sprachaufnahme zu einer Mandantenanfrage hinzufügen. Öffnen Sie eine Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform. Innerhalb der Anfrage finden Sie ganz unten im linken Menüband das Notizfeld . Klicken Sie auf das Mikrofon Symbol in der rechten, unteren Ecke des Textfeldes, um die Sprachaufnahme zu starten. Der gesprochene Text wird automatisch in das Notizfeld übertragen. Sobald Sie Ihre Nachricht gesprochen haben, klicken Sie auf die runde Stopp Schaltfläche am rechten Ende der Aufnahmeleiste, um die Aufnahme zu beenden. Die Notiz ist nun innerhalb der Anfrage gespeichert und kann bei Bedarf wie gewohnt bearbeitet werden. Sie finden die Notiz selbstverständlich ebenfalls innerhalb der Anfragenübersicht , in der Zeile der entsprechenden Anfrage. Transkripte Innerhalb Ihrer Einstellungen , unter " Transkription " finden Sie eine Übersicht Ihrer Nutzung der Diktier Funktion innerhalb der letzten 30 Tage, sowie insgesamt und alle Ihre diktierten Eingaben . Diese sind jeweils mit Datum und Uhrzeit der Aufnahme aufgeführt und entsprechend Ihrer Herkunft (Notiz oder E Mail) markiert. Sie können jeden Eintrag zur vollständigen Ansicht aufklappen und für eine erneute Verwendung ganz einfach über den Kopieren Button am rechten Ende der jeweiligen Zeile zwischenspeichern und an anderer Stelle einfügen.
E Mails diktieren In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Sprachaufnahme Funktion zum Verfassen von E Mails in JUPUS nutzen können. Öffnen Sie eine Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform. Gehen Sie inn
E Mails diktieren In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Sprachaufnahme Funktion zum Verfassen von E Mails in JUPUS nutzen können. Öffnen Sie eine Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform. Gehen Sie innerhalb der geöffneten Anfrage zum Bereich E Mail , wählen Sie eine E Mail Vorlage aus und klicken Sie in das Textfeld des E Mail Editors, um den Cursor an der gewünschten Stelle zu platzieren. Klicken Sie auf das Mikrofon Symbol in der unteren rechten Ecke des Text Feldes, um die Sprachaufnahme zu aktivieren. Es erscheint eine Aufnahmeleiste am unteren Bildschirmrand. Während Sie sprechen, wird der Text bereits übernommen. Sobald Sie Ihre Nachricht gesprochen haben, klicken Sie auf die runde Stopp Schaltfläche am rechten Ende der Aufnahmeleiste, um die Aufnahme zu beenden. Nach dem Beenden der Sprachaufnahme, kann die E Mail bei Bedarf wie gewohnt weiter bearbeitet und abschließend versendet werden. Transkripte Innerhalb Ihrer Einstellungen , unter " Transkription " finden Sie eine Übersicht Ihrer Nutzung der Diktier Funktion innerhalb der letzten 30 Tage, sowie insgesamt und alle Ihre diktierten Eingaben . Diese sind jeweils mit Datum und Uhrzeit der Aufnahme aufgeführt und entsprechend Ihrer Herkunft (Notiz oder E Mail) markiert. Sie können jeden Eintrag zur vollständigen Ansicht aufklappen und für eine erneute Verwendung ganz einfach über den Kopieren Button am rechten Ende der jeweiligen Zeile zwischenspeichern und an anderer Stelle einfügen.
Outlook Add in Mit dem JUPUS Outlook Add in nutzen Sie JUPUS direkt dort, wo Ihre Mandantenkommunikation üblicherweise stattfindet: in Ihrem Outlook Postfach. Es unterstützt Sie beim Verfassen, Beantw
Outlook Add in Mit dem JUPUS Outlook Add in nutzen Sie JUPUS direkt dort, wo Ihre Mandantenkommunikation üblicherweise stattfindet: in Ihrem Outlook Postfach. Es unterstützt Sie beim Verfassen, Beantworten und Analysieren von E Mails – optional unter Einbeziehung von Kontextinformationen aus ihren JUPUS Anfragen. Installation 1. Hier zum Download 2. Klicken Sie auf "Installieren“ . Nach erfolgreicher Installation erscheint der Button "JUPUS KI“ in Ihrer Outlook Symbolleiste. Falls der JUPUS Button nicht sichtbar ist Starten Sie Outlook neu. Aktualisieren Sie Outlook im Browser. Prüfen Sie, ob benutzerdefinierte Add ins durch Ihre IT freizugeben sind. JUPUS direkt in Outlook nutzen Öffnen Sie eine beliebige E Mail in Outlook. Klicken Sie auf den Button „JUPUS KI“ . Die JUPUS Seitenleiste öffnet sich direkt neben Ihrer E Mail. Melden Sie sich mit Ihren JUPUS Zugangsdaten an. Sie können JUPUS nun direkt aus Outlook heraus nutzen. [!NOTE] Tipp: In unterstützten Outlook Versionen können Sie die Seitenleiste anheften. So bleibt JUPUS geöffnet, während Sie zwischen E Mails wechseln. Funktion Lesemodus Öffnen Sie eine beliebige E Mail in Outlook und lassen Sie sich mithilfe von KI den Inhalt zusammenfassen, eine Antwort formulieren oder konkrete Fragen zum Fall beantworten. Verfassungsmodus Nutzen Sie beim Verfassen einer E Mail die Hilfe der KI, um die Grammatik prüfen, den Text umformulieren, ihn für Mandanten vereinfachen, oder von Grund auf neu verfassen zu lassen. Anfragen verknüpfen Wenn Sie eine E Mail in Outlook öffnen, schlägt Ihnen das Add in automatisch bestehende Anfragen in JUPUS vor, die mit E Mail Adresse und Name des Absenders übereinstimmen. Sie können den E Mail Verlauf dann mit einem Klick verknüpfen. [!CAUTION] E Mail Anhänge in Outlook kann das Add in zwar erkennen (Name und Dateigröße), jedoch nicht auf den Inhalt derer zugreifen. Was die Verknüpfung mit einem Fall bewirkt: Die KI erhält Zugriff auf den Fallkontext, also alle bereits in der Anfrage vorhandenen Daten, Dokumente und Beteiligte, sodass sie fundiertere Antworten verfassen und fallspezifische Fragen beantworten kann. Die E Mail wird hierbei nicht in die Anfragen Historie synchronisiert. Aus Outlook gesendete E Mails verbleiben in Outlook – sie erscheinen nicht als Aktivitäten oder Korrespondenz innerhalb der Anfrage in JUPUS. [!CAUTION] Bei dem Outlook Add in und dem KI Assistenten handelt es sich um zwei separate Funktionen, die keinen gemeinsamen Speicher haben. Häufig gestellte Fragen Funktioniert das Add in auf Mobilgeräten? Ja, lediglich die Schaltfläche "Antworten“ im Add in ist auf Mobilgeräten aufgrund von Einschränkungen der Outlook API nicht verfügbar. Sie können den vorgeschlagenen Text jedoch kopieren und in die tatsächliche E Mail einfügen. Kann das Add in genutzt werden, ohne einen Fall zu verknüpfen? Ja, die KI kann E Mails zusammenfassen, Antwortentwürfe erstellen und beim Verfassen von Texten helfen, ohne dass ein Fallkontext vorliegt. Durch die Verknüpfung mit einer Anfrage wird die KI lediglich in Bezug auf diesen konkreten Fall intelligenter. Was passiert, wenn gewisse Daten in der Anfrage gar nicht vorhanden sind? Die KI funktioniert trotzdem – sie verfügt lediglich über weniger strukturierten Kontext. Sie hat weiterhin Zugriff auf die Anfrage, die Beteiligten, interne Notizen und alle extrahierten Dokumente. Wird der Konversationsverlauf des Add ins gespeichert? Ja, jede E Mail erhält einen eigenen Chat Thread. Wenn Sie das Add in für eine E Mail schließen und wieder öffnen, wird der vorherige Chat Verlauf wiederhergestellt. Können mehrere E Mails im selben Thread denselben Anfragen Link teilen? Ja, die Anfragenverknüpfung erfolgt pro Konversations Thread (nicht pro einzelner E Mail), sodass alle E Mails im selben Outlook Thread die selbe verknüpfte Anfrage teilen.
Anfragen zusammenführen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Anfragen Duplikate in JUPUS mithilfe von KI erkennen und zusammenführen können. Mit dieser Funktion werden die ausgewählten Anfragen zu
Anfragen zusammenführen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Anfragen Duplikate in JUPUS mithilfe von KI erkennen und zusammenführen können. Mit dieser Funktion werden die ausgewählten Anfragen zu einer einzigen Anfrage konsolidiert, ganz ohne manuelles Zusammentragen. So bleibt Ihre Plattform übersichtlich und strukturiert keine doppelte Bearbeitung, kein Datenverlust. Duplikat Hinweis Wenn Sie eine Anfrage öffnen, die möglicherweise ein Duplikat ist, erscheint ein Hinweisbanner oberhalb der Seite mit der Meldung, dass diese Anfrage mit einer bestehenden Anfrage zusammengeführt werden kann. Wählen Sie "Bestehende Anfragen prüfen", um die Anfragen zu vergleichen, oder "Diese Anfrage behalten ", um den Vorschlag zu verwerfen. [!CAUTION] Der Vorschlag zum Zusammenführen erscheint nur in neuen Anfragen und berücksichtigt keine Anfragen, die den Status abgeschlossen oder abgelehnt haben. Zusammenführen über das Menü Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü oben rechts in der Anfrage und wählen Sie die Option "Anfrage zusammenführen" aus. Anfragen vergleichen und auswählen Auf der Seite "Anfragen zusammenführen" sehen Sie oben zuerst die Daten der Anfrage, von welcher aus Sie das Zusammenführen angestoßen haben. Klappen Sie den Bereich auf, um detaillierte Informationen dieser Anfrage einzusehen. Im unteren Bereich wählen Sie den gewünschten Fall aus, mit welchem Sie die Anfrage zusammenführen möchten. Erweitern Sie auch hier bei Bedarf die einzelnen Einträge, um die vollständigen Informationen einsehen und vergleichen zu können. Bei der Zusammenführung über den Hinweis Banner, zeigt der Bereich "Fallzusammenfassung" eine automatische KI Analyse der Übereinstimmungen an. Nutzen Sie die Filterleiste , um die angezeigten Anfragen nach Status zu filtern, oder verwenden Sie das Suchfeld , um gezielt nach bestimmten Anfragen zu suchen. Legen Sie die gewünschte Anfrage zwecks Zusammenführung fest, indem Sie links in der Zeile die Checkbox aktivieren , oder klicken Sie auf "Als Ziel festlegen" unter dem Namen des gewünschten Eintrags. Zusammenführung abschließen Nachdem Sie die zusammenzuführenden Anfragen geprüft und ausgewählt haben, klicken Sie auf den Button "Zusammenführen" unten rechts im Fenster. Nach erfolgreicher Zusammenführung werden die ausgewählten Anfragen zu einer einzigen Anfrage konsolidiert , wobei der von Ihnen gewählte Zielfall als Hauptanfrage bestehen bleibt, der andere gelöscht wird. Dieser Vorgang ist unwiderruflich .
Daten löschen und exportieren In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in JUPUS Anfragen und somit alle zugehörigen Mandantendaten exportieren und/oder löschen können. Wird eine Anfrage auf JUPUS gelös
Daten löschen und exportieren In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in JUPUS Anfragen und somit alle zugehörigen Mandantendaten exportieren und/oder löschen können. Wird eine Anfrage auf JUPUS gelöscht, geschieht dies unwiderruflich. Es gibt diesbezüglich kein Backup auf der Plattform, oder auf unseren Servern. Anfrage löschen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Tab " Anfragen ", um zur Übersicht aller Ihrer Mandantenanfragen zu gelangen. Suchen Sie die Anfrage, die Sie löschen möchten und klicken Sie auf das Dreipunkt Menü (⋮) ganz rechts in der entsprechenden Tabellenzeile. Im geöffneten Menü klicken Sie auf " Anfrage löschen " und bestätigen den Vorgang nochmals, um die ausgewählte Anfrage unwiderruflich zu entfernen. Alternativ können Sie die Anfrage auch wie folgt löschen: Klicken Sie in der Anfragenliste auf den gewünschten Eintrag, um die vollständige Detailansicht der Anfrage zu öffnen. Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie " Anfrage löschen ", um diese unwiderruflich zu entfernen. Mandantendaten exportieren Öffnen Sie die gewünschte Anfrage . Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü in der oberen rechten Ecke und wählen Sie " Alle Dokumente herunterladen ". Eine zip Datei wird automatisch heruntergeladen und lokal gespeichert, in welcher alle in der Anfrage befindlichen Inhalte, Dokumente und Daten vorhanden sind.
Accounts verwalten In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Jupus Mitarbeiter Accounts verwalten und bearbeiten – einschließlich Profilfoto, Kontaktdaten, Benachrichtigungseinstellungen und Passwort
Accounts verwalten In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Jupus Mitarbeiter Accounts verwalten und bearbeiten – einschließlich Profilfoto, Kontaktdaten, Benachrichtigungseinstellungen und Passwort. Diese Einstellung ist nur für Mitarbeiter Accounts mit Administratoren Rolle möglich. Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie im linken Navigationsbereich auf den Menüpunkt "Kanzlei" . Wählen Sie anschließend den Unterpunkt "Mitarbeiter" aus, um alle bereits angelegten Mitarbeiterprofile zu sehen. Im oberen Bereich der Mitarbeiterliste finden Sie ein Suchfeld , sowie das Dropdown Menü "Rolle", um bestimmte Mitarbeiter gezielt zu finden. Mitarbeiter bearbeiten Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü am rechten Rand der Zeile eines Mitarbeiter Eintrags und wählen Sie "Bearbeiten" , um die Detailseite des Mitarbeiters zu öffnen. Alternativ können Sie über "Löschen" den Mitarbeiter Account entfernen. [!CAUTION] Wichtig: Wird ein Mitarbeiterprofil gelöscht, dann wird die zugehörige E Mail Adresse aus Sicherheitsgründen blockiert und kann nicht erneut zur Anlage eines Mitarbeiter Profils verwendet werden. Auf der Mitarbeiter Detailseite sehen Sie im oberen Bereich einen kreisförmigen Avatar mit den Initialen des Mitarbeiters. Klicken Sie auf diesen Bereich, um ein neues Profilbild hochzuladen. Im Abschnitt "Grundinformationen" können Sie folgende Felder anpassen: E Mail des Mitarbeiters Vorname des Mitarbeiters Nachname des Mitarbeiters Telefon des Mitarbeiters Mitarbeiterrolle : z. B. Anwalt, Sachbearbeiter, Admin Im Abschnitt "Weitere Einstellungen" finden Sie die Option "Benachrichtigungen" . Über den Schalter auf der rechten Seite können Sie festlegen, ob der Mitarbeiter E Mail Benachrichtigungen erhalten soll. [!NOTE] Die allgemeinen Einstellungen zu Benachrichtigungen, die für die gesamte Kanzlei gelten, nehmen Sie separat vor. Im Abschnitt "Passwort" können Sie über die Schaltfläche "Passwort ändern" ein neues Passwort für den Mitarbeiter Account festlegen. Nachdem Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button "Änderungen speichern" am unteren Rand der Seite. Mit "Abbrechen" verwerfen Sie die Änderungen und kehren zur vorherigen Ansicht zurück. Nach dem Speichern sind die aktualisierten Mitarbeiterdaten sofort im System hinterlegt und die Änderungen werden für den betreffenden Mitarbeiter Account wirksam.
RA Micro Dateidownload einrichten Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen in JUPUS unter "Kanzleisoftware" > "RA MICRO" , der Export Typ " Dateidownload " ausgewählt ist. Suchen Sie da
RA Micro Dateidownload einrichten Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen in JUPUS unter "Kanzleisoftware" > "RA MICRO" , der Export Typ " Dateidownload " ausgewählt ist. Suchen Sie dann auf Ihrem Computer nach dem Speicherort des Ordners "ra" von RA Micro. In der Regel befindet sich dieser im Laufwerk R . Sollten Sie ihn dort nicht finden, befindet er sich in Sonderfällen in einem Unterordner im Laufwerk C . Im "ra" Ordner sollten Sie anschließend den Unterordner "M Plattform" finden. Falls dieser nicht existiert, können Sie ihn manuell erstellen, indem Sie einen neuen Ordner hinzufügen und ihn "M Plattform" nennen. Öffnen Sie nun eine Anfrage in JUPUS, um die Aktenanlage vorzunehmen.
RA MICRO OMA Schnittstelle einrichten Die Integration der OMA Schnittstelle (Online Mandatsaufnahme) von RA MICRO in JUPUS ermöglicht es, Akten aus JUPUS direkt in RA MICRO zu exportieren und dort unk
RA MICRO OMA Schnittstelle einrichten Die Integration der OMA Schnittstelle (Online Mandatsaufnahme) von RA MICRO in JUPUS ermöglicht es, Akten aus JUPUS direkt in RA MICRO zu exportieren und dort unkompliziert neue Akten anzulegen. Dabei erfolgt die Übertragung verschlüsselt über eine per RA MICRO Online Store bezogenes kostenlose, so genannte, OMA Schnittstelle. Der folgende Artikel beschreibt die technische Einrichtung und den Workflow von der Konfiguration bis zur Aktenanlage in RA MICRO. E Mail Konto in RA MICRO einrichten Öffnen Sie in RA MICRO den Bereich eWorkflow > E Mail Konten . Legen Sie ein neues Konto an oder nutzen Sie ein bereits vorhandenes Konto mit den OMA Zugangsdaten. Mehr Informationen dazu finden Sie hier bei RA MICRO. Testen Sie die Verbindung zur Sicherheit, indem Sie eine E Mail an die hinterlegte Adresse des Kontos senden. Diese E Mail sollte anschließend im Posteingang abrufbar sein. OMA Produkt im RA MICRO Online Store aktivieren & RAMOMI Code kopieren Loggen Sie sich in den \ \ RA MICRO Online Store\ \ ein. Suchen Sie nach dem kostenlosen Produkt " Online Mandat " unter " Kanzlei Software “ und klicken Sie auf " Aktivieren ". Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung (z.B. Schnittstelle) ein und verwenden Sie die E Mail Addresse die Sie in RA MICRO eingerichtet haben. Schließen Sie die Bestellung ab, indem Sie auf " Bestellen " klicken. Gehen Sie zurück auf die Bestellseite des RA MICRO Online Mandats und klicken Sie auf " OMA Formulare verwalten ". Klicken Sie zunächst auf den Button " OMA Formular gestalten " und setzen dort das Dateigrößenlimit für Uploads auf bis zu 100MB . Anschließend können Sie neben der E Mail Adresse auf den Button " OMA Formular Code abrufen " klicken. Kopieren Sie die Zeichenfolge, die nach angezeigt wird (im Screenshot blau hinterlegt). Kopieren Sie bitte nur die Zeichenfolge, nicht die am Anfang und am Ende der Zeichenfolge. Konfiguration von JUPUS & Testen der Exports in RA MICRO Fügen Sie die kopierte Zeichenfolge in JUPUS unter Einstellungen > Kanzleisoftware > RA MICRO in das Feld " RAMOMI Code " ein. [!WARNING] Der Export Typ muss hierfür als " RA MICRO Postfach über die OMA Schnittstelle " festgelegt sein. Geben Sie auch hier das Upload Limit an, welches Sie zuvor in RA MICRO unter "OMA Formular gestalten" festgelegt haben. Öffnen Sie nun eine Anfrage in JUPUS, um die Aktenanlage vorzunehmen.
Anbindung Kleos Die technische Anbindung von Kleos an JUPUS ist ausschließlich in Verbindung mit dem JUPUS Connector möglich. Diesen können Sie direkt über ihren persönlichen Ansprechpartner bei Kleos
Anbindung Kleos Die technische Anbindung von Kleos an JUPUS ist ausschließlich in Verbindung mit dem JUPUS Connector möglich. Diesen können Sie direkt über ihren persönlichen Ansprechpartner bei Kleos buchen. Der JUPUS Connector ist kostenpflichtig und wird von Kleos mit 39€ monatlich berechnet. Gehen Sie nach erfolgreicher Buchung des Connectors wie folgt vor: In Kleos Loggen Sie sich bei Kleos ein. Gehen Sie über das linke Menüband in die Einstellungen und wählen Sie dann im Reiter " Kanzlei " den Punkt " Lizenzen " aus. Klicken Sie oben rechts auf den Button " Bearbeiten " und setzen Sie dann zwecks Aktivierung ein Häkchen in die Checkbox des Moduls " Web API ". Übernehmen Sie diese Einstellung, indem Sie den Button " Lizenzen speichern " unten rechts anklicken. In Wolters Kluwer Rufen Sie zunächst die folgende Seite auf: https://dw.wolterskluwer.com Auf der Startseite wählen Sie den Button unter "API Products Catalog“ aus. Anschließend öffnet sich eine Übersicht der verfügbaren API Produkte. Wählen Sie in der linken Seitenleiste " Kleos“ aus und klicken Sie danach auf "Application Registration“ . Klicken Sie anschließend auf "Log In“ und melden Sie sich an, indem Sie " Kleos" über das Dropdown Menü als Produkt auswählen. Bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf den Button " Continue ", um zum Kleos Login weitergeleitet zu werden. In Kleos Nach dem erfolgreichen Login klicken Sie auf "Start New Application Registration“ . Tragen Sie anschließend die folgenden Angaben in die dafür vorgesehenen Felder ein: Client Application Name: Grant Type: Wählen Sie "Authorization Code Grant Type“ aus. Redirect / Callback URL: Tragen Sie folgende URL exakt so ein: Nachdem alle Angaben korrekt eingetragen und kontrolliert wurden, schließen Sie die Registrierung mit einem Klick auf den Button " Register Application " ab. Im Anschluss stellt Kleos Ihnen die Credentials für die Anbindung zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass die Credentials vollständig und korrekt gesichert sind, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren (” copy to clipboard ”). [!CAUTION] Die Credentials müssen unbedingt sofort gespeichert werden. Sie können später nicht erneut abgerufen werden und ohne diese Daten ist die weitere Einrichtung in JUPUS nicht möglich. In JUPUS In JUPUS erreichen Sie innerhalb der Einstellungen unter " Kanzleisoftware " > " Kleos " die Maske zum Hinterlegen Ihrer Daten, um die Verbindung herzustellen. Aktivieren Sie die Integration von Kleos durch das Häkchen in der Checkbox und geben Sie in die entsprechenden Felder Ihre zuvor gesicherten Credentials " Kleos Client ID " und " Kleos Secret " ein. Klicken Sie abschließend auf "JUPUS mit Kleos verbinden“ , um die Verbindung herzustellen. Nach dem Klick auf " JUPUS mit Kleos verbinden " werden Sie automatisch noch einmal zum Kleos Login weitergeleitet. Melden Sie sich dort mit den Ihren Zugangsdaten an. Nach erfolgreichem Login ist die Verbindung zwischen JUPUS und Kleos hergestellt und die Aktenanlage kann vorgenommen werden.
Aktivierung DATEV Vor der ersten Aktenanlage mit DATEV müssen Sie sich einmalig eine Import Schablone anlegen. In DATEV Öffnen Sie hierzu DATEV und wählen Sie in der linken Spalte " Akten " > " Sch
Aktivierung DATEV Vor der ersten Aktenanlage mit DATEV müssen Sie sich einmalig eine Import Schablone anlegen. In DATEV Öffnen Sie hierzu DATEV und wählen Sie in der linken Spalte " Akten " > " Schuldnerkonten " > " Import Schablonen " aus. Wählen Sie in der rechten Spalte, bei den kontextbezogenen Links, " Schablone anlegen " aus und nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor. Diese Schablone steht Ihnen nun zur Aktenanlage zur Verfügung. In JUPUS Stellen Sie innerhalb von JUPUS sicher, dass in den Einstellungen , unter " Kanzleisoftware " > " DATEV " das Häkchen zwecks Aktivierung gesetzt ist. Sie können nun Ihre Anfragen in JUPUS zwecks Aktenanlage mit DATEV exportieren. [!NOTE] Infos von DATEV zur automatischen Aktenanlage: <https://help center.apps.datev.de/documents/1005760 Infos von DATEV zu weiteren Import Schablonen: <https://help center.apps.datev.de/documents/1005759 )
Anbindung Advoware Kanzleikennung Um Ihre Kanzleikennung herauszufinden, öffnen Sie zunächst in Advoware die Grundeinstellungen . Dort klicken unterhalb der Zusatzmodule auf "advoware connector" . Es
Anbindung Advoware Kanzleikennung Um Ihre Kanzleikennung herauszufinden, öffnen Sie zunächst in Advoware die Grundeinstellungen . Dort klicken unterhalb der Zusatzmodule auf "advoware connector" . Es öffnet sich ein Pop up Fenster, in welchem Ihre Kanzleikennung angezeigt wird. Datenbank Um den Namen Ihrer Datenbank zu finden, klicken Sie auf das Fragezeichen in der oberen Menüleiste in Advoware, dann auf " Info ". Im folgenden Pop up Fenster finden Sie unten links die Angabe der Datenbank . In den meisten Fällen handelt es sich dabei um "ADVOWARE", der Name der Datenbank kann aber auch abweichen. Benutzerkürzel und Passwort Klicken Sie in den Grundeinstellungen auf " Kanzleiorganisation" und anschließend auf " Mitarbeiter ". Mit einem Doppelklick auf einen der angelegten Mitarbeiter öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier können Sie unter "Passwort advoware online Dienste" ein Passwort festlegen, welches Ihrem Kürzel zugeordnet ist. In JUPUS erreichen Sie innerhalb der Einstellungen unter " Kanzleisoftware " > " Advoware " die Maske zum Hinterlegen Ihrer Daten, um die Verbindung herzustellen. Aktivieren Sie die Integration von Advoware durch das Häkchen in der Checkbox und geben Sie in die entsprechenden Felder Ihre Online Kennung , den Datenbank Namen, Ihr Kürzel und das zugehörige Passwort ein. Mit einem Klick auf den Button " Advoware synchronisieren " stellen Sie die Verbindung zu Ihrer Kanzleisoftware her und ermöglichen so die Aktenanlage aus JUPUS heraus.
KI Assistenten Ordner In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie im JUPUS KI Assistenten Ordner anlegen und nutzen, um Ihre Dateien und Chats übersichtlich zu strukturieren. So behalten Sie alle relevant
KI Assistenten Ordner In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie im JUPUS KI Assistenten Ordner anlegen und nutzen, um Ihre Dateien und Chats übersichtlich zu strukturieren. So behalten Sie alle relevanten Inhalte an einem Ort und können effizienter mit Ihren Dokumenten weiterarbeiten. KI Assistenten öffnen Assistenten Button klicken Klicken Sie auf den schwebenden Aktions Button unten rechts in der Oberfläche. Der runde Button mit Sternsymbol öffnet den seitlichen KI Assistenten. Zum Ordner Bereich wechseln Wählen Sie oben im Seiten Chat den Tab Ordner aus, um zur Ordnerverwaltung zu gelangen. Neuen Ordner erstellen Ordner Erstellung starten Klicken Sie unterhalb des Suchfelds auf Neuer Ordner , um das Dialogfenster zur Erstellung eines Ordners zu öffnen. Ordnernamen eingeben und bestätigen Geben Sie im Feld Ordnertitel einen Namen für Ihren neuen Ordner ein. Der Name darf maximal 50 Zeichen lang sein. Klicken Sie anschließend auf Ordner erstellen , um den neuen Ordner anzulegen. Dateien zum Ordner hinzufügen Datei hochladen Im Bereich Dateien auf der rechten Seite können Sie Dokumente per Drag and Drop ablegen oder auf durchsuchen klicken, um eine Datei auszuwählen. Unterstützt werden die Formate JPG, JPEG, PNG, HEIC, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, RTF, EML und MSG . Die maximale Dateigröße beträgt 100 MB . Promptvorlage verwenden Prompt Bibliothek öffnen Klicken Sie im Eingabebereich auf Prompts , um die verfügbaren Promptvorlagen aufzurufen. Passende Vorlage finden Im Dialogfenster Promptvorlagen können Sie über das Suchfeld gezielt nach einer bestimmten Vorlage suchen. Auswahl eingrenzen Nutzen Sie bei Bedarf die Kategorien auf der linken Seite, zum Beispiel nach Rechtsgebieten, um schneller die passende Vorlage zu finden. Prompt übernehmen Klicken Sie bei der gewünschten Vorlage auf Verwenden . Der Prompttext wird anschließend automatisch in das Eingabefeld übernommen und kann direkt genutzt oder bei Bedarf angepasst werden. KI Modell auswählen und Chat starten Modellauswahl öffnen Klicken Sie unten im Eingabefeld auf die aktuelle Modellbezeichnung, zum Beispiel Auto . Dadurch öffnet sich das Dropdown Menü mit den verfügbaren KI Modellen. Gewünschtes Modell wählen Wählen Sie das Modell aus, das am besten zu Ihrer Anfrage passt: Auto : wählt automatisch ein geeignetes Modell aus OpenAI Pro : für besonders komplexe Aufgaben OpenAI : für schnelle, alltägliche Anfragen Claude Pro : für anspruchsvolle Texte und umfangreiche Ausarbeitungen Claude : für Texte, Zusammenfassungen und Bearbeitungen Anfrage absenden Klicken Sie rechts im Eingabefeld auf den runden Senden Button mit Pfeilsymbol, um Ihre Anfrage an den KI Assistenten zu senden. Weitere Chats im Ordner erstellen Zum gewünschten Ordner wechseln Öffnen Sie im Seitenpanel den Tab Ordner und wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie weiterarbeiten möchten. Neuen Chat im Ordner starten Klicken Sie unterhalb des ausgewählten Ordners auf Neuer Chat , um einen weiteren Chat innerhalb dieses Ordners zu erstellen. Anfrage eingeben Klicken Sie in das Eingabefeld mit dem Platzhalter „Aufgabe starten oder fragen …“ und formulieren Sie Ihre Anfrage. Sie haben nun erfolgreich einen Ordner erstellt, Dateien hochgeladen und einen Chat mit dem KI Assistenten gestartet. Alle Chats innerhalb eines Ordners können auf die dort hochgeladenen Dokumente zugreifen.
KI Assistent in Anfragen Mit dem integrierten KI Assistenten in JUPUS behalten Sie auch bei komplexen Anfragen schnell den Überblick. Der KI Chat fasst Fallinformationen für Sie zusammen, erkennt rech
KI Assistent in Anfragen Mit dem integrierten KI Assistenten in JUPUS behalten Sie auch bei komplexen Anfragen schnell den Überblick. Der KI Chat fasst Fallinformationen für Sie zusammen, erkennt rechtliche Fragestellungen und hebt wichtige Fristen automatisch hervor. So analysieren Sie Anfragen schneller, strukturieren relevante Inhalte effizienter und können direkt fundiert weiterarbeiten — ohne sich erst durch alle Dokumente kämpfen zu müssen. Anfrage öffnen und KI Assistent starten Anfrage aus der Liste auswählen Öffnen Sie die Seite „Anfragen“ und wählen Sie die gewünschte Anfrage aus der Übersicht aus. Mit einem Klick auf die entsprechende Zeile gelangen Sie direkt in die Detailansicht. KI Assistent öffnen Auf der Detailseite der Anfrage finden Sie in der unteren rechten Ecke einen runden Button mit einem Sternsymbol. Klicken Sie auf diesen Button, um den KI Assistenten zu öffnen. Anfragekontext im KI Assistenten Im Eingabefeld des KI Assistenten sehen Sie oberhalb Ihrer Nachricht den Kontextchip mit dem Namen der ausgewählten Anfrage, zum Beispiel „Krause ./. Pixelwerk Solutions GmbH u.a.“. Daran erkennen Sie, dass Ihre Frage direkt mit dieser Anfrage verknüpft ist und der KI Assistent den passenden Fallkontext berücksichtigt. Nachricht verfassen und Prompt verbessern Geben Sie Ihre Frage oder Aufgabe in das Eingabefeld ein, zum Beispiel: „Fassen Sie mir die Anfrage zusammen.“ Neben dem Senden Button finden Sie einen kleinen Button mit dem Tooltip „Prompt verbessern“. Klicken Sie darauf, um Ihren eingegebenen Text automatisch zu optimieren und präziser formulieren zu lassen. KI Modell auswählen In der unteren Leiste des Eingabebereichs sehen Sie den Modellanzeiger, zum Beispiel „OpenAI“ oder „Claude“. Klicken Sie darauf, um das Auswahlmenü zu öffnen. Dort stehen Ihnen verschiedene Modelle zur Verfügung: Auto : Empfohlen für die meisten Chats OpenAI Pro (GPT 5.4) : Leistungsstarkes Modell für komplexe Aufgaben OpenAI (GPT 5.4 mini) : Schnellere Variante Claude Pro (Opus 4.6) : Alternative für anspruchsvolle Anfragen Claude (Sonnet 4.6) : Ideal für Texte, Zusammenfassungen und Bearbeitungen Modell wechseln Wählen Sie das gewünschte Modell aus der Liste aus. Klicken Sie dazu einfach auf das passende Modell, zum Beispiel „Claude“ mit „Sonnet 4.6“. Nachricht absenden Klicken Sie auf den runden violetten Senden Button mit dem Pfeil nach oben, um Ihre Anfrage an den KI Assistenten zu senden. Chat Ansicht erweitern Zwischen Chat Tabs wechseln Im oberen Bereich des Seitenpanels finden Sie die Tabs „Chat“, „History“ und „Ordner“. Im Tab „Chat“ sehen Sie die aktuelle Konversation. Klicken Sie auf den gewünschten Tab, um zwischen den Ansichten zu wechseln. Ansicht vergrößern Benötigen Sie mehr Platz für den Chat, klicken Sie auf das Pfeilsymbol in der Kopfzeile des Seitenpanels. Dadurch wird das Panel erweitert oder in einer größeren Ansicht geöffnet. Neue Anfrage formulieren und optimieren Geben Sie anschließend Ihre neue Frage ein, zum Beispiel: „Nennen Sie mir die wichtigsten Fristen.“ Über den Button „Prompt verbessern“ können Sie Ihre Eingabe vor dem Absenden automatisch präzisieren lassen. Anfrage absenden Sobald der Prompt passt, klicken Sie auf den Senden Button. Der KI Assistent verarbeitet Ihre optimierte Anfrage und liefert Ihnen die passende Antwort.
PDF Editor Der neue PDF Editor auf der JUPUS Plattform macht Ihre Arbeit mit PDFs schneller, übersichtlicher und konsistenter. Sie können Dokumente direkt auf JUPUS bereinigen, zusammenführen, teilen,
PDF Editor Der neue PDF Editor auf der JUPUS Plattform macht Ihre Arbeit mit PDFs schneller, übersichtlicher und konsistenter. Sie können Dokumente direkt auf JUPUS bereinigen, zusammenführen, teilen, verbessern und umbenennen auf Wunsch mit KI Unterstützung . Funktion Dokumente zusammenführen: Mehrere PDFs oder Scans zu einem sauberen Gesamtdokument bündeln z. B. Verträge, Belege oder Dossiers. Dokumente teilen manuell oder mit KI: Lange PDFs in logische Abschnitte zerlegen oder falsch zusammengeführte Scans trennen. Bilder zuschneiden & korrigieren: Fotobasierte Dokumente automatisch verbessern Zuschneiden, Ausrichten, Aufhellen, Schärfen. Dateien umbenennen manuell oder per KI: Konsistente Dateinamen für bessere Suche, Automatisierung und Zusammenarbeit. Dokumente aus Anfragen entfernen: Fehl oder Doppeluploads schnell aus laufenden Vorgängen löschen. Anwendung 1. Öffnen Sie die Anfrage auf JUPUS. 2. Wechseln Sie zum neuen Dokumenten Tab . 3. Klicken oder wählen Sie das gewünschte Dokument aus. 4. Wählen Sie die gewünschte Funktion (z. B. Zusammenführen, Aufteilen, Umbenennen). Dokumente zusammenführen 1. Markieren Sie die gewünschten Dateien (Mehrfachauswahl möglich). 2. Wählen Sie „Zusammenführen“ . 3. Passen Sie die Reihenfolge per Drag and Drop an. 4. Klicken Sie auf „Dokumente speichern“ → das neue Gesamtdokument wird erstellt. Tipp: Geben Sie dem Ergebnis gleich einen sprechenden Namen manuell oder mit KI (siehe Umbenennen ). Dokumente aufteilen Manuell: 1. Öffnen Sie den Dokumente Tab . 2. Klicken Sie auf „Seiten organisieren“ . 3. Setzen Sie Trennpunkte, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie. Mit KI: 1. Öffnen Sie den Dokumente Tab → „Seiten organisieren“ . 2. Wählen Sie „Mit KI aufteilen“ . 3. Prüfen Sie die Vorschläge und die vorgeschlagenen Namen. 4. Bestätigen Sie mit „Dokumente speichern“ . Tipp: Benennen Sie Teil Dokumente direkt nach dem Aufteilen um. Bei sensiblen Inhalten KI Vorschläge kurz kontrollieren. Bilder zuschneiden, auswählen & korrigieren 1. Öffnen Sie ein (Foto )Dokument → „Seite bearbeiten“ . 2. Entfernen Sie unerwünschte Bereiche oder wählen Sie relevante Seiten aus. 3. Speichern Sie die verbesserte Seite wird automatisch abgelegt. Tipp: Auch mehrere Seiten auf einem Foto können einzeln ausgewählt werden. Dokumente umbenennen manuell oder mit KI Manuell: 1. Klicken Sie auf „Umbenennen“ . 2. Vergeben Sie einen klaren, einheitlichen Namen (z. B. ). 3. Klicken Sie auf „Speichern“ . Mit KI: 1. Markieren Sie mehrere Dateien. 2. Wählen Sie „Mit KI umbenennen“ . 3. Prüfen Sie die Vorschläge und bestätigen Sie. Tipps für gute Namensschemata: Einheitliche Reihenfolge und Trennzeichen (z. B. „ ” oder „\ “) Wichtige Infos: Datum, Gegenstand/Kunde, Dokumenttyp Dokumente aus Anfragen entfernen (löschen) 1. Öffnen Sie die laufende Anfrage . 2. Wählen Sie das Dokument aus. 3. Klicken Sie auf „Entfernen“ oder „Löschen“ . Hinweis: Prüfen Sie vorher, ob das Dokument noch benötigt wird (z. B. für Archiv oder Aufbewahrungspflichten). Best Practices & Qualitätssicherung Vor dem Zusammenführen: Reihenfolge prüfen, ggf. weitere Dokumente ergänzen. Nach dem Aufteilen: Teil Dokumente sofort umbenennen und sinnvoll ablegen. Bildverbesserung: Nicht übertreiben zu starkes Schärfen kann Artefakte erzeugen. Prozessklarheit: Für wiederkehrende Fälle (z. B. Monatsbelege) einheitliche Namensschemata und Workflows definieren. Revisionssicherheit: Bei kritischen Unterlagen Versionierung und Protokolle beachten. Häufige Fragen (FAQ) Verändert Zusammenführen oder Aufteilen mein Original? Ja. Das Original wird nach der Bearbeitung ersetzt. Kann ich Änderungen rückgängig machen? Ja, solange die Änderungen noch nicht gespeichert sind. Erkennt die KI immer korrekt? Sehr zuverlässig, aber nicht unfehlbar prüfen Sie die Vorschau kurz vor dem Speichern.
Dokumentengenerator Mit Dokument generieren füllen Sie Vorlagen automatisch anhand aller Falldaten aus. Die KI setzt Platzhalter etwa Namen, Daten oder Textbausteine selbstständig und zeigt transparen
Dokumentengenerator Mit Dokument generieren füllen Sie Vorlagen automatisch anhand aller Falldaten aus. Die KI setzt Platzhalter etwa Namen, Daten oder Textbausteine selbstständig und zeigt transparent an, welche Inhalte übernommen wurden. So erstellen Sie in wenigen Sekunden vollständige, konsistente Schriftsätze ohne manuelle Eingaben. Vorteile Automatische Befüllung: Alle relevanten Falldaten werden direkt aus JUPUS übernommen. Nachvollziehbarkeit: Sie sehen jederzeit, welche Platzhalter gesetzt und mit welchen Werten befüllt wurden. Zeitersparnis: Kein manuelles Eintippen oder Suchen nach Daten. Flexibilität: Platzhalter und Varianten (If Statements) lassen sich individuell anpassen. Nahtlose Integration: Dokumente können als PDF im Fall gespeichert oder als Word Datei exportiert werden. Wo finde ich "Dokument generieren“? Sie erreichen den Dokumentengenerator auf zwei Wegen: Im KI Chat: Unten unter dem Eingabefeld befindet sich der Button „Dokument generieren“ . Bei rechtsspezifischen Daten: Oben links befindet sich die Schaltfläche „Dokument generieren“ . In \ \ Dokumente:\ \ Oben sich der Button „Dokument generieren“ . Oberfläche im Überblick Nach dem Öffnen sehen Sie: Linke Sidebar: Auswahl der Vorlage , die Sie generieren möchten. Rechte Seite: Live Vorschau (Preview) des Dokuments. Oben rechts: Schaltfläche „Dokument mit KI ausfüllen“ zum Starten der Befüllung. Dokument mit KI ausfüllen 1. Wählen Sie links die gewünschte Vorlage aus. 2. Klicken Sie oben rechts auf „Dokument mit KI ausfüllen“ . 3. Die KI befüllt alle Platzhalter auf Basis des gesamten Fallkontexts. Während der Befüllung sehen Sie den Fortschritt; anschließend werden die erkannten Werte angezeigt. Platzhalter prüfen und anpassen Links erscheint eine Liste aller Platzhalter mit den befüllten Werten . Zu jedem Eintrag sehen Sie: eine Sicherheitsanzeige (Farbcode): Blau = hohe Sicherheit, Gelb = mittlere Sicherheit, Rot = geringe Sicherheit. ein Stiftsymbol ✏️ zum manuellen Bearbeiten bzw. zum Auswählen gespeicherter Snippets . Klicken Sie bei Bedarf auf das Stiftsymbol , um Werte zu ändern oder ein Snippet zu übernehmen. If Statements (Schalter für Varianten) Oben in der Platzhalter Liste befinden sich Regler (Toggles) für If Statements . Damit steuern Sie, ob bestimmte Textvarianten oder blöcke ein oder ausgeschaltet sind. Beispiele: Geschlechtsabhängige Formulierungen (z. B. Käufer\ in): Der passende Wortlaut wird automatisch gewählt; Sie können ihn bei Bedarf manuell umschalten . Optionale Textbausteine (z. B. Klauseln, Zusatzabsätze): Die KI setzt eine sinnvolle Voreinstellung; Sie können diese aktivieren/deaktivieren . Die KI stellt diese Regler automatisch passend ein; Sie behalten jederzeit die manuelle Kontrolle . Speichern und Export Oben rechts finden Sie die Ausgabefunktionen: „PDF in Anfrage speichern“ (Toggle): Wenn aktiviert, wird das erzeugte PDF im Fall abgelegt. „Word Dokument herunterladen“ : Lädt das fertige Dokument mit allen gesetzten Platzhaltern als .docx herunter. Vorlagen finden und verwalten Ihre Dokumentvorlagen finden Sie unter: Einstellungen → KI Einstellungen → Dokumentenvorlagen Dort können Sie: bestehende Vorlagen einsehen (Status: Entwurf , in Review , freigegeben ), eigene Vorlagen erstellen/hochladen, den Massen Upload nutzen, um viele Vorlagen auf einmal hinzuzufügen. Hinweis: Der Massen Upload und die Vorlagenverwaltung werden in einem separaten Artikel ausführlich erklärt. Tipps Prüfen Sie rote Platzhalter zuerst und passen Sie sie bei Bedarf an. Nutzen Sie Snippets für spezifische Ergebnisse des KI Chats. Halten Sie If Statements konsistent , etwa bei Anrede oder Varianten. Erstellen Sie für häufige Schriftsätze eigene Vorlagen, um Prozesse weiter zu beschleunigen. Häufige Fragen & Antworten Kann ich ein Dokument auch ohne KI befüllen? Die KI versucht immer alle Platzhalter auszufüllen, aber im Anschluss daran können Sie Platzhalter manuell ausfüllen oder bestehende Snippets einfügen. Was passiert, wenn ein Platzhalter leer bleibt? Der Platzhalter bleibt sichtbar und kann vor dem Speichern oder Exportieren manuell ergänzt werden. Wie erkennt die KI die richtigen Werte? Die KI nutzt alle im Fall gespeicherten Informationen inklusive Dokumente, rechtsspezifische Daten, E Mails, Notizen und Beteiligte.
Schriftsatzvorlagen Damit Ihre Vorlagen im Dokumentengenerator optimal verarbeitet und automatisch ausgefüllt werden können, sollten einige technische und inhaltliche Anforderungen beachtet werden. Di
Schriftsatzvorlagen Damit Ihre Vorlagen im Dokumentengenerator optimal verarbeitet und automatisch ausgefüllt werden können, sollten einige technische und inhaltliche Anforderungen beachtet werden. Diese Richtlinien helfen Ihnen dabei, Ihre Dokumente korrekt zu strukturieren und reibungslos in die KI gestützte Generierung zu integrieren. Vorteile Automatische Verarbeitung: Sauber strukturierte Vorlagen werden vollständig von der KI befüllt. Konsistentes Erscheinungsbild: Einheitliche Formatierung und klare Platzhalter sorgen für professionelle Dokumente. Zeitersparnis: Kein manuelles Nachbearbeiten oder Ergänzen von Standarddaten. Flexibilität: Varianten, Bedingungen und Genderformen lassen sich direkt in der Vorlage abbilden. Hohe Kompatibilität: Alle Vorlagen funktionieren zuverlässig im JUPUS Dokumentengenerator. Briefkopf einfügen Wenn Ihre Kanzlei einen eigenen Briefkopf verwenden möchte: Fügen Sie den Briefkopf direkt in jedes Dokument ein. Laden Sie anschließend das vollständige Dokument (inklusive Briefkopf) als einzelne Datei im Format hoch. So stellen Sie sicher, dass alle Formatierungen insbesondere Kopf und Fußzeilen korrekt übernommen werden. Vermeiden Sie separate Briefkopfdokumente oder externe Verweise. Platzhalter verwenden Damit die KI die richtigen Daten automatisch einsetzen kann, müssen Platzhalter klar erkennbar sein. Sie markieren die Stellen, an denen Informationen später eingefügt werden. Zulässige Varianten sind z. B.: Jinja2 Format (empfohlen): → einfach, technisch robust und direkt kompatibel mit dem Jupus Dokumentengenerator. RA MICRO kompatible Platzhalter: , , Allgemein verständliche Platzhalter: , , Wichtig ist allein, dass die Platzhalter eindeutig und konsistent verwendet werden. Vermeiden Sie Freitextangaben wie „hier Name eintragen“ oder uneinheitliche Schreibweisen. Varianten und Alternativen einfügen Viele juristische Schreiben enthalten Textteile, die je nach Fall unterschiedlich ausfallen können. Diese Varianten können direkt in der Vorlage hinterlegt werden. Erlaubt und empfehlenswert sind z. B.: Alternative Absätze mit Überschriften wie „Variante A“ / „Variante B“ Oder Blöcke bei leichten Formulierungsunterschieden Auswahloptionen im Fließtext , z. B.: „… der Anspruch ist offen / teilweise offen / bereits erfüllt …“ Die technische Umsetzung erfolgt durch den Jupus Dokumentengenerator. Die KI entscheidet anhand des Falldatensatzes, welche Variante aktiv ist. Genderoptionen berücksichtigen Wenn Ihre Dokumente geschlechterspezifische oder sensible Formulierungen enthalten sollen, können Sie dies direkt im Text markieren, z. B.: Diese Angaben werden vom Dokumentengenerator erkannt, sodass die KI die passende Variante automatisch auswählt. Formatvorgaben Bitte liefern Sie Ihre Vorlagen ausschließlich im Format (Microsoft Word) . Achten Sie darauf, dass das Dokument bereits vollständig aufgebaut ist so, wie es später verschickt oder eingereicht wird. Das bedeutet: Enthält bereits Anrede, Betreff, Haupttext und Anlagenvermerk Keine leeren Seiten oder Platzhalter für Briefköpfe Einheitliche Formatierung (z. B. Absatzabstände, Schriftarten) Beispielhafte Struktur: Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Platzhalternamen (z. B. statt ), um Missverständnisse bei mehreren Parteien zu vermeiden. Dynamische Abschnitte mit Bedingungen Für Textteile, die nur unter bestimmten Voraussetzungen erscheinen sollen , können If Statements verwendet werden. Diese werden automatisch durch die KI aktiviert oder deaktiviert abhängig von den Falldaten. Beispiel: In diesem Fall wird der Absatz nur eingefügt, wenn tatsächlich ausstehende Gehaltsansprüche im Fall hinterlegt sind. So können Sie auch optionale Textbausteine (z. B. Zeugnisanforderung, Sonderregelungen) flexibel steuern. Zusammenfassung Ihre Checkliste | Thema | Ziel | | | | | Format | Dokument im Format, vollständig aufgebaut | | Briefkopf | Direkt integriert, keine externen Dateien | | Platzhalter | Einheitlich, klar erkennbar ( etc.) | | Varianten | Optional durch Kennzeichnung (Variante A/B, Oder Blöcke) | | Genderoptionen | Klare Schreibweise mit beiden Formen | | If Statements | Für optionale Textblöcke einsetzen | | Konsistenz | Einheitliche Formatierung und Bezeichnung | Tipps Nutzen Sie Jinja2 Platzhalter , um maximale Kompatibilität zu gewährleisten. Verwenden Sie aussagekräftige Platzhalternamen , besonders bei komplexen Fällen mit mehreren Parteien. Fassen Sie optionale Textabschnitte mit If Statements oder Markierungen zusammen, um Flexibilität zu erhöhen. Verwenden Sie einheitliche Formatierungen , damit alle generierten Dokumente gleich aussehen. Häufige Fragen & Antworten Warum muss ich das .docx Format verwenden? Nur .docx Dateien können automatisch vom JUPUS Dokumentengenerator analysiert und mit Platzhaltern befüllt werden. Kann ich PDF oder ODT Dateien hochladen? Nein. Nur .docx Dateien sind kompatibel. PDFs müssen vorab konvertiert werden. Wie erkenne ich, ob mein Dokument korrekt aufgebaut ist? Laden Sie es testweise in den Dokumentengenerator fehlende oder unlesbare Platzhalter werden dort sofort sichtbar. Kann ich Bedingungen (If Statements) kombinieren? Ja. Mehrere Bedingungen können miteinander verschachtelt werden, um komplexe Szenarien abzubilden.
Rechtsspezifische Daten Der Bereich Rechtsspezifische Daten bündelt alle juristisch relevanten Informationen eines Falls automatisch erfasst und zentral dargestellt. Diese Daten werden direkt aus den
Rechtsspezifische Daten Der Bereich Rechtsspezifische Daten bündelt alle juristisch relevanten Informationen eines Falls automatisch erfasst und zentral dargestellt. Diese Daten werden direkt aus den Dokumenten der Anfrage durch künstliche Intelligenz (KI) extrahiert und sind die Grundlage für die weitere Bearbeitung, Auswertung und Dokumentenerstellung. Vorteile Vollständiger Überblick: Alle juristisch relevanten Angaben zentral in einer tabellarischen Übersicht. Automatische Extraktion: KI erkennt und überträgt Werte aus Dokumenten ohne manuelles Abtippen. Nachvollziehbarkeit: Quellenangabe je Feld und Versionshistorie mit Änderungsverlauf. Direkte Weiterverarbeitung: Werte fließen in Dokumentgenerator, KI Chat und weitere Funktionen ein. Flexible Bearbeitung: Felder können ergänzt, korrigiert oder neu befüllt werden. Was sind rechtsspezifische Daten? Rechtsspezifische Daten sind strukturierte Informationen, die aus hochgeladenen Dokumenten gewonnen werden. Sie beinhalten alle rechtlich relevanten Angaben , z. B.: Grundstücksdaten im Immobilienrecht (Flurstück, Lage, Grundbuchnummer, Baulasten) Versicherungs oder Schadensdaten im Verkehrsrecht Beschäftigungs und Vertragsdaten im Arbeitsrecht Diese Daten werden automatisch durch die KI aus den Fallunterlagen erkannt, extrahiert und in einer Tabelle dargestellt. Aufbau der Datenübersicht Die Übersicht ist tabellarisch aufgebaut und zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Jede Zeile enthält: | Spalte | Bedeutung | | | | | Rechtsgebiet | Das zugehörige Rechtsgebiet (z. B. Immobilienrecht, Arbeitsrecht) | | Feld | Die konkrete Datenkategorie (z. B. Grundbuch Lage, Kündigungsdatum) | | Wert | Der erkannte oder manuell eingetragene Wert | | Quelle | Das Dokument, aus dem der Wert extrahiert wurde | | Aktualisiert | Das Datum der letzten Änderung inkl. Versionsverlauf | Durch Klick auf das Uhr Symbol in der Spalte Aktualisiert sehen Sie alle bisherigen Änderungen und Versionen eines Feldes. Daten bearbeiten und ergänzen Alle automatisch erkannten Werte können Sie manuell anpassen. Änderungen werden dauerhaft im Fall gespeichert und in der Versionshistorie dokumentiert. So gehen Sie vor: 1. Klicken Sie in das gewünschte Feld. 2. Passen Sie den Wert an. 3. Die Änderung wird automatisch gespeichert und im Verlauf vermerkt. Neue Felder hinzufügen Wenn der Schalter „Nur Felder mit Werten anzeigen“ aktiv ist (Standard), werden nur befüllte Felder angezeigt. Um alle verfügbaren Felder einzublenden: 1. Deaktivieren Sie den Schalter „Nur Felder mit Werten anzeigen“ (oben rechts). 2. Wählen Sie aus der angezeigten Feldliste das gewünschte Feld aus. 3. Tragen Sie den entsprechenden Wert manuell ein. Das Feld erscheint anschließend dauerhaft mit Ihrem Eintrag in der Übersicht. Hinweis: Falls Sie ein neues Feld benötigen, das aktuell nicht verfügbar ist, können Sie Ihren Wunsch einfach an support@jupos.de senden. Dokumentengenerator und rechtsspezifische Daten Im oberen Bereich finden Sie die Schaltfläche „Dokument generieren (KI)“ . Hierüber können Sie direkt aus den rechtsspezifischen Daten ein Dokument mit KI befüllen lassen. Der Dokumentengenerator greift dabei automatisch auf die vorhandenen Felder zu und setzt die Werte an den passenden Stellen in Ihrer Vorlage ein. So können Sie Schreiben, Anträge oder Klagen schnell und konsistent erzeugen. Hinweis: Die KI hat Zugriff auf alle Daten aus dem Fall. Nicht nur auf die rechtsbezogenen Daten, um ein Dokument zu generieren. Rechner Funktion Oben rechts finden Sie den Rechner . Dieser öffnet sich direkt im selben Fenster und bietet spezialisierte Berechnungsfunktionen, z. B.: Verkehrsrecht: Abrechnung des Fahrzeugschadens, Nutzungsausfall, Restschaden, Wertminderung Arbeitsrecht: Abfindungsrechner Über das Suchfeld können Sie gezielt nach einem Rechner suchen und ihn direkt im Kontext des Falls verwenden. Unterstützung & Feedback Hinweis: Fehlen in Ihrem Rechtsgebiet bestimmte Felder oder haben Sie Vorschläge für neue Datenkategorien oder Rechner? Schreiben Sie einfach an support@jupus.de unser Team erweitert die Datensätze kontinuierlich auf Basis des Feedbacks aus den Kanzleien. Tipps Quellen prüfen: Bei kritischen Angaben die verlinkte Quelle öffnen und den Kontext im Originaldokument sichten. Synergien nutzen: Werte in Dokumentgenerator und KI Chat wiederverwenden, um Doppeleingaben zu vermeiden. Häufige Fragen & Antworten Wie entstehen die rechtsspezifischen Daten? Die KI extrahiert strukturierte Informationen direkt aus den Fallunterlagen (z. B. PDFs, Schreiben, E Mails) und ergänzt sie um erkannte Beträge, Daten oder Orte. Kann ich erkannte Werte nachträglich korrigieren? Ja. Jede Änderung wird automatisch gespeichert und in der Versionshistorie dokumentiert. Sehe ich, aus welchem Dokument ein Wert stammt? Ja. In der Spalte „Quelle“ ist das Ursprungsdokument verlinkt. Werden die Daten auch vom Dokumentgenerator genutzt? Ja. Der Dokumentgenerator übernimmt die Felder automatisch in Vorlagen; zusätzlich berücksichtigt die KI den gesamten Fallkontext. Gibt es eine Begrenzung der Felder? Jupus stellt feld und rechtsgebietsbezogene Kataloge bereit. Fehlt etwas, können Sie Erweiterungen über support@jupus.de anfragen. Kann ich Berechnungen direkt im Fall durchführen? Ja. Über den „Rechner“ stehen fachspezifische Kalkulationen (z. B. Verkehrs oder Arbeitsrecht) direkt im Kontext des Falls bereit.
Beteiligte Im Bereich Beteiligte werden alle am Fall beteiligten Personen, Unternehmen und Institutionen zentral erfasst. Die Angaben werden automatisch durch künstliche Intelligenz (KI) aus den hochg
Beteiligte Im Bereich Beteiligte werden alle am Fall beteiligten Personen, Unternehmen und Institutionen zentral erfasst. Die Angaben werden automatisch durch künstliche Intelligenz (KI) aus den hochgeladenen Dokumenten extrahiert und im Fall gespeichert. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Mandanten, Gegner, Behörden oder sonstige Beteiligte. Vorteile Automatische Erkennung: Alle Beteiligten werden direkt aus Dokumenten erkannt und zugeordnet. Zentrale Übersicht: Alle Personen, Firmen und Institutionen sind strukturiert an einem Ort sichtbar. Klare Rollenverteilung: Jede erkannte Partei erhält automatisch die passende Rolle (z. B. Mandant, Gegner, Eigentümer). Volle Kontrolle: Beteiligte lassen sich manuell ergänzen, bearbeiten oder löschen. Nahtlose Integration: Alle Beteiligten werden automatisch in KI Chat, Dokumentengenerator und rechtsspezifische Daten übernommen. Automatische Erkennung von Beteiligten Sobald Dokumente im Fall hochgeladen werden, analysiert die KI deren Inhalte und erkennt automatisch alle relevanten Beteiligten. Dazu gehören in der Regel: Mandant und Gegner , weitere Beteiligte wie Eigentümer, Vermieter, Prokuristen, Ärzte, Elternteile oder Behörden. Die Zuordnung erfolgt automatisch anhand der im Dokument erkannten Rollen und Zusammenhänge. Beteiligten Kategorien Jeder Beteiligte wird einer der drei Kategorien zugeordnet: | Kategorie | Beschreibung | Beispiel | | | | | | Natürliche Person | Einzelpersonen mit persönlichen Daten (Anrede, Name, Adresse etc.) | Mandant, Gegner, Eigentümer | | Juristische Person | Unternehmen, Gesellschaften oder Organisationen mit Firmenname, Ansprechpartner, Bankdaten etc. | GmbH, AG, Versicherer | | Institution | Öffentliche oder sonstige Stellen, die keine natürliche oder juristische Person sind | Behörden, Gerichte, Gemeinden | Diese Klassifizierung sorgt für eine klare Trennung der Daten und erleichtert die Zuordnung im weiteren Bearbeitungsprozess. Rollen von Beteiligten Jeder erkannte Beteiligte erhält automatisch eine Rolle , die seine Funktion im Fall beschreibt. Beispiele für Rollen sind: Mandant Gegner Eigentümer Vermieter / Mieter Prokurist Arzt Elternteil Die Auswahl der Rollen ist umfangreich und wird regelmäßig erweitert. Beteiligte anzeigen, bearbeiten und löschen Links in der Seitenleiste sehen Sie alle Beteiligten des Falls. Klicken Sie auf einen Namen, um die zugehörigen Daten anzuzeigen. Rechts erscheinen die detaillierten Informationen: Typ und Rolle Persönliche Daten (z. B. Name, Adresse, E Mail, Telefonnummer) Quelle des Eintrags (Dokument, aus dem die Information stammt) Datum der letzten Aktualisierung Sie können alle Felder manuell anpassen. Änderungen werden dauerhaft im Fall gespeichert und im Versionsverlauf dokumentiert (sichtbar über das Uhr Symbol). Über das Dreipunkt Menü (⋯) können Beteiligte außerdem gelöscht werden, falls sie im Fall nicht mehr relevant sind. Beteiligte manuell hinzufügen Falls ein Beteiligter nicht automatisch erkannt wurde, können Sie ihn manuell ergänzen: 1. Klicken Sie oben rechts auf „Beteiligten hinzufügen“ . 2. Wählen Sie den Typ (natürliche Person, juristische Person oder Institution). 3. Tragen Sie die Rolle und die relevanten Informationen ein. 4. Speichern Sie den neuen Eintrag. Der Beteiligte wird sofort in der Liste links angezeigt und steht allen Funktionen des Falls zur Verfügung. Zusammenspiel mit anderen Modulen Die erkannten Beteiligten sind eng mit weiteren Funktionen der Plattform verknüpft: Rechtsspezifische Daten: Verweise auf beteiligte Parteien, z. B. Eigentümer oder Vertragspartner. Dokumentengenerator: Platzhalter in Vorlagen werden automatisch mit den gespeicherten Beteiligten Daten befüllt. KI Chat: Zugriff auf Beteiligteninformationen zur Beantwortung von Fallfragen oder zur Erstellung von Schreiben. So wird sichergestellt, dass alle Module mit konsistenten Daten arbeiten. Tipps Prüfen Sie nach dem Hochladen von Dokumenten kurz, ob die Beteiligten korrekt erkannt wurden. Ergänzen Sie fehlende Angaben direkt, um Folgeprozesse wie Dokumentengenerierung oder Fallauswertung zu vereinfachen. Verwenden Sie konsistente Rollenbezeichnungen, damit alle Teammitglieder einheitlich arbeiten. Löschen Sie veraltete oder doppelte Beteiligte regelmäßig, um die Übersicht zu behalten. Nutzen Sie die Verknüpfung mit dem Dokumentengenerator, um Beteiligte direkt in Vorlagen einzusetzen. Häufige Fragen & Antworten Wie erkennt die KI die Beteiligten? Die KI analysiert alle hochgeladenen Dokumente und erkennt Namen, Rollen und Zusammenhänge automatisch anhand des Textkontexts. Kann ich Beteiligte manuell anlegen oder ändern? Ja. Jeder Beteiligte kann manuell ergänzt oder bearbeitet werden. Änderungen werden dauerhaft im Fall gespeichert. Was passiert, wenn ein Beteiligter doppelt erkannt wird? Doppelte Einträge können einfach gelöscht werden, um Redundanzen zu vermeiden. Werden Beteiligte in anderen Modulen automatisch übernommen? Ja. Alle erkannten und gespeicherten Beteiligten stehen in KI Chat, Dokumentengenerator und rechtsspezifischen Daten zur Verfügung. Kann ich eigene Rollen hinzufügen? Neue Rollen können über den JUPUS Support (support@jupus.de) beantragt und hinzugefügt werden.
Beteiligten Extraktion Wie JUPUS Mandanten, Gegner und Beteiligte erkennt und warum das sicher, kontrolliert und vorhersehbar abläuft Die digitale Aktenanlage und Dokumentenverarbeitung gehört zu den
Beteiligten Extraktion Wie JUPUS Mandanten, Gegner und Beteiligte erkennt und warum das sicher, kontrolliert und vorhersehbar abläuft Die digitale Aktenanlage und Dokumentenverarbeitung gehört zu den zentralen Funktionen von JUPUS. Damit Sie möglichst effizient arbeiten können, setzt JUPUS an mehreren Stellen KI gestützte Erkennungsverfahren ein, die Ihnen Zeit sparen sollen, jedoch ohne dabei Ihre Datenhoheit oder die juristische Qualität zu gefährden. Dieses Dokument erklärt, wann die KI automatisch Mandanten erkennt, warum Gegner niemals automatisch bestimmt werden und wie die tiefere Dokumentenanalyse funktioniert, die im Hintergrund abläuft, sobald eine Akte existiert. Einstiegspunkte der automatischen Mandantenerkennung JUPUS erkennt den Mandanten eines Vorgangs nur an zwei sehr klar definierten Stellen : bei der E Mail Weiterleitung an JUPUS beim manuellen Anlegen einer neuen Akte Nur in diesen beiden Situationen erhält die KI die Erlaubnis, selbstständig eine Zuordnung vorzunehmen bzw. Ihnen einen Vorschlag zu präsentieren. Diese Beschränkung ist ein bewusstes Sicherheitskonzept. Sobald eine Akte einmal besteht, findet keine automatische Neubestimmung von Mandant oder Gegner mehr statt. JUPUS versucht also nicht, bei einer bereits bestehenden Akte „schlau zu sein“ oder eigenständig zu erkennen, ob möglicherweise eine andere Person der eigentlich richtige Mandant wäre. Diese Funktion ist technisch vollständig deaktiviert, damit es nie zu Situationen kommt, in denen versehentlich Daten an eine falsche Person gelangen könnten oder eine KI Entscheidung übersehen wird. Die JUPUS KI wird hier nur ergänzend tätig und trägt beispielsweise die Adresse des Mandanten nach, sofern diese in einem der Dokumente zu finden ist. Darüber hinaus gibt es besonders sensitive Felder, die niemals von der KI automatisiert überschrieben werden dürfen, darunter z.B. die E Mail Adresse des Mandanten. Mandantenerkennung bei der E Mail Weiterleitung Wenn Sie eine E Mail an JUPUS weiterleiten, versucht die KI anhand der Metadaten der Nachricht zu erkennen, welchem Mandanten diese E Mail zugeordnet werden soll. Dabei analysiert die KI den Absender, mögliche Weiterleitungssignaturen sowie den allgemeinen Kontext der Nachricht, sowie die angehängten Dokumente. Ziel ist, den passenden Mandanten ohne manuelle Arbeit zu identifizieren, um Ihnen den Schritt der Zuordnung abzunehmen. Die automatische Gegnererkennung ist an dieser Stelle bewusst deaktiviert. Tests haben gezeigt, dass die Qualität der KI Modelle dafür noch nicht ausreicht, um wirklich zuverlässig gute Resultate zu liefern. Um Fehlzuordnungen auszuschließen, wird der Gegner beim E Mail Eingang grundsätzlich nicht automatisiert gesetzt. Vorschlagslogik beim manuellen Anlegen einer Akte Wenn Sie eine Akte manuell anlegen und Dokumente hochladen, führt JUPUS eine schnelle Analyse der Dokumente durch. Dabei versucht die KI, mögliche Mandanten oder Gegner vorzuschlagen. Diese Analyse ist bewusst leichtgewichtig gehalten. Sie soll in wenigen Sekunden Ergebnisse liefern, damit Sie die Akte ohne Verzögerung einrichten können. Die KI macht an dieser Stelle lediglich Vorschläge keine Entscheidungen. Denn gerade beim ersten Anlegen sind Sie als Anwalt bzw. ReFa natürlich die verlässlichste Quelle dafür, wer Mandant und Gegner sind. Hier geht es also um Geschwindigkeit, nicht um ultimative Präzision. Dazu liefert JUPUS Ihnen auf der Seite zum manuellen Anlegen einer Akte unter den jeweils hochgeladenen Dokumenten eine einfache Möglichkeit schnell und einfach durch einen Klick auf den Beteiligten die richtige Person auszuwählen. Neues Feature: Zusätzliche Kanzlei Hinweise zur verbesserten Mandantenerkennung Mit einigen Testkanzleien erproben wir derzeit ein neues Feature, das der KI zusätzliche Informationen über Ihre Kanzlei zur Verfügung stellt. Ziel ist es, die automatische Mandantenerkennung noch zuverlässiger zu machen und Fehleinschätzungen bereits im Ansatz zu vermeiden. Tests haben gezeigt, dass bereits kleine Hinweise einen großen Einfluss auf die Qualität der Erkennung haben können. Deshalb wird in den nächsten Tagen für alle Kanzleien ein neues Eingabefeld freigeschaltet. In diesem Feld können Sie der KI kurze Hinweise zu Ihrer Arbeitsweise, zu typischen Fallkonstellationen oder zu mandatsbezogenen Besonderheiten Ihrer Kanzlei mitgeben. Schon sehr einfache Angaben können die Genauigkeit deutlich erhöhen. Ein Beispiel: Wenn Ihre Kanzlei vor allem im Inkasso tätig ist und ausschließlich unternehmerische Gläubiger vertritt, reicht bereits der Hinweis wie: „Wir arbeiten im Inkasso und vertreten ausschließlich die Unternehmensseite.“ Mit diesem Kontext kann die KI dann beispielsweise bei einer weitergeleiteten Rechnung mit beigefügter Mahnung zuverlässig erkennen, dass Ihr Mandant der Mahnende ist und nicht der Empfänger der Mahnung. Tiefgehende Dokumentenanalyse in bestehenden Akten Sobald eine Akte besteht und Dokumente darin vorliegen, startet im Hintergrund ein völlig anderes Analyseverfahren. Dieses ist deutlich umfassender und dient mehreren Zwecken: Vorbereitung der Inhalte für den KI Chat juristische Extraktion relevanter Daten Erkennung weiterer Beteiligter aus den Dokumenten Diese Analyse ist wesentlich gründlicher als die schnelle Erstextraktion. Sie läuft länger, nutzt mehr Rechenleistung und arbeitet mit verschiedenen spezialisierten Verfahren, um die Dokumente juristisch sinnvoll aufzubereiten. Wichtig ist jedoch: Auch in dieser tiefgehenden Analyse ist die Fähigkeit der KI, Mandanten oder Gegner neu zu setzen, absichtlich komplett deaktiviert . Die KI darf Erkenntnisse über mögliche Beteiligte sammeln aber nicht die Struktur der Akte verändern. Fazit JUPUS verbindet schnelle, effiziente Hilfe während der Aktenanlage mit einer tiefgehenden juristischen Analyse im Hintergrund, ohne dabei die Sicherheit und die Hoheit über Ihre Daten zu gefährden. Zu Beginn sorgt JUPUS für Tempo, indem es Vorschläge liefert oder beim E Mail Eingang den Mandanten erkennt. Sobald eine Akte existiert, arbeitet die KI gründlich und strukturiert aber niemals autonom an den essenziellen Aktenparametern Mandant und Gegner . So stellt JUPUS sicher, dass Sie jederzeit die volle Kontrolle behalten, während Ihnen die KI dennoch wesentliche Arbeit abnimmt.
Bearbeitung Fragebögen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in JUPUS bestehende Fragebögen bearbeiten und verwalten können. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste der Einstellungen auf den Menüp
Bearbeitung Fragebögen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in JUPUS bestehende Fragebögen bearbeiten und verwalten können. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste der Einstellungen auf den Menüpunkt " Mandantenaufnahme" und wählen Sie anschließend den Unterpunkt " Fragebögen" aus, um die Übersicht aller verfügbaren Fragebögen zu öffnen. Hier stehen Ihnen ein Suchfeld und verschiedene Filter zur Verfügung, um bestimmte Fragebögen schneller zu finden. Titel ändern Klicken Sie auf das Stift Symbol neben dem Namen eines Fragebogens, um den Titel direkt in der Tabelle zu ändern. Fragebögen bearbeiten Klicken Sie auf den Titel eines Fragebogens, oder alternativ auf das Dreipunkt Menü am rechten Ende der Zeile und wählen " Bearbeiten" aus, um den Fragebogen zur Bearbeitung zu öffnen. Im Bearbeitungsmodus stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, welche Sie bereis von der Erstellung neuer Fragebögen kennen. Vergessen Sie nicht, Ihre vorgenommenen Änderungen über den Button "Fragebogen speichern" oben rechts zu sichern. Innerhalb der Übersicht aller Fragebögen können Sie nachvollziehen, wer von Ihren Kollegen zuletzt eine Änderung am Fragebogen vorgenommen hat. Fragebogen duplizieren Erstellen Sie eine Kopie eines bestehenden Fragebogens indem Sie innerhalb der Fragebogen Übersicht auf das Dreipunkt Menü am rechten Ende der gewünschten Zeile klicken und "Duplizieren" auswählen. Es wird automatisch eine Kopie des Fragebogens erstellt und geöffnet, die Sie anschließend nach Belieben bearbeiten können. Fragebogen löschen Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü am rechten Ende der Zeile eines Fragebogens und wählen Sie "Löschen" aus, um diesen unwiderruflich zu entfernen.
Erstellung Fragebögen Die digitalen Fragebögen in JUPUS ermöglichen es Ihrer Kanzlei, Informationen und Dokumente von Mandanten strukturiert, digital und vollständig einzuholen. Sowohl zur Ergänzung b
Erstellung Fragebögen Die digitalen Fragebögen in JUPUS ermöglichen es Ihrer Kanzlei, Informationen und Dokumente von Mandanten strukturiert, digital und vollständig einzuholen. Sowohl zur Ergänzung bestehender Anfragen als auch zur Anlage neuer Fälle ohne Papierchaos oder manuelles Abtippen. Klicken Sie innerhalb der Einstellungen unten links auf "Mandantenaufnahme" und wählen Sie "Fragebögen" aus. Klicken Sie auf den Button "Neuer Fragebogen" oben rechts, um den Fragebogen Editor zu öffnen. KI gestützte Fragebogen Erstellung (optional) Klicken Sie auf den Button "Mit KI generieren" in der oberen Aktionsleiste. Es öffnet sich ein Dialogfenster mit zwei Optionen, die entweder separat, oder in Kombination genutzt werden können: Datei hochladen : Ziehen Sie eine PDF oder Word Datei in den Upload Bereich oder klicken Sie auf "durchsuchen" , um eine lokal gespeicherte Datei auszuwählen. So können Sie aus einem Ihrer bisher genutzten Fragebögen einen digitalen Fragebogen in JUPUS erstellen lassen. KI Prompt eingeben : Geben Sie im Textfeld eine detaillierte Beschreibung ein, was der Fragebogen enthalten soll und welche Gliederung Sie wünschen. Klicken Sie anschließend auf "Erstellen" , um den Fragebogen automatisch generieren zu lassen. Titel, Rechtsgebiet und Rechtsthema werden entsprechend der genutzten Vorlage oder des Prompts automatisch übernommen oder vorgeschlagen. Sie können Ihren Fragebögen jedoch auch vollständig manuell erstellen. Fragebogen Details Klicken Sie im linken Seitenbereich auf "Fragebogen Details" , um diese zu bearbeiten. Sie können hier den Titel, sowie Rechtsgebiet und Rechtsthema des Fragebogens festlegen. Den Namen können Sie alternativ auch über das Stiftsymbol direkt neben dem Titel oben links bearbeiten. Abschnitte/Sektionen Auf der linken Seite werden unterhalb der Fragebogen Details die einzelnen Sektionen/Abschnitte des Fragebogens aufgeführt. Hierüber können die einzelnen Fragen gebündelt und z.B. nach Typen oder Themen separiert werden, um den Fragebogen übersichtlicher zu gestalten. Klicken Sie links auf einen Abschnitt, um die Bearbeitungsansicht auf der rechten Seite im Detail anzeigen zu lassen. Anhand eines Icons erkennen Sie, welcher Abschnitts Typ festgelegt ist: Waage = rechtsspezifischer Abschnitt : Für fachspezifische Fragen (z.B. Unfall Daten oder Angaben zum Arbeitsverhältnis) Kopf = Teilnehmerabschnitt : Für Fragen, die sich auf eine beteiligte Person beziehen (Mandant, Gegner, Zeuge etc.) Klicken Sie in der Bearbeitungsansicht auf der rechten Seite auf das Dropdown Menü und wählen Sie den passenden Abschnittstyp . Beim Teilnehmerabschnitt öffnet sich ein zusätzliches Dropdown Feld , aus welchem Sie die entsprechende Rolle auswählen können. Alle Fragen, die sich in diesem Abschnitt befinden, beziehen sich dann auf den ausgewählten Beteiligten. Aktivieren Sie den Schalter "Wiederholbar" , wenn der Abschnitt z.B. für die Angabe mehrerer Zeugen, Kinder, Erben genutzt werden soll. Sind alle Fragen in dem Abschnitt beantwortet worden, erfolgt so automatisch die Frage, ob ein weiterer Beteiligter mit dieser Rolle erfasst werden soll. Der gesamte Abschnitt wiederholt sich, bis "nein" ausgewählt wird. Dann geht es mit dem nächsten Abschnitt weiter. Klicken Sie unten links auf den Button "Abschnitt hinzufügen" , um einen neuen Abschnitt zu erstellen. Ziehen Sie Abschnitte im linken Seitenbereich per Drag and Drop an der gepunkteten Griffleiste, um die Anordnung zu ändern. Fragen erstellen und bearbeiten Klicken Sie auf den Button "Frage hinzufügen" innerhalb eines Abschnitts (entweder auf der linken Seite, oder rechts in der Detailansicht). Eine neue Fragekarte wird angelegt. Aktivieren Sie den Schalter "Erforderlich" in der oberen rechten Ecke der Fragekarte, wenn die Beantwortung der Frage verpflichtend sein soll. Ist diese Funktion aktiv, erscheint in der Übersicht auf der linken Seite ein rotes Sternchen in der Frage. Geben Sie im Feld " Fragetitel " die Frage ein und nutzen Sie optional den " Hilfstext " für zusätzliche Erläuterungen, die Ihren Mandanten beim Ausfüllen helfen. Über " Verknüpftes Feld " verbinden Sie die Frage optional mit konkreten Daten (z.B. Nachname, Staatsangehörigkeit, IBAN, Kennzeichen). Sie können die Auswahl über "Feldtyp" erweitern, indem Sie ggfs. weitere Rechtsgebiete aktivieren (dies hat über die Verknüpfung selbst hinaus keinen Einfluss). Entfernen Sie eine Verknüpfung über das Papierkorb Symbol . " Beteiligter " zeigt die Rolle an, welchen Sie für den Abschnitt ausgewählt haben und auf welchen sich die Fragen/Antworten beziehen. Haben Sie für die Frage eine Verknüpfung gewählt, erscheint in der Übersicht links ein grünes Kettensymbol in der Frage. [!WARNING] Tipp: Fragen Sie nicht nach "Vollständiger Name", "Anschrift" oder "Bankdaten", sondern separat nach: Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Bank, IBAN und BIC. So können Sie alle Daten entsprechend verknüpfen und korrekt in die zugehörige Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform hinterlegen lassen. Klicken Sie auf das Dropdown Feld "Eingabetyp" und wählen Sie das passende Format: Kurzer Text (eine Zeile, z.B. Name, Kennzeichen) Langer Text (mehrere Zeilen, z.B. Unfallschilderung) Zahl (schließt Eingabe von Buchstaben und Zeichen aus) Datum (erfordert Eingabeformat TT.MM.JJJJ) E Mail (erfordert korrektes Eingabeformat) Telefon (erfordert korrektes Eingabeformat) Boolean (Ja/Nein Auswahl) Einzelauswahl (ermöglicht das Erstellen verschiedener Antwortmöglichkeiten, von denen nur eine ausgewählt werden kann) Mehrfachauswahl (ermöglicht das Erstellen verschiedener Antwortmöglichkeiten mit Mehrfachauswahl) Datei Upload (zum Einfordern von Dokumenten, die direkt in die zugehörige Anfrage auf JUPUS übertragen werden) Logik Sprünge Bei Boolean (Ja/Nein) und Einzelauswahl steht Ihnen zusätzlich ein Logik Sprung zur Verfügung, welchen Sie über den Regler unten rechts in der Fragekarte aktivieren können. So legen Sie fest, mit welcher Frage es weitergehen soll, je nach gewählter Antwort. Dies bietet sich an, um den Mandanten das Überspringen von nicht relevanten Fragen zu ersparen. Beispiele: Ist keine Rechtsschutzversicherung vorhanden, dann können die Fragen zur Versicherungsgesellschaft, Versicherungsnummer und Schadennummer übersprungen werden. Ist der Mandant nicht verheiratet, brauchen zur Ehe keine Fragen beantwortet werden. Nach dem Logik Sprung erfolgt die Abfrage entsprechend des regulären Fragebogen Aufbaus weiter. [!CAUTION] Stellen Sie sicher, dass alle Fragen, die durch den Logik Sprung potentiell übersprungen werden, nicht als "Erforderlich" festgelegt wurden. Andernfalls kann der Fragebogen nicht vollständig ausgefüllt und abgesendet werden. Fragen verwalten Ziehen Sie Fragen auf der linken Seite per Drag and Drop an der gepunkteten Griffleiste, um die Reihenfolge innerhalb eines Abschnitts zu ändern. Alternativ können Sie über das Dreipunkt Menü die Frage innerhalb des Abschnitts um eine Position "Nach oben" oder "Nach unten" verschieben, oder über "In Abschnitt verschieben" einen anderen Abschnitt auswählen, in welchen Sie die Frage verschieben möchten. Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü einer Frage und wählen Sie "Duplizieren" , um eine Kopie der Frage zu erstellen. Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü und wählen Sie "Löschen" , um eine Frage zu entfernen. Vorschau und Speichern 19. Klicken Sie auf den Button "Fragebogen speichern" in der Aktionsleiste oben rechts, um alle Änderungen zu sichern. 20. Wählen Sie im Dreipunkt Menü einer Frage "Vorschau" , um zu sehen, wie die einzelne Frage dargestellt wird. 21. Über den Button "Vorschau" in der Aktionsleiste oben rechts, rufen Sie den gesamten Fragebogen im Vorschau Modus auf. 22. Klicken Sie auf "Zurück zu allen Fragebögen" oberhalb des Fragebogentitels, um zur Übersicht aller Ihrer Fragebögen zurückzukehren. Nach dem Speichern erscheint Ihr neuer Fragebogen in der Übersichtsliste und kann für die Mandantenaufnahme verwendet werden.
Bearbeitung Dokumentenvorlagen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bestehende Dokumentenvorlagen in JUPUS bearbeiten können. Öffnen Sie die "Einstellungen" und klicken Sie in der linken Seitenleis
Bearbeitung Dokumentenvorlagen In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bestehende Dokumentenvorlagen in JUPUS bearbeiten können. Öffnen Sie die "Einstellungen" und klicken Sie in der linken Seitenleiste unter dem Menüpunkt "Mandantenaufnahme" auf "Dokumentenvorlagen" . Die Übersicht zeigt alle verfügbaren Vorlagen in einer Tabelle. Nutzen Sie das Suchfeld oberhalb der Tabelle, oder das Dropdown Menü "Sortieren nach" , um eine Dokumentenvorlage in der Liste schneller zu finden. Vorlage zur Bearbeitung öffnen Klicken Sie auf das kleine Stift Symbol neben dem Namen einer Vorlage, um nur das Namensfeld direkt in der Tabelle zu bearbeiten. Alternativ klicken Sie auf das Dreipunkt Menü am rechten Rand der Zeile. Wählen Sie die Option "Bearbeiten" , um die Vorlage im Dokumenteditor zu öffnen. Das Menü bietet zusätzlich Optionen wie Vorschau, Duplizieren, Link kopieren, Herunterladen und Löschen . [!NOTE] Tipp: Sollten Sie Dokumente in Ihrer Liste haben, bei denen die Auswahl "Bearbeiten" ausgegraut ist, brauchen Sie dieses nicht vollständig neu aufzubereiten. Wählen Sie stattdessen "Herunterladen" , um die Dokumentenvorlage zu speichern und erstellen Sie anschließend eine neue Vorlage mit dem heruntergeladenen Dokument. Die bereits enthaltenen Textfelder werden automatisch übernommen . Diese Dokumentenvorlage kann nun ebenfalls jederzeit bearbeitet werden. Dokument bearbeiten Um den Namen der Vorlage zu ändern, klicken Sie auf das Stift Symbol neben dem Dokumenttitel oben links im Bereich des Editors. Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem Dokumenttitel, um zusätzliche Optionen anzuzeigen: Dokument ersetzen : Ermöglicht das Hochladen eines neuen Dokuments als Basis. Die gesetzten Felder bleiben bestehen, müssen aber ggfs. repositioniert werden. Alle Felder löschen : Entfernt sämtliche platzierten Formularfelder aus der Vorlage. Im Dokumenteditor sehen Sie die Vorlage als PDF Vorschau mit den bereits platzierten Formularfeldern . Klicken Sie auf ein bestehendes Feld, um es auszuwählen und zu bearbeiten . Die Eigenschaften des ausgewählten Feldes werden in der linken Seitenleiste unter "Eigenschaften" angezeigt. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an den vorhandenen Feldern vor: Verknüpfte Daten : Wählen Sie optional, ob das Feld mit personenspezifischen Daten verknüpft werden soll. Beteiligte: Weisen Sie eine Verknüpfung dem Mandant oder Gegner zu. Feldtyp : Ändern Sie den Feldtyp, ohne das Feld löschen und neu einfügen zu müssen. Platzhalter : Geben Sie optional einen Platzhaltertext ein, der vor der Eingabe im Feld angezeigt wird. Zugewiesen an : Legen Sie fest, ob das Feld vom Mandanten oder Ihnen ausgefüllt werden kann/soll. Als Pflichtfeld markieren : Aktivieren Sie diese Option, wenn das Feld zwingend ausgefüllt werden soll. Duplizieren: Erstellen Sie ein identisches Feld, welches anschließend an eine andere Position gezogen und bearbeitet werden kann. Wählen Sie den Button "Löschen" , oder drücken Sie die Löschen Taste , um ein ausgewähltes Feld zu entfernen. Im Bereich "Felder hinzufügen" oben in der linken Seitenleiste stehen verschiedene Feldtypen zur Verfügung. Ziehen Sie das gewünschte Feld per Drag & Drop auf das Dokument, platzieren Sie es an der gewünschten Stelle und ziehen Sie die kleinen Kästchen an den Ecken des Feldes, um die Größe anzupassen. Blättern Sie bei mehrseitigen Dokumenten durch die einzelnen Seiten, um diese zu bearbeiten. Nutzen Sie hierzu die Navigationspfeile rechts oberhalb des Dokuments. Vorschau und Speichern Klicken Sie auf den Button "Vorschau" oben rechts, um eine Ansicht des fertigen Formulars zu erhalten. In der Vorschau sehen Sie, wie die Felder für Sie (blau) und Mandanten (violett) dargestellt werden. Geben Sie testweise einen Text ein, um die korrekte Platzierung der Felder zu prüfen. Schließen Sie die Vorschau über das X Symbol in der oberen rechten Ecke des Vorschaufensters. Klicken Sie auf "Speichern" , um alle Änderungen an der Dokumentenvorlage zu sichern. Nach dem Speichern sind Ihre Änderungen an der Dokumentenvorlage gesichert und die aktualisierte Version steht für die weitere Verwendung in der Mandantenaufnahme zur Verfügung.
Erstellung Dokumentenvorlagen Erstellen Sie Ihre eigenen Dokumentenvorlagen und integrieren Sie somit Ihre kanzleieigenen Vollmachten, Mandatsbedingungen und Vergütungsvereinbarungen, um Sie zwecks di
Erstellung Dokumentenvorlagen Erstellen Sie Ihre eigenen Dokumentenvorlagen und integrieren Sie somit Ihre kanzleieigenen Vollmachten, Mandatsbedingungen und Vergütungsvereinbarungen, um Sie zwecks digitalem Ausfüllen und Signieren an Ihre Mandanten zu versenden. Über hinterlegte Verknüpfungen werden Dokumente mit bereits in der Anfrage vorliegenden Daten vorausgefüllt. Alle neuen, oder aktualisierten Daten, die über ein Dokument vom Mandanten eingeholt werden, landen automatisch in der zugehörigen Anfrage auf JUPUS, ebenso wie das ausgefüllte und signierte Dokument. Vorlage vorbereiten Nutzen Sie Dokumente im PDF Format , welche bereits so aufbereitet sind, dass ausreichend Platz für Textfelder vorhanden ist, in welche die angeforderten Daten eingetragen werden können. Entfernen Sie Platzhalter aus dem Dokument, da das Bearbeiten von Text und Formatierung über das Tool nicht möglich ist. Bei Dokumenten, die bereits Formularfelder enthalten, werden diese vom Editor automatisch übernommen und können bei Bedarf bearbeitet werden. [!NOTE] Tipp: Fügen Sie Ihre eigene Unterschrift bei Bedarf bereits in das PDF ein, bevor Sie es zur Bearbeitung in JUPUS hochladen, so müssen Sie diese vor dem Versand an Ihre Mandanten nicht manuell vornehmen. Neue Vorlage anlegen Navigieren Sie in den Einstellungen zum Bereich "Mandantenaufnahme" und wählen Sie dort "Dokumentenvorlagen" aus. Klicken Sie auf den Button "Vorlage erstellen" oben rechts. Laden Sie Ihr PDF Dokument über das Upload Feld hoch. Entweder per Drag and Drop, oder über die Auswahl von einem lokalen Speicherplatz. Entsprechend dem Dateinamen Ihres Uploads, wird bereits ein Name für Ihre Dokumentenvorlage vorgeschlagen. Sie können diesen bei Bedarf manuell anpassen. Klicken Sie auf "Vorlage erstellen" , um zum Dokumenteneditor zu gelangen. Formularfelder einfügen & positionieren Verwenden Sie die Zoom Steuerung oberhalb des Dokuments, um die Ansicht zu vergrößern oder zu verkleinern. Die Schaltfläche "An Seite anpassen" passt das Dokument optimal an den verfügbaren Platz an. Im linken Seitenbereich finden Sie unter "Felder hinzufügen" verschiedene Feldtypen: Kurzer Text : Für einzeilige Eingaben Langer Text : Für mehrzeilige Eingaben Datum : Für Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ Checkbox : Für Bestätigungen und Auswahloptionen Unterschrift : Für digitale Signaturen Ziehen Sie das gewünschte Feld auf die entsprechende Stelle im Dokument. Nach dem Platzieren können Sie das Feld jederzeit repositionieren. Die Kästchen an den Ecken der Felder ermöglichen eine Größenanpassung . Feldeigenschaften konfigurieren Klicken Sie auf ein platziertes Feld im Dokument, um es auszuwählen. Die Eigenschaften des Feldes werden im linken Seitenbereich unter Eigenschaften angezeigt. Öffnen Sie das Dropdown Menü "Verknüpfte Daten" und wählen Sie aus der Liste die passende Datenverknüpfung aus, beispielsweise Nachname, Straße, oder Geburtsdatum. Sie können die Suchfunktion nutzen, um schneller zum gewünschten Eintrag zu gelangen. Unter Beteiligte legen Sie fest, ob das Feld Daten vom Mandant oder Gegner enthalten soll. [!NOTE] Verknüpfungen in Dokumentenvorlagen sind lediglich mit personenspezifischen Daten von Mandant und Gegner möglich. Für umfangreichere Abfragen von Daten empfehlen wir Ihnen die Nutzung der digitalen Fragebögen , bei welchen Ihnen eine deutlich umfangreichere Auswahl an Verknüpfungen zur Verfügung stehen, auch für rechtsspezifische Daten . Das Dropdown "Feldtyp" zeigt den aktuellen Typ des Feldes an und ermöglicht es, diesen zu ändern, ohne das Textfeld vollständig entfernen und neu setzen zu müssen. Im Feld "Platzhalter" können Sie optional einen Hinweistext eingeben, der im Formular angezeigt wird, bevor der Nutzer eine Eingabe macht. Unter "Zugewiesen an" bestimmen Sie, wer das Feld ausfüllen darf/soll: Mandant : Das Feld wird vom Mandanten ausgefüllt und erscheint mit violetter Umrandung . Sie können diese Felder vor dem Versand bereits ausfüllen, der Mandant kann Ihre Eingabe jedoch noch bearbeiten oder überschreiben. Anwalt : Das Feld kann nur von Ihnen ausgefüllt werden und erscheint mit blauer Umrandung . Mandanten können hier keinen Eintrag und keine Änderungen vornehmen. Zur Orientierung erscheint oben rechts immer eine entsprechende Farbskala , welche die jeweilige Zuweisung definiert. Aktivieren Sie die Option "Als Pflichtfeld markieren" , wenn das Feld zwingend ausgefüllt werden muss. Pflichtfelder werden mit einem Sternchen (\ ) gekennzeichnet und das zurücksenden des Dokuments ist dem Mandanten nur möglich, wenn die Eingabe erfolgt ist. Felder duplizieren und löschen Um ein konfiguriertes Feld zu kopieren, wählen Sie es aus und klicken Sie auf "Duplizieren" links unten im Bereich der Eigenschaften. Das duplizierte Feld kann anschließend an eine andere Position gezogen und bearbeitet werden. Um ein Feld zu entfernen, wählen Sie es aus und klicken Sie auf "Löschen" . Blättern Sie bei mehrseitigen Dokumenten durch die einzelnen Seiten, um diese mit Textfeldern zu bestücken. Nutzen Sie hierzu die Navigationspfeile rechts oberhalb des Dokuments. Vorlage prüfen und speichern Klicken Sie auf den Button "Vorschau" oben rechts, um eine Ansicht des fertigen Formulars zu erhalten. In der Vorschau sehen Sie, wie die Felder für Sie (blau) und Mandanten (violett) dargestellt werden. Geben Sie testweise einen Text ein, um die korrekte Platzierung der Felder zu prüfen. Schließen Sie die Vorschau über das X Symbol in der oberen rechten Ecke des Vorschaufensters. Falls Sie den Namen der Vorlage ändern möchten, klicken Sie auf das Stift Symbol neben dem Vorlagentitel oben links. Klicken Sie auf "Speichern" , um alle Änderungen an der Dokumentenvorlage zu sichern. Ihre neue Dokumentenvorlage ist nun erstellt und in der Liste aller Ihrer Dokumentenvorlagen verfügbar. Sie können diese Vorlage ab sofort für die Mandantenaufnahme verwenden.
Aktenanlage Advolux Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Advolux" die Integration durch ein gesetztes Häkchen aktiviert ist. In JUPUS Be
Aktenanlage Advolux Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Advolux" die Integration durch ein gesetztes Häkchen aktiviert ist. In JUPUS Beginnen Sie, indem Sie eine Anfrage in JUPUS auswählen und öffnen. In Ihrer Anfragenansicht sehen Sie oben rechts den Button " Advolux Datei exportieren ". Mit einem Klick auf den Button wird eine zip Datei heruntergeladen . In Advolux Gehen Sie in Advolux zu der Eingabeleiste " Befehl eingeben ", tippen hier " import " ein und wählen Sie " Aktenimport " aus. Es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie hierüber Ihre aus JUPUS heruntergeladene zip Datei aus. Es öffnet sich erneut ein Fenster, welches den Import Vorgang darstellt. Sobald der Import beendet ist, können Sie auf " Schließen " klicken. Klicken Sie auf den Button " Akten " und wählen im Anschluss die Option " Akte öffnen ". Hier können Sie nach der frisch importierten Akte suchen und diese durch Auswählen öffnen .
Aktenanlage DATEV Hier erfolgt der Import der Anfrage aus JUPUS über das DATEV Inkasso Modul. Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " DATEV
Aktenanlage DATEV Hier erfolgt der Import der Anfrage aus JUPUS über das DATEV Inkasso Modul. Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " DATEV" die Integration durch ein gesetztes Häkchen aktiviert und die Anlage einer Import Schablone in DATEV bereits erfolgt ist. In JUPUS Öffnen Sie eine Anfrage in JUPUS , die Sie in DATEV als Akte anlegen möchten und klicken Sie oben rechts auf " DATEV Datei exportieren “. Im Bereich " Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. [!WARNING] Wichtig: Die Anrede sollte bei allen Beteiligten ausgefüllt sein. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte herunterladen" . Nach Abschluss dieser Schritte wurde Ihre Akte erfolgreich im DATEV Anwalt Inkasso Import Format erstellt und als zip Datei mit der XML Datei sowie allen ausgewählten Dokumenten heruntergeladen. Entpacken Sie die zip Datei. In DATEV Öffnen Sie nun DATEV und wählen Sie im Menü auf der rechten Seite unter " Forderungskonto " > " Inkasso Import ". Es öffnet sich ein Pop Up Fenster. Wählen Sie links oben Ihre Import Schablone aus, indem Sie auf den Stift klicken. Rechts oben können Sie die zu importierende Akte als Quelldatei auswählen . Klicken Sie hierzu auf das Ordner Symbol und wählen Sie die xml Datei aus der zuvor entpackten zip Datei aus. Klicken Sie auf " Import starten “. Das sich anschließend öffnende Fenster im txt Format können Sie schließen. Nachdem Sie die Aktenliste aktualisiert haben, sollte die neue Akte ganz oben in der Liste erscheinen. [!NOTE] Infos von DATEV zur automatischen Aktenanlage: <https://help center.apps.datev.de/documents/1005760 Infos von DATEV zu weiteren Import Schablonen: <https://help center.apps.datev.de/documents/1005759 )
Aktenanlage jur|nodes Stellen Sie sicher, dass die jur|nodes Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Jurnodes" aktiv ist und die Einrichtung bereits korre
Aktenanlage jur|nodes Stellen Sie sicher, dass die jur|nodes Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Jurnodes" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt und abschließend erfolgt ist. Die Eingabefelder mit Ihren jur|nodes Zugangsdaten sollten bereits ausgefüllt sein. Öffnen Sie die gewünschte Anfrage in JUPUS und klicken Sie oben rechts auf den Button " Akte anlegen ". Jurnodes Information Im nächsten Fenster können Sie im Bereich " Jurnodes Information" die folgenden Felder überprüfen und bei Bedarf anpassen: Datenpool Kurzrubrum Aktenverantwortlichen Rechtsgebiet Verfahrensschema Beteiligte auswählen Im Bereich " Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. Dokumente auswählen Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte anlegen" , um den Export zu jur|nodes zu starten. Nach erfolgreichem Export erscheint ein Bestätigungsdialog mit der Meldung, dass Ihre Akte erfolgreich an jur|nodes exportiert wurde. Sie werden automatisch weitergeleitet. Nach Abschluss dieser Schritte wurde Ihre Akte erfolgreich an jur|nodes exportiert und Sie können wie gewohnt mit der Anfrage in JUPUS weiterarbeiten.
Aktenanlage Actaport Stellen Sie sicher, dass die Actaport Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Actaport" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt
Aktenanlage Actaport Stellen Sie sicher, dass die Actaport Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Actaport" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt und abschließend erfolgt ist. Die Eingabefelder mit Ihren Actaport Zugangsdaten sollten bereits ausgefüllt sein. Öffnen Sie die gewünschte Anfrage in JUPUS und klicken Sie oben rechts auf den Button " Akte anlegen ". Actaport Information Im nächsten Fenster können Sie im Bereich " Actaport Information" die folgenden Felder überprüfen und bei Bedarf anpassen: Aktenbezeichnung Sachbearbeiter Assistent Beteiligte auswählen Im Bereich " Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. Dokumente auswählen Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte anlegen" . Nach erfolgreichem Export wird die Bestätigungsseite angezeigt, welche die Aktendetails aufführt und darauf hinweist, dass Dokumente nun in beide Richtungen zwischen JUPUS und Actaport synchronisiert werden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche " Zurück zum Fall" oben rechts, um zur Anfrageansicht zurückzukehren. Nach Abschluss dieser Schritte ist Ihre Akte erfolgreich in Actaport angelegt und alle ausgewählten Dokumente sowie Beteiligten wurden übertragen. Dokumente synchronisieren Mit der Anbindung an Actaport profitieren Sie von einer bidirektionalen Synchronisation von Dokumenten nach der Aktenanlage . So können Sie in JUPUS jederzeit einsehen, welche Dokumente einer Anfrage sich aktuell nur in JUPUS, oder nur in Actaport befinden und diese bei Bedarf einzeln, oder gebündelt synchronisieren. Wechseln Sie innerhalb einer Anfrage auf den Tab " Dokumente" , um alle in der Anfrage und in der Actaport Akte befindlichen Dateien anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche " Von Actaport aktualisieren" in der Toolbar oberhalb der Dokumentenliste. In der Spalte " Plattformstatus" sehen Sie den Synchronisationsstatus jedes Dokuments. Der Status " In Beiden" zeigt an, dass das Dokument bereits sowohl in JUPUS als auch in Actaport verfügbar ist. Über das Dreipunkt Menü am Ende jeder Dokumentzeile stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung: Vorschau Herunterladen Seiten organisieren Umbenennen Verlauf anzeigen Löschen Synchronisieren Um mehrere Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten, herunterzuladen, zu löschen, oder zu synchronisieren, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Dokumente. In der oben erscheinenden Aktionsleiste wählen Sie dann die gewünschte Aktion aus.
Aktenanlage Kleos Stellen Sie sicher, dass die Kleos Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Kleos" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt und absc
Aktenanlage Kleos Stellen Sie sicher, dass die Kleos Anbindung innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " Kleos" aktiv ist und die Einrichtung bereits korrekt und abschließend erfolgt ist. Die Eingabefelder mit Ihren Kleos Credetials sollten bereits ausgefüllt sein. Öffnen Sie die gewünschte Anfrage in JUPUS und klicken Sie oben rechts auf den Button " Akte anlegen ". Im nächsten Fenster können Sie im Bereich " Kleos Information" die folgenden Felder überprüfen und bei Bedarf anpassen: Typ Rubrum Erstellungsdatum Beschreibung Im Bereich " Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte anlegen" . Nach Abschluss dieser Schritte wird die Akte in Kleos angelegt und Sie können direkt in Ihrer Kanzleisoftware damit weiterarbeiten.
Aktenanlage LawFirm Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " LawFirm" die Integration durch ein gesetztes Häkchen aktiviert ist. In JUPUS Öf
Aktenanlage LawFirm Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen auf JUPUS, im Bereich " Kanzleisoftware" > " LawFirm" die Integration durch ein gesetztes Häkchen aktiviert ist. In JUPUS Öffnen Sie in JUPUS eine beliebige Anfrage und klicken Sie " LawFirm Datei exportieren ". Im Bereich " Beteiligte" werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte herunterladen" . In LawFirm Öffnen Sie anschließend LawFirm und gehen Sie zu " Extras " > " LawFirm Import ". Wählen Sie nach Verifizierung Ihrer Login Daten " Mandantsanfrage (KI Onboarding) ". Es öffnet sich ein Fenster, über welches Sie die exportierte JUPUS Datei für den Import auswählen können. Neben den übertragenen Adressdaten auf der linken Seite finden Sie einen Abgleich mit ähnlichen Daten auf der rechten Seite. Mögliche Kollisionen werden dabei automatisch markiert. Hierunter können Sie eine Auswahl treffen, welche Daten Sie letztendlich bei der Aktenanlage berücksichtigen möchten. Klicken Sie abschließend " Mandatsanfrage importieren ". [!WARNING] Weitere Informationen finden Sie zudem im LawFirm Benutzerhandbuch . Dieses können Sie in LawFirm über den Menüpunkt " ? / Hilfe zu LawFirm “ aufrufen. Die Anleitung zum Import finden Sie unter " Textverarbeitung und Datenaustausch “ im Kapitel 7 (S.74 75) .
Aktenanlage RA MICRO Aktenanlage in RA MICRO über die OMA Schnittstelle Die Integration der OMA Schnittstelle (Online Mandatsaufnahme) von RA MICRO in JUPUS ermöglicht es, Akten aus JUPUS direkt in RA
Aktenanlage RA MICRO Aktenanlage in RA MICRO über die OMA Schnittstelle Die Integration der OMA Schnittstelle (Online Mandatsaufnahme) von RA MICRO in JUPUS ermöglicht es, Akten aus JUPUS direkt in RA MICRO zu exportieren und dort unkompliziert neue Akten anzulegen. Dabei erfolgt die Übertragung verschlüsselt über eine per RA MICRO Online Store bezogenes kostenlose, so genannte, OMA Schnittstelle. Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen in JUPUS unter "Kanzleisoftware" > "RA MICRO" , der Export Typ " RA MICRO Postfach über die OMA Schnittstelle " ausgewählt ist und die Einrichtung korrekt und abschließend vorgenommen wurde. 1. Öffnen Sie eine Anfrage in JUPUS und klicken Sie dort oben rechts auf den Button " RA MICRO Akte anlegen ". 2. In der folgenden Ansicht werden Ihnen alle in der Anfrage befindlichen Beteiligten aufgeführt. Wählen Sie die zu exportierenden Beteiligten über die entsprechenden Checkboxen aus. Durch Anklicken der Beteiligten werden im rechten Bereich alle Informationen im Detail angezeigt. Kontrollieren und korrigieren Sie diese ggfs. vor der Aktenanlage. 3. Um einen Beteiligten zu entfernen, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Möchten Sie einen Beteiligten ergänzen, klicken Sie oben rechts auf den Button " Beteiligten hinzufügen " und erfassen Sie die zugehörigen Daten manuell. 4. Im Bereich " Dokumente " wählen Sie über die Checkboxen aus, welche Dokumente in die Akte übernommen werden sollen. Die Gesamtgröße der ausgewählten Dateien sowie das maximale Upload Limit werden unterhalb der Überschrift angezeigt. 5. Scrollen Sie anschließend ans Ende der Seite und klicken Sie dort auf " Akte anlegen" . 6. Sobald der Export vollständig abgeschlossen ist, öffnen Sie RA MICRO und gehen Sie dort auf " E Workflow " > " Posteingang ". 7. Sie sollten nun eine E Mail mit allen exportierten Daten im verschlüsselter Form erhalten haben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E Mail. Führen Sie den Rechtsklick entweder links auf dem weißen leeren Kästchen neben dem Anlagen Symbol oder in der Spalte "Akte" aus. Wählen Sie dann " Neue Akte von Online Mandat ". Fertig! Ihre neue Akte wurde erfolgreich auf RA Micro hinzugefügt. Aktenanlage in RA Micro über den Dateidownload Stellen Sie sicher, dass innerhalb der Einstellungen in JUPUS unter "Kanzleisoftware" > "RA MICRO" , der Export Typ " Dateidownload " ausgewählt ist und die Einrichtung des Zielordners korrekt und abschließend vorgenommen wurde. Öffnen Sie in eine Anfrage auf JUPUS und klicken oben rechts auf den Button "RA Micro Datei exportieren" . Nach der Beteiligtenprüfung und Auswahl zu übernehmender Dokumente, exportieren Sie die Datei. Diese finden Sie anschließend in Ihrem lokalen "Downloads" Ordner . Verschieben Sie nun die Datei, die Sie aus JUPUS heruntergeladen haben, in den "M Plattform“ Ordner . Starten Sie RA Micro und wählen Sie im Bereich "Akten" die Option "Akte anlegen" . Daraufhin erscheint eine Bestätigung, dass eine Onlineakte erfolgreich hinzugefügt wurde. Bestätigen Sie die Anlegung der Akte mit dem Anklicken des grünen Häkchens und erneut, um die Stammdaten zu bestätigen. Fertig! Ihre neue Akte wurde erfolgreich auf RA Micro hinzugefügt.
E Mails versenden JUPUS ermöglicht Ihnen das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von vorlagenbasierten Nachrichten direkt aus der Anfrage heraus. E Mail verfassen Das aufklappbare Panel innerhalb der
E Mails versenden JUPUS ermöglicht Ihnen das Erstellen, Bearbeiten und Versenden von vorlagenbasierten Nachrichten direkt aus der Anfrage heraus. E Mail verfassen Das aufklappbare Panel innerhalb der Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform enthält alle Werkzeuge zur E Mail Erstellung. Über das Dropdown Feld wählen Sie eine Ihrer vordefinierten E Mail Vorlagen aus. Betreff und Nachrichtentext werden somit automatisch befüllt, lassen sich jedoch bei Bedarf manuell anpassen auch per Diktierfunktion. Die Werkzeugleiste oberhalb des Textbereichs bietet Formatierungs Optionen für Fettdruck, Kursivschrift, Unterstreichung, Listenformatierung, Links, Bildeinbettung sowie Schriftgröße und Textfarbe. Alle Formatierungen werden direkt auf den zuvor markierten Text angewendet. Nutzen Sie die farbig hinterlegten Platzhalter , die dynamische Inhalte repräsentieren. Diese werden beim Versand automatisch mit den entsprechenden Daten befüllt. [!CAUTION] Wichtig: Vergessen Sie nicht, den Platzhalter "Fragebögen & Dokumente" zu integrieren, wenn Sie diese mit der E Mail versenden möchten. Unterhalb des Editors befindet sich ein Bereich zum Hinzufügen von Anhängen. Über den Plus Button fügen Sie Dokumentenvorlagen und/oder Fragebögen hinzu hinzu, die der Empfänger über einen Link aufrufen kann. Das Anhängen anderer Dokumente , als Ihrer Fragebögen und Dokumentenvorlagen, ist über die JUPUS Plattform nicht vorgesehen und bisher nicht möglich . Der violette Senden Button unten rechts schließt die Erstellung ab und versendet die E Mail an den Empfänger. Hierbei wird immer die in der Anfrage hinterlegte E Mail Adresse des Mandanten genutzt. Prüfen Sie diese ggfs. vorab noch einmal. E Mail Verlauf Zeigt alle gesendeten E Mails zur Anfrage chronologisch (neueste oben) an. Der Zustellstatus informiert Sie darüber, ob eine E Mail erfolgreich zugestellt werden konnte (grünes Badge "Zugestellt" ), oder nicht (rotes Badge "Nicht zustellbar" ). Mit einem Klick darauf öffnen Sie die Details und können nachvollziehen, wann die Zustellung erfolgt, oder aus welchem Grund diese fehlgeschlagen ist. Versandstatus Innerhalb Ihrer E Mail Einstellungen , können Sie unter "Versandstatus" festlegen, welche E Mail Versandereignisse verfolgt werden. Dadurch lässt sich nachvollziehen, ob E Mails erfolgreich zugestellt, geöffnet oder Links darin angeklickt wurden.
Anfragen Die einzelnen Anfragen stellen Ihnen alle zugehörigen Informationen und Dokumente eines Mandats zur Verfügung und sind der zentrale Punkt für die digitale Mandatsaufnahme und Bearbeitung des
Anfragen Die einzelnen Anfragen stellen Ihnen alle zugehörigen Informationen und Dokumente eines Mandats zur Verfügung und sind der zentrale Punkt für die digitale Mandatsaufnahme und Bearbeitung des Falls vor der Aktenanlage. Ganz oben innerhalb einer Anfrage wird der Name des Mandats , sowie der aktuelle Status auf Ihrer Plattform angezeigt. Direkt darunter ist aufgeführt, über welchen Kanal die Anfrage eingegangen ist, sowie Datum und Uhrzeit der Erstellung . Anfragenverwaltung Auf der rechten Seite finden Sie (sofern Ihre Kanzeisoftware mit JUPUS verbunden ist) den Button " Akte anlegen " , zur direkten Übertragung des Falls inklusive aller Beteiligten, Dokumente und Kommunikation an Ihre Kanzleisoftware. Befindet sich die geöffnete Anfrage im Status "Neu", "in Bearbeitung", oder "Abgelehnt", dann erscheint hier außerdem der Button "Anfrage abschließen" . Hiermit ändern Sie den Status und verschieben die Anfrage automatisch nach der abgeschlossenen Bearbeitung. Über das Dreipunkt Menü in der oberen rechten Ecke erreichen Sie weitere Aktionen zur Anfrage: Anfragen Status ändern Anfrage ablehnen Anfrage zusammenführen Alle enthaltenen Dokumente herunterladen Anfrage löschen [!CAUTION] Bei Anfragen, die abgeschlossen, abgelehnt, oder gelöscht wurden, wird automatisch auch das Mandantenportal deaktiviert . Alle zuvor mit dem Mandanten geteilten Links zu Dokumenten und Fragebögen sind dann nicht mehr erreichbar. Tab Navigation Die Registerkarten gliedern die Anfrage in thematische Bereiche: Allgemein: Stammdaten, Beteiligte und Kommunikation Rechtsspezifische Daten: Extrahierte Falldaten Beteiligte: Übersicht aller beteiligten Parteien Dokumente: Dokumentenverwaltung für die Anfrage Zuweisungsfelder Drei Auswahlfelder definieren die rechtliche Einordnung: Rechtsgebiet Rechtsthema Sachbearbeiter Mandant Das aufklappbare Panel auf der linken Seite enthält alle Stammdaten des Mandanten . Diese, sowie die Daten anderer Beteiligter und rechtsspezifische Daten, werden bei der automatischen Anlage über einen der Anfragenkanäle von der KI mit bereits erhaltenen Daten vorausgefüllt und im Laufe der Mandatsaufnahme ergänzt (z.B. durch die Verwendung und Übermittlung von Dokumenten und Fragebögen ). [!WARNING] Die KI priorisiert die Daten, welche Mandanten Ihnen per E Mail, über Fragebögen und Dokumente zukommen lassen, da die Daten in Dokumenten wie Verträgen und Rechnungen veraltet sein könnten. Gegner Unter den Mandantendaten werden alle Gegner als aufklappbare Karten angezeigt. Über den Button "Gegner hinzufügen" können Sie eine weitere Gegenpartei erfassen. Weitere Optionen Rechtsschutzversicherung: Liegt eine Rechtsschutzversicherung vor, finden Sie hier die Versicherungsgesellschaft, sowie die Versicherungsnummer. Interne Notizen: Das große Textfeld nimmt interne, fallbezogene Anmerkungen auf auch per Diktierfunktion die für den Mandanten nicht einsehbar sind. Anfrage Oben rechts finden Sie den Inhalt der Anfrage (je nach Eingangskanal z.B. den E Mail Text, oder den Chatverlauf). Ist der Inhalt sehr umfangreich und komplex, nutzen Sie den Button "Anfrage mit KI zusammenfassen". Termine Nutzen Sie die Online Terminbuchung, dann finden Sie unterhalb der Anfragen Zusammenfassung den Bereich "Termine" . Dieser führt alle Termine mit diesem Mandanten auf und bietet die Möglichkeit, einen neuen Termin zu vereinbaren. Erhaltene Dokumente Dieser Bereich listet alle eingegangenen Dokumente mit Vorschaubild, Dateiname und Herkunftskategorie auf. Sobald der Mandant Dokumente und Fragebögen ausgefüllt und abgeschickt hat, werden sie automatisch in Ihren "Erhaltenen Dokumenten" angezeigt. Des Weiteren werden Ihnen hier auch Dokumente, die mithilfe der Upload Funktion in Fragebögen hochgeladen wurden, als PDF angezeigt und können ebenfalls heruntergeladen werden. Alle Dokumenten Uploads werden automatisch ins PDF Format konvertiert. Sie können diese nach Name oder Datum sortieren , über das Augen Symbol eine Vorschau jedes Dokuments öffnen und sie einzeln herunterladen . "Dokumente bearbeiten" Öffnet die Detailübersicht für alle erhaltenen Dokumente dieser Anfrage, über welche Sie diese verwalten und bearbeiten können. Das Dreipunkt Menü in diesem Abschnitt ermöglicht den Upload weiterer Dokumente zu dieser Anfrage. Angeforderte Dokumente In der Rubrik "Angeforderte Dokumente" können Sie überprüfen, welche Dokumente noch nicht vom Mandanten ausgefüllt, signiert und abgeschickt wurden. Dies bedeutet, dass das betreffende Dokument noch nicht vollständig bearbeitet wurde. E Mail Erinnerungen für Mandant: Der violette Schalter aktiviert oder deaktiviert automatische Erinnerungs E Mails für diesen Mandanten. Ist diese Funktion aktiv, erhält der Mandant in festgelegten Abständen (standardmäßig alle drei Tage) eine Erinnerung an noch auszufüllende Dokumente und Fragebögen . Über das Dreipunkt Menü oberhalb des Abschnitts, können Sie Direktlinks zu weiteren Fragebögen und Dokumenten, oder zum Mandantenportal generieren. Das Dreipunkt Menü in der jeweiligen Zeile der aufgelisteten ausstehenden Dokumente generiert einen Link zwecks Direktzugriff darauf. Diese Optionen erleichtern Ihnen das erneute zur Verfügung stellen, sollte der Mandant die ursprüngliche E Mail nicht wiederfinden. [!CAUTION] Wichtig: Teilen Sie Links aus einer Anfrage nur mit dem entsprechenden Mandanten. Möchten Sie anderen Mandanten Links zu Dokumenten oder Fragebögen zur Verfügung stellen, tun Sie dies bitte nur über die zugehörige Anfrage , oder aus dem Bereich " Mandantenaufnahme " innerhalb Ihrer Einstellungen. Zudem können Sie den Fortschritt bei Fragebögen schon vor dem Rückerhalt einsehen und diese vorzeitig manuell abschließen , sollten die eingetragenen Daten bereits ausreichen. E Mail Vorlage auswählen: Wählt eine von Ihnen vordefinierte E Mail Vorlage aus, die automatisch Betreff und Text befüllt. Betreff und E Mail Text können auch bei vordefinierten Vorlagen noch manuell bearbeitet werden. Dokumentenvorlagen & Fragebögen: Über das Plus Symbol fügen Sie Dokumente und/oder Fragebögen hinzu. Beachten Sie bitte, dass diese nur an den Mandanten übermittelt werden, wenn im E Mail Text der Platzhalter "Fragebögen und Dokumente" vorhanden ist. Senden: Versendet die E Mail an den Mandanten. Es wird dabei automatisch die für den Mandanten hinterlegte E Mail Adresse verwendet. Prüfen Sie diese ggfs. vor dem Versand noch einmal. E Mail Verlauf Zeigt alle gesendeten E Mails zur Anfrage chronologisch (neueste oben) an. Der Zustellstatus informiert Sie darüber, ob eine E Mail erfolgreich zugestellt werden konnte (grünes Badge "Zugestellt" ), oder nicht (rotes Badge "Nicht zustellbar" ). Mit einem Klick darauf öffnen Sie die Details und können nachvollziehen, wann die Zustellung erfolgt, oder aus welchem Grund diese fehlgeschlagen ist.
Fragebögen & Dokumente versenden Versenden Sie im Rahmen der Mandatsaufnahme E Mails mit Fragebögen und Dokumentenvorlagen an Ihre Mandanten, um Stammdaten, Unterlagen und fallspezifische Informatione
Fragebögen & Dokumente versenden Versenden Sie im Rahmen der Mandatsaufnahme E Mails mit Fragebögen und Dokumentenvorlagen an Ihre Mandanten, um Stammdaten, Unterlagen und fallspezifische Informationen einzuholen. E Mail vorbereiten Über das Dropdown Feld im Bereich E Mail, innerhalb einer Anfrage, wählen Sie eine Ihrer vordefinierten E Mail Vorlagen aus. Betreff und Nachrichtentext werden somit automatisch befüllt, lassen sich jedoch bei Bedarf manuell anpassen. Die Vorlage enthält (sofern zugewiesen) bereits den entsprechenden Platzhalter für Fragebögen und Dokumente , sowie standardmäßige Anhänge . [!CAUTION] Wichtig: Vergessen Sie nicht, den Platzhalter "Fragebögen & Dokumente" im E Mail Text zu integrieren, wenn Sie diese mit der E Mail versenden möchten. Dokumentenvorlagen hinzufügen Unterhalb des E Mail Editors finden Sie den Bereich "Dokumentenvorlagen & Fragebögen" . Klicken Sie auf den Plus Button und wählen Sie "Dokumentenvorlage" . Es öffnet sich ein Dialogfenster mit einer Liste der verfügbaren Vorlagen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Dokumenten, um diese anzuhängen. Auf der rechten Seite des Fensters wird eine Vorschau des ausgewählten Dokuments angezeigt, wenn Sie auf den Dokumentennamen klicken. In der Vorschau können Sie bereits Textfelder ausfüllen . Klicken Sie diese an und tragen Sie die relevanten Informationen ein. Blättern Sie bei mehrseitigen Dokumenten durch die Seiten und stellen Sie sicher, dass Ihnen zugewiesene Pflichtfelder (z.B. Unterschrift des Anwalts) vor dem Versand ausgefüllt sind. Wichtig: Bereits in der Anfrage vorhandene Daten , werden in dafür vorgesehene Felder von Dokumenten und Fragebögen automatisch übernommen , um das Ausfüllen zu erleichtern. Ihnen zugewiesene Felder (blau hinterlegt) können von Mandanten nicht bearbeitet werden. Sie hingegen können Mandantenfelder (lila hinterlegt) bereits vorausfüllen, der Mandant kann sie jedoch überarbeiten. Ab dem Versand an den Mandanten, können Sie an dem Dokument keine Veränderungen mehr vornehmen. Die Textfelder sind im Nachgang nicht mehr zu bearbeiten . Um ein Dokument zur Auswahl hinzuzufügen, klicken Sie auf "Anhängen" , mithilfe von "Entfernen" ziehen Sie Ihre Auswahl wieder zurück. "Zurücksetzen" setzt die bereits von Ihnen vorgenommene Eingaben in den Textfeldern zurück. Wenn Sie alle gewünschten Dokumente ausgewählt und ggfs. bearbeitet haben, klicken Sie auf "Fertig" , um das Fenster zu schließen und die Dokumente zur E Mail hinzuzufügen. Fragebögen hinzufügen Klicken Sie auf den Plus Button im Bereich "Dokumentenvorlagen & Fragebögen" unterhalb der E Mail und wählen Sie "Fragebogen" . Im geöffneten Fenster können Sie über das Suchfeld oder per Scrollen aus den verfügbaren Fragebögen wählen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Über das Augen Symbol neben einem Fragebogen können Sie eine Vorschau aufrufen. Um einen Fragebogen zur Auswahl hinzuzufügen , können Sie außerdem auf das Plus Symbol rechts neben dem Eintrag klicken. Um die Auswahl rückgängig zu machen, klicken Sie auf das X Symbol . Klicken Sie auf "Anhängen" , um die ausgewählten Fragebögen zur E Mail hinzuzufügen. Nachbearbeitung und versenden Im Bereich "Dokumentenvorlagen & Fragebögen" sehen Sie nun alle hinzugefügten Elemente . Klicken Sie auf das jeweilige Stift Symbol, um ein Dokument zu bearbeiten , oder auf das Papierkorb Symbol , um ein Element zu entfernen . Klicken Sie abschließend auf den Button "Senden" , um die E Mail samt Anhängen an den Mandanten zu versenden. Nach dem Versand werden die angehängten Fragebögen und Dokumente im Bereich "Angeforderte Dokumente" innerhalb der Anfrage angezeigt. Der Mandant erhält Links zu den Fragebögen und Dokumenten , die er über das Mandantenportal bequem digital ausfüllen und signieren kann.
Anfragen bearbeiten Nachdem Anfragen über verschiedene Kanäle (Chatbot, E Mail, Fragebogen, Telefon, Terminbuchung) in JUPUS eingegangen sind, erfolgt die Bearbeitung vollständig auf Ihrer Plattform.
Anfragen bearbeiten Nachdem Anfragen über verschiedene Kanäle (Chatbot, E Mail, Fragebogen, Telefon, Terminbuchung) in JUPUS eingegangen sind, erfolgt die Bearbeitung vollständig auf Ihrer Plattform. Die Kommunikation in JUPUS bündelt alle Schritte der Mandatsbearbeitung an einem Ort. Durch Vorlagen, Anhänge und automatisierte Prozesse werden Standardfälle in Minuten statt Stunden bearbeitet. Keine verstreuten E Mails, keine doppelten Abläufe sondern ein klar strukturierter, effizienter Workflow, der die tägliche Kanzleiarbeit massiv vereinfacht. Vorteile für Ihre Kanzlei Zentrale Kommunikation: Alle Fälle laufen über Ihre JUPUS Plattform, nicht über individuelle Postfächer. Standardisierte Abläufe: E Mail Vorlagen und Anhänge sorgen für einheitliche und schnellere Bearbeitung. Automatisierung: Routineprozesse können mithilfe von KI beschleunigt, oder vollständig abgewickelt werden. Transparenz: Jede Nachricht und jeder Anhang ist in der Anfrage gespeichert kein Verlust von Informationen. Anfrage ablehnen Wenn eine Anfrage nicht passend ist (z. B. falsches Rechtsgebiet, keine Kapazität), nutzen Sie die vorbereiteten E Mail Vorlagen für die Ablehnungen . Der Status der Anfrage ändert sich hierdurch automatisch. So läuft die Ablehnung von Anfragen schnell, professionell und konsistent mit wenigen Klicks. Mandat annehmen Ist die Anfrage relevant , können Sie direkt aus JUPUS heraus weitere Informationen einholen und die Mandatierung starten. Dafür stehen Ihnen E Mail Vorlagen und Anhänge zur Verfügung, die in jeder Anfrage versendet werden können. Alle Schritte bleiben im Verlauf sichtbar und sind dokumentiert. Informationen einholen Sie haben zwei Optionen zur Ergänzung Ihrer E Mails: Fragebögen anhängen Wenn Informationen oder Unterlagen fehlen, fügen Sie einfach einen Fragebogen hinzu. Mandanten können diesen online ausfüllen die Antworten erscheinen automatisch in JUPUS. Perfekt für Nachforderungen fallrelevanter Daten . Dokumentenvorlagen anhängen Für Unterlagen zur Kenntnisnahme oder Mandatierung (z.B. Vollmachten, Vergütungsvereinbarungen, Datenschutzbelehrungen ) nutzen Sie Dokumentenvorlagen. Diese können direkt aus JUPUS versendet, digital ausgefüllt, signiert und automatisch zurückgesendet werden. Alle erhaltenen Dokumente und Fragebögen erscheinen innerhalb der Anfrage als PDF und stehen zur weiteren Verarbeitung und späteren Aktenanlage zur Verfügung. Best Practices Hinterlegen Sie Mail Vorlagen für wiederkehrende Standardfälle (z. B. Mandatsannahme, Rückfragen, Ablehnung). Fügen Sie häufig benötigte Anhänge direkt in die Mail Vorlage ein. Verwenden Sie Filter in der Anfragenübersicht (z. B. nach Rechtsgebiet), um die Übersicht über Ihre Anfragen zu behalten. Häufige Einwände & Antworten | Einwand | Empfehlung | | | | | „Ich schreibe lieber individuelle E Mails.“ | Sie können Vorlagen individuell anpassen sparen aber enorm Zeit, da Grundstruktur und Anhänge schon vorbereitet sind. | | „Ich habe Angst, dass Vorlagen zu unpersönlich wirken.“ | Formulieren Sie Ihre Vorlagen in Ihrem Kanzleistil einmal eingerichtet, bleibt der persönliche Ton erhalten. |
Anfragenübersicht Die Seite "Anfragen" bietet Ihnen eine zentrale Übersicht zur Verwaltung aller Mandantenanfragen mit Filtermöglichkeiten und direktem Zugriff auf die Detailinformationen. Über die ob
Anfragenübersicht Die Seite "Anfragen" bietet Ihnen eine zentrale Übersicht zur Verwaltung aller Mandantenanfragen mit Filtermöglichkeiten und direktem Zugriff auf die Detailinformationen. Über die obere Navigationsleiste auf Höhe des JUPUS Logos erreichen Sie die verschiedenen Bereiche der Plattform. Der Menüpunkt "Anfragen" ist dabei standardmäßig Ihre Startseite nach dem Login. Bearbeitungsstatus Neben dem Button zur Anlage einer neuer Anfrage finden Sie oberhalb der Anfragenübersicht in Tabellenform vier Kacheln, welche die Verteilung der Anfragen nach Bearbeitungsstatus zeigen: Neue Anfragen: Neu eingegangene, noch nicht bearbeitete Anfragen In Bearbeitung: Alle Anfragen, die sich aktuell in Bearbeitung befinden Abgeschlossen: Alle abgeschlossenen Fälle Abgelehnt: Zeigt abgelehnte Mandate an Die Kachel der ausgewählten und angezeigten Statuskategorie ist farblich hervorgehoben. Filter und Suche Die Filterleiste oberhalb der Tabelle bietet mehrere Möglichkeiten und bezieht dabei alle vier Statuskategorien ein. Suchfeld: Durchsucht Namen und Notizen nach dem eingegebenen Suchbegriff Rechtsgebiet: Zeigt nur Anfragen mit dem gewählten Rechtsgebiet an Sachbearbeiter: Zeigt nur Anfragen an, die dem gewählten Sachbearbeiter zugewiesen sind Nur mit ungesehener Aktivität: Blendet bei Aktivierung alle Anfragen ohne neue Aktivität aus Anfragentabelle Die Tabelle listet alle Anfragen entsprechend der gewählten Filter auf. Standardmäßig erscheint immer die neueste Anfrage ganz oben . Die Spalten Name, Eingang, Aktivität und Sachbearbeiter können Sie zudem nach Wert auf oder absteigend sortiert anzeigen lassen, indem Sie neben der jeweiligen Überschrift auf das Pfeil Symbol klicken. Zudem können Sie direkt innerhalb der Übersicht, ohne die Anfrage erst öffnen zu müssen, mit einem Kick auf die Schaltfläche "+ Sachbearbeiter" einen Sachbearbeiter zuweisen, ändern, oder entfernen. Ebenso haben Sie die Option, eine Notiz zu hinterlegen, zu ändern, oder zu löschen. In der Spalte " Dokumente " können Sie erkennen, wie viele der von Ihnen zu der Anfrage angeforderten Dokumenten und Fragebögen bereits vom Mandanten bearbeitet und zurückgesendet wurden. Das Dreipunkt Menü am Zeilenende öffnet weitere Aktionen für den jeweiligen Eintrag; z.B. als ungelesen markieren, zusammenführen, oder löschen. Rechts unterhalb der Tabelle wird Ihnen die Gesamtanzahl der Einträge , sowie die aktuelle Seitennummer angezeigt. Mit den Pfeilschaltflächen blättern Sie zwischen den Seiten.
Termin erstellen Versenden Sie aus einer Anfrage heraus Buchungslinks, damit Ihre Mandanten selbstständig einen Termin basierend auf Ihrer Verfügbarkeit buchen können, oder tragen Sie direkt einen pas
Termin erstellen Versenden Sie aus einer Anfrage heraus Buchungslinks, damit Ihre Mandanten selbstständig einen Termin basierend auf Ihrer Verfügbarkeit buchen können, oder tragen Sie direkt einen passenden Termin ein. Navigieren Sie innerhalb einer Anfrage zum Abschnitt " Termine" Dieser zeigt bereits gebuchte, noch ausstehende und abgelehnte Termine des Mandanten an. Alternativ erscheint der Hinweis "Keine Termine vorhanden", wenn noch keine angelegt wurden. Klicken Sie auf den Button "Termin erstellen" . Terminart auswählen Ihnen stehen zwei Termin Optionen zur Verfügung: Buchungslink senden : Wählen Sie diese Option, um dem Mandanten einen Link zu senden, über den er selbstständig einen Termin basierend auf Ihrer Verfügbarkeit buchen kann. Termin eintragen : Wählen Sie diese Option, wenn Sie einen bereits vereinbarten Termin direkt eintragen möchten. Termindetails konfigurieren 1. Wählen Sie eine verfügbare Leistung über das Dropdown Menü. 2. Anschließend können Sie den gewünschten Kalender auswählen. Dieses Feld ist erst nach der Leistungsauswahl aktiv. 3. Im Feld "Termin buchbar ab dem" können Sie festlegen, ab wann der Termin für den Mandanten buchbar sein soll. Klicken Sie auf das Eingabefeld und geben Sie Datum und Uhrzeit manuell ein oder nutzen Sie das Kalender Icon zur Auswahl. 4. Wählen Sie über das Dropdown Menü die Art des Termins aus. Auch dieses Feld ist erst nach der Leistungsauswahl aktiv. 5. Im Textfeld "Zusätzliche Informationen" können Sie optional weitere relevante Hinweise zum Termin für den Mandanten hinterlegen. 6. Klicken Sie auf "Buchungslink senden" , um den Link per E Mail an den Mandanten zu versenden. Bei der Option "Termin eintragen" können Sie zusätzlich die Checkbox " Auf Verfügbarkeiten beschränken" aktivieren und anschließend auf "Termin eintragen" klicken. Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf "Abbrechen" oder das Schließen Symbol (X) in der oberen rechten Ecke. Nach dem erfolgreichen Erfassen, erhält Ihr Mandant eine Benachrichtigung per E Mail mit dem Link zur Terminbuchung oder den Informationen zum eingetragenen Termin. Termine verwalten Der neue Termin wird nach der Buchung automatisch in der Anfrage unter "Termine" angezeigt. Hierüber können Sie den Status einsehen , Buchungen bestätigen, ablehnen und löschen .
Leistungen anlegen Erstellen Sie Ihre Leistungen für die Online Terminbuchung mit allen relevanten Informationen wie Beschreibung, Dauer, Preis und Terminart, die Ihren Mandanten zur Buchung zur Verfü
Leistungen anlegen Erstellen Sie Ihre Leistungen für die Online Terminbuchung mit allen relevanten Informationen wie Beschreibung, Dauer, Preis und Terminart, die Ihren Mandanten zur Buchung zur Verfügung stehen sollen. Leistung hinzufügen 1. Wählen Sie innerhalb der Einstellungen auf der linken Seitenleiste den Menüpunkt "Terminbuchung" . 2. Wählen Sie anschließend auf der linken Seite "Leistungen" aus. Ihre bereits erstellten Leistungen werden hier als Kacheln angezeigt. 3. Klicken Sie auf den Button "Leistung hinzufügen" . 4. Aktivieren Sie die Checkbox " Diese Leistung ist buchbar" , wenn die neue Leistung sofort für Mandanten sichtbar und buchbar sein soll. Sie können hierüber Ihre Leistungen jederzeit auch vorübergehend deaktivieren. Leistungsdetails Vergeben Sie der Leistung einen aussagekräftigen Titel , sowie eine Beschreibung , um Mandanten über den Inhalt der Leistung zu informieren und bei der Auswahl des passenden Termins zu helfen. Konfigurieren Sie Terminparameter über die Dropdown Felder: Dauer in Minuten : Wählen Sie die Dauer der Leistung Puffer zwischen Terminen : Legen Sie eine Pause zwischen aufeinanderfolgenden Terminen fest (z.B. zur Nachbearbeitung) Termin buchbar : Bestimmen Sie den Buchungszeitraum (Analog zur Dauer der Leistung, oder alle 5 60 Minuten) Aktivieren Sie die Checkbox "Preis anzeigen" , wenn der Preis während der Buchung angezeigt werden soll. Geben Sie in diesem Fall den Preis , die Währung und die Abrechnungseinheit an. Legen Sie im Bereich "Art des Termins" fest, welche Terminformate für diese Leistung verfügbar sein sollen: Online Termin : Für Videokonferenzen Telefon Termin : Für telefonische Beratungen Termin vor Ort : Für persönliche Termine in der Kanzlei Wählen Sie abschließend im Bereich " Kalender" aus, welchem der verknüpften Kalender diese Leistung zugeordnet werden soll. Klicken Sie auf den Button "Speichern" , um die neue Leistung zu erstellen. Nach dem Speichern wird die neue Leistung in der Übersicht angezeigt und steht – sofern als buchbar markiert – für die Online Terminbuchung zur Verfügung. Leistungen bearbeiten Sie können die Leistung jederzeit bearbeiten, indem Sie innerhalb der Übersicht auf die entsprechende Leistungskarte klicken.
Kalender einrichten Sparen Sie Zeit bei jedem neuen Termin ohne die Kontrolle über Ihren Kalender zu verlieren: Sie legen fest, welche Termine buchbar sind, für welche Rechtsgebiete und zu welchen Zei
Kalender einrichten Sparen Sie Zeit bei jedem neuen Termin ohne die Kontrolle über Ihren Kalender zu verlieren: Sie legen fest, welche Termine buchbar sind, für welche Rechtsgebiete und zu welchen Zeiten. Klicken Sie im linken Menüband innerhalb Ihrer Einstellungen auf "Terminbuchung" . Wählen Sie anschießend auf der linken Seite "Kalender" aus. Kalender verbinden Verbinden Sie mindestens ein Kalender Konto mit JUPUS. Nutzen Sie hierzu Ihren Login für z.B. Office365, Outlook, Google, oder iCloud von Apple. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint dieses Konto unten auf der Seite unter "Kalender" . [!CAUTION] Wichtig: Bitte unterscheiden Sie unbedingt, ob es sich um ein reines Outlook Konto handelt, oder ob Sie dieses über ein Microsoft 365 Paket nutzen. Andernfalls kann die Verbindung nicht hergestellt werden und keine Synchronisation erfolgen. Kalender konfigurieren Innerhalb eines Kalender Kontos können sich mehrere Kalender befinden. Konfigurieren Sie mindestens einen davon, der für die Terminvergabe genutzt werden soll. 1. Klicken Sie auf das Zahnrädchen des verbundenen Kalenders . 2. Ganz oben können Sie über ein Häkchen festlegen, ob der Kalender buchbar sein soll. Dies ermöglicht Ihnen z.B. das Deaktivieren des Kalenders, während einer Abwesenheit. 3. Geben Sie Ihren Namen , oder den der Kanzlei an und fügen Sie optional einen Titel und eine Beschreibung ein. Um die Terminbuchung zu individualisieren, können Sie außerdem Ihr Kanzlei Logo hochladen. 4. Klicken Sie unten rechts auf den Button "Speichern" , um Ihre Eingaben zu übernehmen. Verfügbarkeiten festlegen Wechseln Sie oberhalb der Maske auf den Reiter "Verfügbarkeiten" , um festzulegen, wann Sie Termine anbieten möchten. Üblicherweise sind dies die normalen Geschäftszeiten. Sie können aber auch individuelle Zeiten festlegen, indem Sie entsprechend grüne Blöcke setzen. Klicken Sie unten rechts auf den Button "Neue Regeln speichern" , um Ihre Verfügbarkeiten zu übernehmen.
Einrichtung Anrufweiterleitungsregeln Mit Anrufweiterleitungsregeln können Sie festlegen, dass wichtige Anrufer Ihr Team ohne Verzögerung erreichen – basierend auf Telefonnummern, Entitätstypen oder b
Einrichtung Anrufweiterleitungsregeln Mit Anrufweiterleitungsregeln können Sie festlegen, dass wichtige Anrufer Ihr Team ohne Verzögerung erreichen – basierend auf Telefonnummern, Entitätstypen oder bestimmten Schlüsselwörtern im Gesprächsverlauf. 1. Klappen Sie innerhalb Ihrer Einstellungen auf der JUPUS Plattform den Abschnitt " KI Anrufbeantworter " im linken Menüband auf und wählen Sie " Anrufweiterleitungsregeln " aus. 2. Auf der Regelübersicht werden Ihnen alle Ihre erstellen Weiterleitungsregeln angezeigt. Sie können diese nach Schlagworten durchsuchen, oder entsprechend des Regeltyps (Telefonnummern, Entitätstypen, Textkontext) über die Tabs filtern. Neue Regel erstellen 3. Klicken Sie auf den Button " Erste Regel erstellen" (bei leerer Regelliste) oder "Neue Regel" (wenn bereits Regeln vorhanden sind). 4. Tragen Sie im Feld " Regel Titel " einen aussagekräftigen, internen Namen für Ihre Regel ein, beispielsweise "Kanzlei Standort Köln", "Gericht Köln" oder "Dringend". 5. Bei " Auf Telefonnummern anwenden" aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Telefonnummer, für die diese Regel gelten soll. Es handelt sich dabei um die Nummer Ihres KI Anrufbeantworters, welcher Ihre Anrufe entgegennimmt. Bedingungen festlegen Im Abschnitt " Bedingung auswählen" stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: Basierend auf Telefonnummern : Die Weiterleitung erfolgt, wenn ein Anruf von bestimmten Nummern eingeht Basierend auf Entitätstypen : Die Weiterleitung erfolgt basierend auf dem Anrufertyp (z.B. Gericht, Richter, Anwalt) Basierend auf Textkontext : Die Weiterleitung erfolgt, wenn bestimmte Schlüsselwörter im Gespräch erkannt werden Bedingung: Telefonnummern Geben Sie im Feld unter " Wenn ein Anruf von einer dieser Nummern kommt:" die Telefonnummer ein, von welcher eingehende Anrufe weitergeleitet werden sollen Klicken Sie auf das Plus Symbol , um dieser Regel weitere Nummern hinzuzufügen Tragen Sie im Feld neben " Soll dieser Anruf weitergeleitet werden an:" die Zielnummer ein, an die der Anruf weitergeleitet werden soll Bedingung: Entitätstypen Öffnen Sie das Dropdown Menü zur Entitätsauswahl und wählen Sie die gewünschte Rolle aus der Liste (z.B. Gericht, Staatsanwalt, Gutachter) Bedingung: Textkontext Klicken Sie in das große Textfeld unter " Wenn die Bedingung erfüllt ist:" und geben Sie Schlüsselwörter oder Phrasen ein, die eine Weiterleitung auslösen sollen (z.B. "dringend", "Unfall", oder "Hausdurchsuchung") Es stehen Ihnen hierfür bis zu 255 Zeichen zur Verfügung. Trennen Sie mehrere Schlüsselwörter oder Phrasen durch ein Komma. Abschließen und Speichern Im Abschnitt " Nachricht vor der Weiterleitung" können Sie optional einen Text eingeben, der dem Anrufer vor der Weiterleitung mitgeteilt wird. Klicken Sie auf den Button " Weiter" , um zur Zusammenfassung Ihrer neuen Regel zu gelangen. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen und legen Sie anhand des Reglers oben rechts fest, ob Sie die Regel bereits aktivieren möchten. Um Korrekturen an der Regel vorzunehmen, klicken Sie auf den Button "Zurück". Klicken Sie auf " Speichern" , um die Regel zu erstellen. Nach dem Speichern werden Ihre Anrufweiterleitungsregeln sofort in der Regelliste angezeigt und sind – sofern aktiviert – direkt einsatzbereit. Regeln verwalten Innerhalb der Regelübersicht können Sie nun alle Ihre erstellten Regeln einsehen und verwalten. Klicken Sie auf das Stift Symbol neben der gewünschten Regel, um die jeweiligen Einstellungen anzupassen. Klicken Sie auf das Papierkorb Symbol neben der Regel, die Sie entfernen möchten. Nutzen Sie den Aktiv Schalter , um einzelne Regeln schnell ein oder auszuschalten.
Konfiguration KI Anrufbeantworter In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren KI Anrufbeantworter individualisieren und so ein professionelles und freundliches Anruferlebnis für Ihre Mandanten siche
Konfiguration KI Anrufbeantworter In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihren KI Anrufbeantworter individualisieren und so ein professionelles und freundliches Anruferlebnis für Ihre Mandanten sicherstellen. Klicken Sie in der linken Seitenleiste innerhalb der Einstellungen auf den Menüpunkt "KI Anrufbeantworter" und wählen Sie den Unterpunkt " Telefonnummern" aus. Eine Tabelle zeigt Ihnen alle verfügbaren Telefonnummern an. Klicken Sie auf die gewünschte Telefonnummer, um die Detailansicht zu öffnen. Kanzleidaten hinterlegen Sollten Sie mehr als einen KI Anrufbeantworter gebucht haben, vergeben Sie eine aussagekräftige, interne Bezeichnung für diese Telefonnummer. Diese hilft Ihnen, die Telefonnummer später leichter zu identifizieren. Geben Sie im Feld " Kanzleiname" den vollständigen Namen Ihrer Kanzlei ein. Dieser wird vom KI Anrufbeantworter verwendet, um Anrufer korrekt zu begrüßen. Tragen Sie im Feld " Original Telefonnummer" alle internen Rufnummern ein, von denen aus Anrufe auf den KI Anrufbeantworter umgeleitet werden sollen. Trennen Sie mehrere Nummern bitte mit einem Komma. [!WARNING] Wichtig: Diese Eintragung dient nicht dazu, die eigentliche Umleitung technisch auszulösen dies muss in Ihrer eigenen Telefonanlage eingerichtet werden. Die hier eingetragenen Nummern helfen der KI dabei, die Rufnummern zu erkennen und nicht versehentlich dem eigentlichen Anrufer zuzuordnen. Falls Sie eine kostenlose Erstberatung anbieten, aktivieren Sie die Checkbox " Erstberatung" . Die KI kann dann im Gespräch darauf hinweisen, dass die Erstberatung kostenlos ist. Hinterlegen Sie im Textfeld " Adresse" die vollständige Anschrift Ihrer Kanzlei, einschließlich Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Tragen Sie optional Ihre Öffnungszeiten ein. Geben Sie diese möglichst übersichtlich an, beispielsweise getrennt nach Wochentagen. Im Feld Kanzleimitarbeiter können Sie die Namen und Funktionen Ihres Teams hinterlegen. Geben Sie beispielsweise „Rechtsanwalt Max Müller" oder „ReFa Lisa Müller" ein, damit die KI diese Informationen bei Bedarf nutzen kann. Nachrichten individualisieren Die bereits hinterlegten Standard Nachrichten können entweder beibehalten, oder individualisiert werden. Formulieren Sie diese möglichst kurz, klar und mandantenfreundlich, um einen qualitativen Gesprächsfluss sicherzustellen. Hinterlegen Sie eine individuelle Begrüßungsnachricht , die Anrufer zu Beginn des Gesprächs hören. Über die " Nachricht bei nicht beantworteter Weiterleitung" definieren Sie den Text, der wiedergegeben wird, wenn eine von Ihnen eingerichtete Anrufweiterleitung nicht entgegengenommen werden kann. Passen Sie zuletzt die Abschiedsnachricht an, indem Sie einen freundlichen Abschlusstext eingeben, der Anrufer über die weiteren Schritte informiert. Ihre Eingaben werden automatisch gespeichert. [!NOTE] Tipp Kombinieren Sie den Anrufbeantworter mit Anrufweiterleitungsregeln, um dringende Anrufe gezielt an reale Personen zu übergeben.
KI Anrufbeantworter Der KI Anrufbeantworter ist ein sprachbasierter, KI gestützter Telefonassistent, der Anrufe im Namen Ihrer Kanzlei entgegennimmt. Jede Kanzlei, die den KI Anrufbeantworter nutzt, e
KI Anrufbeantworter Der KI Anrufbeantworter ist ein sprachbasierter, KI gestützter Telefonassistent, der Anrufe im Namen Ihrer Kanzlei entgegennimmt. Jede Kanzlei, die den KI Anrufbeantworter nutzt, erhält dafür eine individuelle Telefonnummer, auf die eingehende Anrufe weitergeleitet werden können zum Beispiel außerhalb der Bürozeiten oder wenn das Team ausgelastet ist. Während des Gesprächs führt der KI Anrufbeantworter eine strukturierte Aufnahme durch: Er begrüßt den Anrufer, stellt gezielte Rückfragen und sammelt alle wichtigen Informationen , um automatisch eine neue Anfrage in JUPUS anlegen zu können. Vorteile Kein entgangener Anruf: Der KI Assistent ist jederzeit erreichbar auch abends oder am Wochenende. Schnelle Fallerstellung: Jeder Anruf wird automatisch in JUPUS erfasst und im Fall eines neuen Mandats direkt als Anfrage angelegt. Weniger manuelle Arbeit: Kein Mitschreiben oder Nachtragen die KI erstellt ein vollständiges Protokoll. Nahtlose Integration: Alle Anrufdaten stehen direkt im System zur weiteren Bearbeitung bereit. Mandanten Erlebnis Für Anrufer fühlt sich das Gespräch natürlich und professionell an: Eine menschlich klingende Stimme antwortet sofort. Der KI Anrufbeantworter stellt nur relevante Fragen und reagiert individuell auf den Gesprächsfluss. Das Gespräch endet mit einer kurzen Zusammenfassung und einem Hinweis, wie es weitergeht (z. B. Rückmeldung per E Mail oder Rückruf). So entsteht der Eindruck eines echten, strukturierten Erstgesprächs auch außerhalb der Bürozeiten. Funktion Wenn ein Anruf eingeht, übernimmt der KI Anrufbeantworter automatisch den gesamten Erstkontakt: 1. Der Anrufer wird freundlich und professionell begrüßt . 2. Die Kontaktdaten und der Grund des Anrufs werden erfragt. 3. Durch gezielte Rückfragen ermittelt die KI die wesentlichen Fakten zum rechtlichen Anliegen . 4. Nach dem Gespräch erscheint der Anruf automatisch auf der Anrufliste Ihrer JUPUS Plattform . 5) Unqualifizierte Anrufe (z.B. Auflegen, oder keine Antworten) werden automatisch verworfen . Nach dem Anruf Sobald der Anruf beendet ist, erscheint dieser automatisch auf der Anrufliste Ihrer JUPUS Plattform und kann mit einem Klick als Anfrage erstellt werden. Das Kanzleiteam kann den Vorgang sofort weiter bearbeiten: Daten prüfen und ergänzen Fragebögen versenden Termine vereinbaren Antworten per E Mail Vorlage senden Der Anruf wird damit zu einem vollständig vorbereiteten Fall, der direkt im gewohnten Workflow weitergeführt werden kann. Welche Daten werden gespeichert? Nach dem Anruf finden Sie im Fall folgende Informationen, sofern diese vom Anrufer genannt wurden: Kontaktdaten: Name, Telefonnummer, E Mail Adresse Zusammenfassung: Kurze Beschreibung des Anliegens Problemstellung: Die zentrale juristische Fragestellung Rechtsspezifische Daten: Automatisch erkannte Parteien, Daten, Orte oder Beträge Alle Daten bleiben in der Anfrage bestehen und können zur weiteren Bearbeitung des Falls verwendet werden; z.B. im KI Chat oder im Dokumentengenerator. Häufige Fragen & Antworten Wie unterscheidet sich der KI Anrufbeantworter von einem klassischen Sekretariat? Er arbeitet vollautomatisch, kann aber personalisiert werden mit Ihrem Kanzleinamen, Begrüßungs und Abschlussnachricht. Kann ich festlegen, wann der KI Anrufbeantworter aktiv ist? Ja. Über Ihre Telefonanlage oder Weiterleitungsregeln können Sie bestimmen, wann Anrufe von der KI entgegengenommen werden. Erstellt der KI Anrufbeantworter immer einen neuen Fall? Nein, nur wenn es sich um ein neues Mandat handelt wird automatisch eine neue Anfrage erstellt. Andernfalls erscheint der Anruf auf Ihrer Anrufliste und kann von dort aus mit einem Klick als Anfrage erfasst werden.
CSP Fehler (Content Security Policy) Das Problem Der Jupus Chatbot reagiert nicht auf Nachrichten ? Wenn Sie F12 drücken, die Console Tab öffnen und dann eine Nachricht im Chatbot senden, erscheint fo
CSP Fehler (Content Security Policy) Das Problem Der Jupus Chatbot reagiert nicht auf Nachrichten ? Wenn Sie F12 drücken, die Console Tab öffnen und dann eine Nachricht im Chatbot senden, erscheint folgende Fehlermeldung ? Connecting to 'https://bot.jupus.de/webhooks/botario/message' violates the following Content Security Policy directive Was bedeutet das? Ihre Website nutzt eine Content Security Policy (CSP) eine Sicherheitsfunktion, die kontrolliert, welche externen Ressourcen geladen werden dürfen. Diese Einstellung blockiert die Verbindung zum JUPUS Chatbot. Die Lösung Die Content Security Policy Ihrer Website muss angepasst werden, um die Kommunikation mit dem Jupus Chatbot zu erlauben. Geben Sie hierzu folgende Domains frei: https://chat.bot.jupus.de zum Laden des Chatbot Skripts https://bot.jupus.de für die Kommunikation mit dem Chatbot https://cdn.jupus.de für statische Ressourcen (CSS, JS) Kontaktieren Sie ggfs. Ihren Webentwickler, Ihre IT Abteilung oder Ihren Website Host und teilen Sie folgende Information: Bitte fügen Sie die Domains https://chat.bot.jupus.de, https://bot.jupus.de, und https://cdn.jupus.de zur Content Security Policy unserer Website hinzu. Die erste Domain muss in script src, die zweite in connect src und die dritte in script src und style src freigegeben werden. Falls Sie WordPress mit einem Security Plugin (z.B. Wordfence, iThemes Security) nutzen, können Sie die Domains möglicherweise selbst unter “Content Security Policy” in den Plugin Einstellungen hinzufügen. Änderung überprüfen Nach der Anpassung: 1. Browser Cache leeren (Strg+Umschalt+Entf) 2. Seite neu laden (Strg+Umschalt+R) 3. Browser Konsole öffnen (F12 → Console) 4. Fehler prüfen die CSP Meldung sollte verschwunden sein 5. Chatbot testen prüfen Sie, ob der Chatbot funktioniert [!WARNING] Wichtig: Bestehende Regeln beibehalten : Fügen Sie nur die Jupus Domains hinzu, ohne Ihre vorhandenen CSP Regeln zu löschen Cache leeren : Leeren Sie nach Änderungen immer den Browser Cache, damit diese greifen können
Chatbot Der Jupus Chatbot ist ein digitaler Assistent, den Sie auf Ihrer Kanzlei Website einbinden können. So ermöglichen Sie es potenziellen Mandanten, direkt online ihr Anliegen zu schildern und ers
Chatbot Der Jupus Chatbot ist ein digitaler Assistent, den Sie auf Ihrer Kanzlei Website einbinden können. So ermöglichen Sie es potenziellen Mandanten, direkt online ihr Anliegen zu schildern und erste Informationen für ein neues Mandat zu übermitteln jederzeit und ortsunabhängig. Vorteile Automatische Mandatsaufnahme: Strukturierte Anfragen ohne manuellen Aufwand 24/7 Erreichbarkeit: Auch außerhalb der Bürozeiten verpassen Sie kein Mandat mehr Zeitersparnis: Sofortiger Zugriff auf Kontaktdaten und fallrelevante Informationen Der Chatbot Begrüßt den potentiellen Mandanten in einem professionellen, freundlichen Ton. Stellt gezielte Fragen , um das Anliegen und alle relevanten Daten zu erfassen. Leitet durch standardisierte Fragestrecken , die von erfahrenen Experten speziell für die typischen Fälle in verschiedenen Rechtsbereichen entwickelt wurden. Übermittelt die Anfrage direkt in die Jupus Plattform bereit für die weitere Bearbeitung durch Ihr Kanzleiteam. Automatische Anfragen Erstellung Alle über den Chat eingeholten Informationen werden automatisch als neue Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform angelegt. Darin sind folgende Daten zwecks Kontaktaufnahme immer vorhanden, da diese als Pflichtangabe abgefragt werden: Vollständiger Name, Telefonnummer und E Mail Adresse des Mandanten Grund der Kontaktaufnahme [!WARNING] Nicht alle Chatzeilen oder Zwischenfragen werden übertragen nur die tatsächlich gegebenen Antworten zu benötigten Daten für die Fallanlage. Dies wurde beabsichtigt so konzipiert, da längere und umfangreichere Abfragen mit mehr Pflichtangaben, sowie das Teilen sensibler Daten bevor ein Mandat zustande gekommen ist, zu einem erhöhten Abbruchrisiko führt. Die individuelle Anpassung von Fragestrecken ist daher nicht möglich . Um weitere Informationen zur Anfrage einzuholen, empfehlen wir Ihnen im nächsten Schritt die Nutzung eines Fragebogens, welchen Sie aus der Anfrage heraus ganz bequem per E Mail versenden können. Einstellungen Wir richten den Chatbot zu Ihrem Start mit JUPUS bereits entsprechend Ihrer Rechtsgebiete ein. Hierzu passen wir das Design farblich an Ihre Website an und wählen ca. fünf Rechtsthemen aus, die als Themenbuttons im Chatfenster erscheinen. Der Chatbot ist standardmäßig in der unteren rechten Ecke der Website platziert und öffnet sich nach 12 Sekunden Aufenthalt auf einer Seite automatisch. [!NOTE] Möchten Sie einen Themen Button ersetzen, das Farbdesign ändern, oder das automatische Öffnen deaktivieren? Zögern Sie bitte nicht, uns bezüglich Änderungen an Ihrem Chatbot direkt über support@jupus.de zu kontaktieren.
E Mail Weiterleitung Mit der E Mail Weiterleitung übermitteln Sie Anfragen Ihrer Mandanten aus Ihrem eigenen E Mail Postfach ganz einfach an Ihre JUPUS Plattform und generieren daraus automatisch eine
E Mail Weiterleitung Mit der E Mail Weiterleitung übermitteln Sie Anfragen Ihrer Mandanten aus Ihrem eigenen E Mail Postfach ganz einfach an Ihre JUPUS Plattform und generieren daraus automatisch eine neue Anfrage inklusive Text, Kontaktdaten und Anhängen. Sie erhalten hierzu eine individuelle JUPUS E Mail Adresse, welche wir für Sie erstellt haben. Diese finden Sie in Ihren E Mail Einstellungen unter " JUPUS E Mail Adresse ". Schritt für Schritt 1. E Mail öffnen in jedem beliebigen Postfach 2. "Weiterleiten" auswählen 3. An Ihre JUPUS E Mail Adresse senden (z. B. kanzleimustermann@email.jupus.de) 4. In JUPUS einloggen → "Anfragen" → "Neue Anfragen“ Vorteile für Ihre Kanzlei Ein zentraler Ort für alle Anfragen Informationen werden automatisch übernommen ganz ohne manuelles Abtippen Alle gängigen Datei Formate (PDF, JPG, DOC, IMG usw.) werden übernommen und von der KI automatisch ausgelesen Reduzierter Bearbeitungsaufwand im Sekretariat und nie wieder überfällige E Mails, Zettelchaos oder unvollständige Fälle JUPUS läuft auf EU Servern , ist GDPR/BRAO konform , und wird nicht mit Ihren Daten trainiert . Sie brauchen sich bei der Verwendung der Weiterleitungsfunktion also keine Sorgen um die Datensicherheit machen. Diese hat bei uns allerhöchste Priorität! [!NOTE] Tipps Tragen Sie Ihre JUPUS E Mail Adresse direkt im Website Kontaktformular oder beim externen Sekretariat ein, so landen alle Anfragen automatisch in JUPUS nicht erst in Ihrem Postfach. Leiten Sie jede neue Anfrage von Mandanten direkt weiter, nicht die internen Antworten oder CC Korrespondenzen. Nutzen Sie JUPUS als zentrale Arbeitsgrundlage anstatt Ihr Mail Postfach. Eine vollständig automatisierte Weiterleitung aus Ihrem Mail Postfach empfehlen wir Ihnen nicht. Leiten Sie ausschließlich neue Mandantenanfragen an JUPUS weiter und verhindern Sie, dass anderer E Mail Verkehr, interne Korrespondenzen und ggfs. sogar Werbung o.Ä. auf Ihrer Plattform landen.
Probleme E Mail Empfang Wenn E Mails, welche Sie an Ihre JUPUS E Mail Adresse weitergeleitet haben, nicht als neue Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform erscheinen, liegt die Ursache meist an einem vorges
Probleme E Mail Empfang Wenn E Mails, welche Sie an Ihre JUPUS E Mail Adresse weitergeleitet haben, nicht als neue Anfrage auf Ihrer JUPUS Plattform erscheinen, liegt die Ursache meist an einem vorgeschalteten Mail Filter. Je nach IT Umgebung gibt es zwei typische Fälle: Fall 1: Keine eigene Corporate Firewall Wenn Sie keine eigene vorgeschaltete Unternehmens Firewall verwenden, hilft es oft, unsere Absender in die Positivliste bzw. in die Liste sicherer Absender Ihres E Mail Anbieters aufzunehmen. Bitte tragen Sie dabei die folgenden Absender beziehungsweise Domains ein: Bei STRATO empfehlen wir, diese Einträge als sichere Absender zu hinterlegen: \ @jupus.de @ .jupus.de Hier geht´s zur STRATO Anleitung Bei T Online empfehlen wir, diese Absender/Domains in Spamschutz Plus freizugeben: @mail.jupus.de @jupus.de Hier geht´s zur Telekom Anleitung Fall 2: Eigene Corporate Mail Firewall Wenn Ihr Unternehmen eine eigene E Mail Firewall , ein Secure Mail Gateway oder eine vorgeschaltete Spam Filter Lösung verwendet, sollte Ihre interne IT eine gezielte Ausnahme für die von JUPUS genutzte Brevo Sendeinfrastruktur einrichten. Die folgende Konfiguration ist bewusst herstellerneutral formuliert und kann auf die meisten Corporate Firewalls, E Mail Gateways oder Mail Sicherheitslösungen übertragen werden. Empfohlene Konfiguration Die Firewall oder das E Mail Security Gateway sollte eingehenden SMTP Verkehr von den offiziellen Brevo Sende IP Bereichen zulassen. IP Bereiche Bitte erlauben Sie eingehende SMTP Verbindungen aus den folgenden IP Bereichen: | CIDR | Größe | | | | | 1.179.112.0/20 | 4.096 IPs | | 77.32.148.0/24 | 256 IPs | | 77.32.149.0/24 | 256 IPs | | 77.32.170.0/24 | 256 IPs | | 172.246.240.0/20 | 4.096 IPs | | 185.41.28.0/24 | 256 IPs | | 212.146.244.0/24 | 256 IPs | Sende Domains Wenn Ihre E Mail Sicherheitslösung domainbasierte Regeln unterstützt, sollten außerdem folgende Brevo Sende Domains zugelassen werden: mailinblue.com d.mailin.fr d.sender sib.com sendib.com sendibm0.com, sendibm1.com, sendibm2.com, sendibm3.com, sendibm4.com sendibt1.com, sendibt2.com, sendibt3.com, sendibt4.com sp1 brevo.net, sp2 brevo.net, sp3 brevo.net, sp9 brevo.net tsp1 brevo.net Quelle: Hier klicken Empfohlene Ausnahmen im E Mail Filter Um Fehlklassifizierungen durch Spamfilter oder Sicherheitsprüfungen zu vermeiden, empfehlen wir nach Möglichkeit folgende Ausnahmen: 1. E Mails aus den oben genannten Brevo IP Bereichen und Sende Domains zulassen. 2. Keine aggressiven Spamfilter Regeln auf E Mails anwenden, die von kanzlei@mail.jupus.de gesendet werden. 3. SPF und DKIM Prüfungen unverändert durchführen. 4. Keine Header Umschreibungen oder DKIM Modifikationen für vertrauenswürdige Absender durchführen. Sicherheitshinweis Die Ausnahme sollte ausschließlich für die oben genannten Brevo Sende IP Bereiche, Brevo Domains und E Mails von gelten. Eine generelle Lockerung der E Mail Sicherheitsrichtlinien wird nicht empfohlen. Wenn die Zustellung weiterhin nicht funktioniert Wenn unsere E Mails trotz dieser Schritte weiterhin nicht ankommen, leiten Sie diese Anleitung bitte an Ihre interne IT oder Ihren E Mail Administrator weiter. Besonders bei Unternehmenspostfächern liegt die Ursache häufig an zentralen Filterregeln, Quarantäne Einstellungen oder vorgeschalteten Secure Mail Gateways.
Vor Ort Mandantenaufnahme Die Vor Ort Mandantenaufnahme ermöglicht es Ihnen, fallspezifische Pakete aus Ihren digitalen Dokumenten und Fragebögen zu erstellen. Diese können dann per Link oder QR Code
Vor Ort Mandantenaufnahme Die Vor Ort Mandantenaufnahme ermöglicht es Ihnen, fallspezifische Pakete aus Ihren digitalen Dokumenten und Fragebögen zu erstellen. Diese können dann per Link oder QR Code mit Ihren Mandanten geteilt, oder direkt vor Ort in Ihrer Kanzlei auf einem Laptop oder Tablet zur Verfügung gestellt werden, um alle relevanten Daten für das Mandat einzuholen und automatisch auf Ihre JUPUS Plattform zu übertragen. Neues Paket erstellen 1. Klicken Sie im linken Menüband innerhalb Ihrer Einstellungen auf den Menüpunkt " Mandantenaufnahme" und wählen Sie " Vor Ort Mandantenaufnahme" aus. 2. Klicken Sie auf den Button " Neue Vor Ort Mandantenaufnahme" in der oberen rechten Ecke. 3. Geben Sie im Feld " Name" eine aussagekräftige, interne Bezeichnung für Ihr neues Mandantenaufnahme Paket ein (z.B. "Erstberatung Strafrecht"). 4. Wählen Sie über die Dropdown Menüs optional ein passendes Rechtsgebiet und Rechtsthema aus. 5. Im Abschnitt " Fragebogen" können Sie aus den verfügbaren Fragebögen auswählen, indem Sie die jeweiligen Kontrollkästchen neben den gewünschten Fragebögen aktivieren. 6. Gehen Sie ebenso im Abschnitt " Dokumentenvorlage" vor, um die gewünschten Dokumente auszuwählen. 7. Klicken Sie auf den Button " Vorschau" in der oberen rechten Ecke, um zu sehen, wie die Mandantenaufnahme für Ihre Mandanten dargestellt wird. 8. Ihre Einstellungen werden automatisch gespeichert. Klicken Sie oberhalb der Bearbeitungs Maske auf " Vor Ort Mandantenaufnahmen" , um zur Übersichtsliste zurückzukehren. Ihr neues Paket ist dort nun aufgeführt und zur Verwendung bereit. Pakete bearbeiten Klicken Sie in der Übersicht auf den Namen einer bestehenden Vor Ort Mandantenaufnahme, um diese zu bearbeiten. Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü am rechten Zeilen Ende einer Vor Ort Mandantenaufnahme, um folgende Optionen aufzurufen: Bearbeiten : Öffnet die Mandantenaufnahme zur Bearbeitung Umbenennen : Ermöglicht das Ändern des Namens direkt in der Übersicht Wiederverwendbaren Link kopieren : Kopiert den Zugangslink in die Zwischenablage QR Code : Zeigt einen QR Code an, den Mandanten scannen können, um die Mandantenaufnahme aufzurufen Löschen : Entfernt die Mandantenaufnahme dauerhaft QR Code nutzen Nach Auswahl von " QR Code" öffnet sich ein Pop Up mit dem QR Code und dem zugehörigen Link. Sie können hierüber: Den Link über " Link kopieren" in der Zwischenablage speichern Den QR Code über " QR Code speichern" herunterladen Teilen Sie den kopierten Link oder QR Code mit Ihren Mandanten, um ihnen Zugriff auf das Mandantenportal zu gewähren. Sobald die Dokumente und Fragebögen digital ausgefüllt und abgeschickt wurden, werden die Daten automatisch an Ihre JUPUS Plattform übertragen und dort als neue Anfrage angelegt.
Manuelle Erfassung Die manuelle Erfassung von Anfragen ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ein Mandat telefonisch oder persönlich vor Ort aufnehmen. Neue Anfrage anlegen Starten Sie in der Übersicht
Manuelle Erfassung Die manuelle Erfassung von Anfragen ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie ein Mandat telefonisch oder persönlich vor Ort aufnehmen. Neue Anfrage anlegen Starten Sie in der Übersicht Ihrer Anfragen auf JUPUS. Klicken Sie oben rechts auf den Button " Neue Anfrage anlegen" . Dokumente hochladen Sollten Ihnen bereits Unterlagen vorliegen (z.B. Verträge, Kündigung, Gutachten) laden Sie diese am besten zuerst hoch. Ziehen Sie hierzu die Dateien per Drag and Drop in den Upload Bereich oder klicken Sie auf " Dateiauswahl öffnen ", um Dateien von Ihrem Computer auszuwählen. Die JUPUS KI erkennt automatisch relevante Daten in den hochgeladenen Dokumenten und extrahiert das Rechtsgebiet, sowie die Beteiligten. Anfrage zuweisen Im Bereich " Anfrage " finden Sie drei Dropdown Felder, über welche Sie die folgenden Werte zuweisen können: Rechtsgebiet Rechtsthema Sachbearbeiter Beteiligte erfassen Im Bereich " Beteiligte " werden alle aus den hochgeladenen Dateien extrahierten Beteiligten aufgeführt und auf der linken Seite untereinander aufgelistet. Um die Informationen zu prüfen und zu bearbeiten, klicken Sie auf den jeweiligen Beteiligten in der linken Seitenleiste. Auf der rechten Seite erscheinen dann die zugehörigen Detailfelder. Bei der manuellen Erfassung ohne Dokumenten Upload, können die Eingaben selbstverständlich auch vollständig manuell erfolgen. Im Abschnitt " Informationen " können Sie folgende Angaben zuweisen: Typ : Wählen Sie zwischen Natürliche Person, Juristische Person oder Institution Rolle : Definieren Sie die Rolle des Beteiligten. Über das Suchfeld können Sie nach verfügbaren Beziehungstypen suchen, beispielsweise Mandant, Amtsträger, Angehöriger oder Anwalt Im Abschnitt " Persönliche Informationen " können Sie die Kontaktdaten des jeweiligen Beteiligten eingeben/anpassen. Um zusätzliche Personen oder Parteien hinzuzufügen, klicken Sie rechts oben im Beteiligten Abschnitt auf den Button " Beteiligten hinzufügen ". Falls Sie einen Beteiligten löschen möchten, klicken Sie auf das Dreipunkt Menü neben dem entsprechenden Eintrag im Linken Menüband und wählen Sie " Beteiligten löschen ". Anfrageninhalt und Notizen Am unteren Ende des Formulars finden Sie zwei Textfelder: Inhalt der Anfrage : Hier können Sie den Inhalt/die Beschreibung der Anfrage eingeben Interne Notizen : Nutzen Sie dieses Feld für interne Vermerke, die nicht für den Mandanten sichtbar sind Klicken Sie abschließend auf den Button " Speichern " oben rechts auf der Seite, um die neue Anfrage zu erstellen. Nach dem Speichern wird die Detailansicht der neu erstellten Anfrage angezeigt. [!NOTE] Tipp: Telefonische Schnellanlage Legen Sie eine neue Anfrage an, indem Sie nur die wichtigsten Kontaktdaten (Name, E Mail Adresse, Telefonnummer), sowie ggfs. das Rechtsgebiet aufnehmen und speichern. Senden Sie im Anschluss direkt aus der Anfrage heraus einen digitalen Fragebogen zu, um die weiteren relevanten Angaben einzuholen. Häufige Einwände & Antworten | Einwand | Empfehlung | | | | | „Ich trage die Anfrage lieber später nach.“ | Erfahrung zeigt: Je schneller die Anfrage digital angelegt wird, desto weniger Informationsverlust. Mit der Schnellanlage dauert das weniger als 30 Sekunden. | | „Ich habe schon alle Dokumente vorliegen wieso soll ich sie hochladen?“ | Durch den Upload liest die KI automatisch alle vorhandenen Daten aus Sie sparen Zeit und erhalten strukturierte Informationen direkt digital ohne manuelle Übertragung. | | „Was, wenn die KI etwas falsch erkennt?“ | Alle von der KI ausgefüllten Felder können manuell korrigiert werden. JUPUS zeigt außerdem den Quellverweis (z. B. „aus Dokument XY, Seite 3“), sodass Sie die Informationen jederzeit prüfen und bei Bedarf auch korrigieren können. |
Dokumente & Fragebögen Die digitale Mandatsaufnahme in JUPUS ermöglicht es Ihrer Kanzlei, Informationen und Dokumente von Mandanten strukturiert, digital und vollständig einzuholen ohne Papierchaos od
Dokumente & Fragebögen Die digitale Mandatsaufnahme in JUPUS ermöglicht es Ihrer Kanzlei, Informationen und Dokumente von Mandanten strukturiert, digital und vollständig einzuholen ohne Papierchaos oder manuelles Abtippen. Die KI in JUPUS liest hochgeladene Dateien automatisch aus Kontaktdaten, Aktenzeichen und weitere fallspezifische Informationen werden übernommen. Dokumentenvorlagen Dazu gehören beispielsweise Dokumente wie Datenschutzhinweise, Widerrufsbelehrung, Vollmacht und Vergütungsvereinbarung. Ihre Mandanten haben die Möglichkeit, die Dokumente digital am Laptop, auf dem Tablet oder Smartphone auszufüllen und zu signieren. Auf diese Weise erleichtern wir Ihnen den gesamten Prozess und sorgen für eine effiziente und bequeme Abwicklung Ihrer Dokumentenverwaltung. Fragebögen Mit digitalen Fragebögen können Sie nicht nur Stammdaten abfragen, sondern auch andere wichtige Informationen zum Sachverhalt erfassen. Ihr Mandant kann den Fragebogen ganz bequem digital ausfüllen, egal ob am Laptop, Tablet oder Smartphone. Dieser ersetzt klassische PDF oder Papierformulare und überträgt alle Antworten und hochgeladenen Dateien automatisch auf Ihre JUPUS Plattform. Starter Paket Damit Sie direkt mit der Mandantenaufnahme beginnen können, haben wir Ihnen bereits ein individuelles Paket an Dokumentenvorlagen und Fragebögen zusammengestellt. Sie finden diese innerhalb Ihrer Einstellungen auf der JUPUS Plattform (Zahnrädchen Symbol rechts oben) unter " Mandantenaufnahme " und können sie bei Bedarf jederzeit bearbeiten. Fehlt Ihnen noch etwas? Dann zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Gerne stellen wir Ihnen weitere rechtsspezifische Standard Fragebögen und Dokumente zur Verfügung. Individuelle Dokumente und Fragebögen Selbstverständlich haben Sie außerdem die Möglichkeit, eigene Dokumente und Fragebögen auf Ihrer JUPUS Plattform zu verwenden. Wie Sie diese ganz einfach digitalisieren und auf JUPUS einbinden können, erfahren Sie hier: Dokument erstellen Fragebogen erstellen Dokumente und Fragebögen versenden Wie Sie Dokumente und Fragebögen als Standard Anhang von E Mail Vorlagen festlegen, zeigen wir Ihnen hier: E Mail Vorlagen Wie Sie Dokumente und Fragebögen vor dem Versand einer E Mail aus JUPUS heraus manuell anhängen , erfahren Sie hier: Fragebögen und Dokumente versenden Direktlinks generieren Wie Sie Direktlinks zu Dokumenten und Fragebögen generieren, erklären wir Ihnen hier: Direktlinks generieren Vor Ort Mandantenaufnahme
Mitarbeiterprofile anlegen Weisen Sie Ihre gebuchten Lizenzen zu, um Ihren Mitarbeitern den Zugang zur JUPUS Plattform zu ermöglichen. Diese Einstellung ist nur für Mitarbeiter Accounts mit Administra
Mitarbeiterprofile anlegen Weisen Sie Ihre gebuchten Lizenzen zu, um Ihren Mitarbeitern den Zugang zur JUPUS Plattform zu ermöglichen. Diese Einstellung ist nur für Mitarbeiter Accounts mit Administratoren Rolle möglich. Mitarbeiter hinzufügen Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihrem Profil Namen. Klappen Sie die Sektion Kanzlei im linken Menüband auf, um die Unterkategorien anzeigen zu lassen und klicken Sie auf Mitarbeiter . Hier können Sie alle bereits angelegten Mitarbeiter sowie deren zugeordnete Rolle einsehen. Klicken Sie oben rechts auf den Button Mitarbeiter hinzufügen . Daten hinterlegen Füllen Sie im nächsten Schritt die erforderlichen Mitarbeiterinformationen aus: E Mail Adresse des Mitarbeiters Vorname des Mitarbeiters Nachname des Mitarbeiters [!CAUTION] Jedes Mitarbeiterprofil benötigt seine eigene E Mail Adresse. Wird ein Mitarbeiterprofil gelöscht, dann wird die zugehörige E Mail Adresse aus Sicherheitsgründen blockiert und kann nicht erneut zur Anlage eines Mitarbeiter Profils verwendet werden. Rolle zuweisen Wählen Sie über das Dropdown Menü die passende Rolle für den Mitarbeiter aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Anwalt und Sachbearbeiter : kann alle Anfragen auf der Plattform einsehen und bearbeiten kann gebuchte Features nutzen kann eigenes Profil bearbeiten Administrator : kann alle Anfragen auf der Plattform einsehen und bearbeiten kann gebuchte Features nutzen kann eigenes Profil bearbeiten kann allgemeine Kanzleieinstellungen vornehmen und Mitarbeiter verwalten Klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter erstellen" , um die Eingaben zu speichern und das neue Mitarbeiter Profil anzulegen. Die entsprechenden Zugangsdaten werden automatisch an die angegebene E Mail Adresse des Mitarbeiters geschickt und das Mitarbeiterprofil erscheint in der Mitarbeiterliste. Alternativ können Sie über den Button "Zurück zum Team" den Vorgang abbrechen und zur Mitarbeiterliste zurückkehren. Sie können entsprechend der Anzahl Ihrer gebuchten Lizenzen Mitarbeiter anlegen. [!NOTE] Benötigen Sie weitere Lizenzen, zögern Sie bitte nicht, uns über hello@jupus.de zu kontaktieren. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein entsprechendes Angebot und schalten die Arbeitsplätze kurzfristig frei.
E Mail Vorlagen Die Verwendung von E Mail Vorlagen spart Zeit und Aufwand. Wichtige Informationen sind damit in Ihren E Mails immer enthalten, Anhänge werden nicht mehr vergessen und Ihre Mandanten ge
E Mail Vorlagen Die Verwendung von E Mail Vorlagen spart Zeit und Aufwand. Wichtige Informationen sind damit in Ihren E Mails immer enthalten, Anhänge werden nicht mehr vergessen und Ihre Mandanten genießen eine einheitliche und professionelle Kommunikation. Vorlage erstellen Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihrem Profil Namen. Klappen Sie die Sektion " E Mails " im linken Menüband auf, um die Unterkategorien anzeigen zu lassen und klicken Sie auf " Vorlagen ". Hier können Sie alle bereits verfügbaren E Mail Vorlagen einsehen. Oberhalb der Vorlagenübersicht stehen Ihnen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung: Suchfeld: manuelle Eingabe von Suchbegriffen Type : Filtern nach Vorlagentyp Aufnahme oder Ablehnung Rechtsgebiet : Filtern nach spezifischen Rechtsgebieten Möchten Sie eine ganz neue Vorlage erstellen, dann klicken Sie rechts oben über der Vorlagenübersicht auf den Button " Vorlage erstellen " . Vorlage bearbeiten Klicken Sie alternativ auf das Dreipunkt Menü ganz rechts einer Zeile innerhalb der Vorlagenübersicht und wählen Sie die Option " Bearbeiten " aus um eine bereits vorhandene Vorlage zu ändern. Im Vorlageneditor haben Sie folgende Möglichkeiten, die ausgewählte E Mail Vorlage zu bearbeiten: Name: interne Bezeichnung der Vorlage Typ: Verwendungszweck der Vorlage Aufnahme : Für E Mails zur Mandatsaufnahme Ablehnung : Für Ablehnungsschreiben Rechtsgebiet der Vorlage (falls spezifisch) Betreff welcher in der versendeten E Mail erscheinen soll Bei der Textformatierung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Fett Kursiv Unterstrichen Liste mit Stichpunkten Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf den entsprechenden Button, um die gewünschte Formatierung zu übernehmen. Durch erneutes Anklicken wird die Formatierung wieder entfernt. Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf das Kettensymbol , um einen Link einzufügen . Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit " Einfügen ". Klicken Sie auf das Bildsymbol und wählen Sie zwischen: Bild per Drag and Drop in den markierten Bereich ziehen Auf den Upload Bereich klicken, um eine Datei auszuwählen Eine Bild URL eingeben und mit " Einfügen " bestätigen Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf Formatierung löschen (A mit X Symbol), um jegliche Formatierungen aus dem markiertem Text zu entfernen. Platzhalter einfügen Klicken Sie innerhalb Ihres E Mail Textes an die Stelle, an welcher Sie einen Platzhalter einsetzen möchten und dann auf das Klammer Symbol \[ \] oben rechts über dem Textfeld. Es öffnet sich ein Dropdown Menü mit verfügbaren Platzhaltern, aus denen Sie wählen können. [!NOTE] Tipp: Eine Übersicht aller verfügbaren Platzhalter, sowie deren jeweiliger Funktionen, finden Sie innerhalb Ihrer E Mail Einstellungen unter dem Punkt " Platzhalter ". Die ausgewählten Platzhalter werden als farbige Elemente im Text angezeigt und bei Versand der E Mail automatisch durch die entsprechenden Daten ersetzt. [!WARNING] Signaturen werden in einer separaten Einstellung erstellt und müssen im E Mail Text lediglich durch die entsprechenden Platzhalter gesetzt werden. Größe, Farbe und Schriftart des Textes legen Sie über die separate Einstellung des E Mail Designs fest. Fragebögen und Dokumente anhängen Unterhalb des Textfeldes finden Sie die Bereiche " Fragebogen " und " Dokumentenvorlagen ". Durch das Aktivieren der Checkboxen in der jeweiligen Zeile, wählen Sie aus den verfügbaren Fragebögen und Dokumentenvorlagen, welche automatisch immer mit dieser E Mail versendet werden sollen. [!CAUTION] Die Links zu den angehängten Dokumenten und Fragebögen werden nur dann an Ihre Mandanten übermittelt, wenn der Platzhalter "Fragebögen und Dokumente" an gewünschter Stelle in der E Mail Vorlage enthalten ist. Über den Vorschau Button ganz oben rechts im Editor können Sie jederzeit prüfen, wie die E Mail im aktuellen Status für den Empfänger dargestellt wird. Alle vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert. Ihre E Mail Vorlage ist sofort einsatzbereit und kann für die Mandantenkommunikation verwendet werden.
Signaturen Mit Standard Signaturen sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Signatur automatisch und einheitlich in jeder E Mail, die Sie aus Ihrer JUPUS Plattform heraus versenden, vorhanden ist
Signaturen Mit Standard Signaturen sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass Ihre Signatur automatisch und einheitlich in jeder E Mail, die Sie aus Ihrer JUPUS Plattform heraus versenden, vorhanden ist. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihrem Profil Namen. Klappen Sie die Sektion " E Mails " im linken Menüband auf, um die Unterkategorien anzeigen zu lassen und klicken Sie auf " Signatur ". Ihre Persönliche Signatur sollte Ihren Namen enthalten und ggfs. ergänzende Informationen wie z.B. Ihre Position/Funktion, oder individuelle Kontaktdaten. [!CAUTION] Diese Signatur wird nur dann automatisch in E Mails eingefügt, wenn Sie dem Mandat als Sachbearbeiter zugewiesen sind und der Platzhalter " Sachbearbeiter Signatur " oder " Vollständige Signatur " in der Vorlage gesetzt wurde. Die Kanzlei Signatur wird kanzleiübergreifend für alle Mitarbeiter erstellt und sollte den Kanzleinamen beinhalten, sowie ggfs. Adresse, Kontaktdaten und Logo. [!CAUTION] Diese Signatur wird nur dann automatisch in E Mails eingefügt, wenn der Platzhalter " Kanzlei Signatur " oder " Vollständige Signatur " in der Vorlage gesetzt wurde. Wie beim Erstellen von E Mail Vorlagen, stehen Ihnen für beide Signaturen, jeweils über dem Textfeld folgende Optionen zur Textformatierung zur Verfügung: Fett Kursiv Unterstrichen Liste mit Stichpunkten Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf den entsprechenden Button, um die gewünschte Formatierung zu übernehmen. Durch erneutes Anklicken wird die Formatierung wieder entfernt. Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf das Kettensymbol , um einen Link einzufügen . Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit " Einfügen ". Klicken Sie auf das Bildsymbol und wählen Sie zwischen: Bild per Drag and Drop in den markierten Bereich ziehen Auf den Upload Bereich klicken, um eine Datei auszuwählen Eine Bild URL eingeben und mit " Einfügen " bestätigen Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf Formatierung löschen (A mit X Symbol), um jegliche Formatierungen aus dem markiertem Text zu entfernen. Markieren Sie Wörter oder Textstellen und klicken Sie auf die entsprechenden Symbole rechts über dem jeweiligen Textfeld, um Schriftart, Größe und Farbe des Textes zu ändern. Mit einem Klick auf das Klammer Symbol <> können Sie Ihre Signatur als HTML Code anzeigen lassen. Ihre vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert. Beim Versenden von E Mails wird Ihre Signatur ab sofort automatisch an den Stellen der gesetzten Platzhalter eingesetzt. [!NOTE] Tipp: Fügen Sie eine Grußformel (z.B. "Mit freundlichen Grüßen") direkt in Ihre E Mail Vorlagen mit ein. So verhindern Sie, dass diese durch die möglichen Kombinationen der Platzhalter doppelt oder gar nicht in Ihren E Mails auftaucht. Vergessen Sie nicht, Ihre Signatur entsprechend anzupassen, wenn sich darin enthaltenen Daten einmal ändern sollten (z.B. Anschrift oder Kontaktdaten).
E Mail Design Über die E Mail Design Einstellungen legen Sie die Standardformatierung für ausgehende E Mails Ihrer Kanzlei fest. So ermöglichen Sie ein einheitliches und professionelles Bild bei der K
E Mail Design Über die E Mail Design Einstellungen legen Sie die Standardformatierung für ausgehende E Mails Ihrer Kanzlei fest. So ermöglichen Sie ein einheitliches und professionelles Bild bei der Kommunikation mit Ihren Mandanten. Das E Mail Design überträgt sich automatisch auf alle Ihre E Mail Vorlagen, sowie auf individuell verfasste E Mails, die aus Ihrer JUPUS Plattform heraus versendet werden. Formatierungen von Signaturen werden hiervon nicht beeinflusst. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihrem Profil Namen. Klappen Sie die Sektion " E Mails " im linken Menüband auf, um die Unterkategorien anzeigen zu lassen und klicken Sie auf " Design ". Die Gestaltungsoptionen der Textformatierung werden über drei Dropdown Felder gesteuert: Schriftart Schriftfarbe Schriftgröße Im Bereich " Vorschau " sehen Sie eine simulierte E Mail Darstellung, die Ihre Formatierungsänderungen in Echtzeit widerspiegelt. So können Sie prüfen, wie ausgehende E Mails für Empfänger erscheinen werden. Alle vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert.
Kanzlei Branding Gestalten Sie Ihr Mandantenportal für einen einheitlichen Kanzlei Auftritt. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihre
Kanzlei Branding Gestalten Sie Ihr Mandantenportal für einen einheitlichen Kanzlei Auftritt. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihrem Profil Namen. Klappen Sie die Sektion " Kanzlei " im linken Menüband auf, um die Unterkategorien anzeigen zu lassen und klicken Sie auf " Branding ". Brand Logo Laden Sie Ihr Kanzlei Logo hoch, indem Sie es ganz einfach in das dafür vorgesehene Upload Fenster ziehen. Ein bereits hochgeladenes Logo können Sie über die entsprechenden Auswahlfelder ändern, oder entfernen. Die empfohlene Dateigröße entspricht 512x512 Pixel. Beschreibung Nutzen Sie das Textfeld für die optionale Eingabe mehrzeiliger Kanzlei Informationen, wie z.B. Adresse und Kontaktdaten. Unten rechts im Eingabefeld behalten Sie den Überblick über die bis zu 400 möglichen Zeichen. Farbgestaltung Wählen Sie eine der verfügbaren Akzentfarben aus, indem Sie die gewünschte Farbkachel anklicken und mit einem Häkchen versehen. Die vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert und sind ab diesem Moment im Mandantenportal sichtbar.
Erster Login Loggen Sie sich erstmals über den Link ein, welchen Sie von uns per E Mail erhalten haben und legen Sie Ihr eigenes Passwort fest. 1. Klicken Sie auf den Link in der von uns zugesandten E
Erster Login Loggen Sie sich erstmals über den Link ein, welchen Sie von uns per E Mail erhalten haben und legen Sie Ihr eigenes Passwort fest. 1. Klicken Sie auf den Link in der von uns zugesandten E Mail. Sie werden automatisch zur Anmeldeseite weitergeleitet. 2. Nachdem Sie sich erfolgreich eingeloggt haben, klicken Sie auf das Einstellungsrädchen , welches Sie oben rechts neben Ihrem Nutzernamen finden. 3. Wählen Sie im linken Menüband "Profil" aus. 4. Hier finden Sie unterhalb Ihrer Profildaten den roten Button "Passwort ändern". Klicken Sie diesen an, um sich im nächsten Fenster ein persönliches Passwort zu erstellen. 5. Geben Sie in das erste Textfeld Ihr gewünschtes Passwort ein und bestätigen Sie es durch die erneute Eingabe im zweiten Textfeld. 6. Speichern Sie Ihr neues Passwort ab. Ab sofort erfolgt Ihr Login über Ihr neu erstelltes Passwort.
Kanzleidaten Wir hinterlegen bereits bei der Einrichtung Ihrer JUPUS Plattform Ihre Kanzlei Daten für Sie. Sollten sich diese jedoch einmal ändern, dann können Sie jederzeit Änderungen vornehmen. 1. Ö
Kanzleidaten Wir hinterlegen bereits bei der Einrichtung Ihrer JUPUS Plattform Ihre Kanzlei Daten für Sie. Sollten sich diese jedoch einmal ändern, dann können Sie jederzeit Änderungen vornehmen. 1. Öffnen Sie die Einstellungen auf Ihrer Plattform über das Zahnrädchen Symbol oben rechts, gleich neben Ihrem Profil Namen. 2. Klappen Sie die Sektion Kanzlei im linken Menüband auf, um die Unterkategorien anzeigen zu lassen und klicken Sie auf Kanzleidaten . 3. Auf der folgenden Seite sehen Sie alle hinterlegten Daten Ihrer Kanzlei: Name der Kanzlei Anschrift der Kanzlei Telefonnummer und E Mail Adresse der Kanzlei [!WARNING] Automatische Benachrichtigungen zu Anfragen auf Ihrer JUPUS Plattform, die noch keinem Sachbearbeiter zugeordnet wurden, werden an die in den Kanzleidaten hinterlegte E Mail Adresse gesendet. 4. Klicken Sie in das jeweilige Eingabefeld, um die Daten zu bearbeiten. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. [!NOTE] Um den Kanzleinamen zu ändern, wenden Sie sich bitte an support@jupus.de.
Direktlinks Dokumente & Fragebögen Direktlinks ermöglichen den schnellen Zugriff auf spezifische Dokumente oder Fragebögen – ideal zum Teilen mit Mandanten oder zur internen Verwendung. Navigieren Sie
Direktlinks Dokumente & Fragebögen Direktlinks ermöglichen den schnellen Zugriff auf spezifische Dokumente oder Fragebögen – ideal zum Teilen mit Mandanten oder zur internen Verwendung. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste innerhalb Ihrer Einstellungen auf den Bereich "Mandantenaufnahme" . Wählen Sie dort den Unterpunkt "Dokumentenvorlagen" , oder "Fragebögen" aus, je nachdem, wofür Sie einen Direktlink benötigen. Die verfügbaren Vorlagen werden Ihnen in einer Tabelle angezeigt. Link generieren Klicken Sie auf das Dreipunkt Menü am rechten Zeilen Ende eines Dokuments oder Fragebogens und wählen Sie " Link kopieren" . Der Zugangslink wird so in die Zwischenablage kopiert und kann z.B. per E Mail, WhatsApp, oder auch auf Ihrer Website geteilt werden. QR Code nutzen Durch einen Klick auf das Dreipunkt Menü bei Fragebögen , haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, einen QR Code zwecks Direktzugriff zu erstellen. Nach Auswahl von " QR Code" öffnet sich ein Pop Up mit dem QR Code und dem zugehörigen Link. Sie können hierüber: Den Link über " Link kopieren" in der Zwischenablage speichern Den QR Code über " QR Code speichern" herunterladen Teilen Sie den kopierten Link oder QR Code mit Ihren Mandanten, um ihnen Zugriff auf das Mandantenportal zu gewähren. Sobald die Dokumente und Fragebögen digital ausgefüllt und abgeschickt wurden, werden die Daten automatisch an Ihre JUPUS Plattform übertragen und dort als neue Anfrage angelegt. [!CAUTION] Teilen Sie ausschließlich über diesen Weg generierte Links und QR Codes mit Ihren Mandanten. Kopieren Sie diese aus einer bestehenden Anfrage heraus, erhält der Empfänger Zugriff auf das spezifische Mandantenportal der zugehörigen Anfrage. [!CAUTION] Bei Anfragen, die abgeschlossen, abgelehnt, oder gelöscht wurden, wird automatisch auch das Mandantenportal deaktiviert . Alle zuvor mit dem Mandanten geteilten Links zu Dokumenten und Fragebögen sind dann nicht mehr erreichbar.
RA MICRO Fehlersuche Das eingerichtete OMA Postfach bleibt leer, auch wenn Sie in JUPUS "Akte anlegen“ klicken? Bitte prüfen Sie folgendes in JUPUS: Wurde unter Einstellungen > Kanzleisoftware >
RA MICRO Fehlersuche Das eingerichtete OMA Postfach bleibt leer, auch wenn Sie in JUPUS "Akte anlegen“ klicken? Bitte prüfen Sie folgendes in JUPUS: Wurde unter Einstellungen > Kanzleisoftware > RA MICRO der Export Typ richtig ausgewählt? Wurde dort für die OMA Schnittstelle der RAMOMI Code richtig eingegeben? Haben Sie nach dem Klick auf "Akte anlegen" innerhalb einer Anfrage auf JUPUS eine Infomail über die Aktenanlage in Ihrem regulären Postfach der OMA E Mail Adresse erhalten? Dies bestätigt das erfolgreiche Versenden der Akte. Bitte prüfen Sie folgendes in RA MICRO: Ist im RA MICRO Posteingang der Haken bei " Import E Mail “ gesetzt? Ist die richtige E Mail Adresse im Drop Down Menü ausgewählt ? Sind unter "Benutzerverwaltung" > "Rechte" alle Zugriffsrechte vergeben für: Aktenkonto Akte Programmrechte Datenexporte Kanzlei E Workflow Ist die Mailadresse unter \ \ "\ \ E Workflow" > "E Mail Konten" korrekt angelegt und aktiviert ? Diese muss exakt mit der in der OMA Verknüpfung verwendeten Adresse übereinstimmen. Klicken Sie zudem auf "Konto bearbeiten“ und führen Sie einen E Mail Kontotest durch. Hier sollten überall grüne Haken erscheinen. Falls nicht, senden Sie uns bitte einen Screenshot der entsprechenden Fehlermeldung. Es wird nur ein Mandant angelegt? Überprüfen Sie bitte, ob in JUPUS vor dem Export alle gewünschten Beteiligten über die Aktivierung der entsprechenden Checkboxen ausgewählt wurden.
Nachverfolgen von Dokumente & Fragebögen
Nachverfolgen von Dokumente & Fragebögen Behalten Sie die Übersicht über versendete Dokumente und Fragebögen und lassen Sie Ihre Mandanten automatisch an noch ausstehende Übermittlungen erinnern. Bere
Nachverfolgen von Dokumente & Fragebögen Behalten Sie die Übersicht über versendete Dokumente und Fragebögen und lassen Sie Ihre Mandanten automatisch an noch ausstehende Übermittlungen erinnern. Bereits in der Anfragenübersicht sehen Sie auf einen Blick, ob Dokumente und/oder Fragebögen innerhalb einer Anfrage an den Mandanten gesendet wurden und wie viele davon vom Mandanten bearbeitet wurden. Die Spalte "Dokumente" zeigt Ihnen die Gesamtzahl, sowie die Menge an davon bereits zurück erhaltenen Elementen an. Ist diese Anzeige grün hinterlegt, dann ist alles erledigt. Erhaltene Dokumente Dieser Bereich listet innerhalb einer Anfrage alle eingegangenen Dokumente mit Vorschaubild, Dateiname und Herkunftskategorie auf. Sobald der Mandant Dokumente und Fragebögen ausgefüllt und abgeschickt hat, werden sie automatisch in Ihren "Erhaltenen Dokumenten" angezeigt. Die Daten aus einem Fragebogen werden Ihnen ebenfalls als PDF Dokument zur Verfügung gestellt. Des Weiteren werden Ihnen hier auch Dokumente, die mithilfe der Upload Funktion in Fragebögen hochgeladen wurden, als PDF angezeigt und können ebenfalls heruntergeladen werden. Alle Dokumenten Uploads werden automatisch ins PDF Format konvertiert. Sie können diese nach Name oder Datum sortieren , über das Augen Symbol eine Vorschau jedes Dokuments öffnen und sie einzeln herunterladen . "Dokumente bearbeiten" Öffnet die Detailübersicht für alle erhaltenen Dokumente dieser Anfrage, über welche Sie diese verwalten und bearbeiten können. Das Dreipunkt Menü in diesem Abschnitt ermöglicht den Upload weiterer Dokumente zu dieser Anfrage. Angeforderte Dokumente In der Rubrik "Angeforderte Dokumente" können Sie überprüfen, welche noch nicht vom Mandanten ausgefüllt und abgeschickt wurden. Anhand eines Balkens , sowie einem Zähler zu jeder Frage im jeweiligen Fragebogen, können Sie den Fortschritt live mitverfolgen. Der Balken färbt sich mit jeder beantworteten Frage des Fragebogens nach und nach vollständig blau und wird unter "Erhaltene Dokumente" angezeigt, sobald er vollständig bearbeitet wurde. E Mail Erinnerungen für Mandant: Der violette Schalter aktiviert oder deaktiviert automatische Erinnerungs E Mails für diesen Mandanten. Ist diese Funktion aktiv, erhält der Mandant in festgelegten Abständen (standardmäßig alle drei Tage) eine Erinnerung an noch auszufüllende Dokumente und Fragebögen . [!CAUTION] Bei Anfragen, die abgeschlossen, abgelehnt, oder gelöscht wurden, wird automatisch auch das Mandantenportal deaktiviert . Alle zuvor mit dem Mandanten geteilten Links zu Dokumenten und Fragebögen sind dann nicht mehr erreichbar. Über das Dreipunkt Menü oberhalb des Abschnitts, können Sie Direktlinks zu weiteren Fragebögen und Dokumenten, oder zum Mandantenportal generieren. Das Dreipunkt Menü in der jeweiligen Zeile der aufgelisteten ausstehenden Dokumente generiert einen Link zwecks Direktzugriff darauf. Diese Optionen erleichtern Ihnen das erneute zur Verfügung stellen, sollte der Mandant die ursprüngliche E Mail nicht wiederfinden. Zudem können Sie Fragebögen schon vor dem Rückerhalt vorzeitig manuell abschließen , sollten die eingetragenen Daten bereits ausreichen. [!CAUTION] Wichtig: Teilen Sie Links aus einer Anfrage nur mit dem entsprechenden Mandanten. Möchten Sie anderen Mandanten Links zu Dokumenten oder Fragebögen zur Verfügung stellen, tun Sie dies bitte nur über die zugehörige Anfrage, oder aus dem Bereich "Mandantenaufnahme" innerhalb Ihrer Einstellungen.
Kalender Einbettung Über den Menüpunkt "Einbettung" im linken Menüband Ihrer Terminbuchungs Einstellungen , gelangen Sie zum Einbettungslink. Um die Terminbuchung auf Ihrer Webseite einzubetten, kopie
Kalender Einbettung Über den Menüpunkt "Einbettung" im linken Menüband Ihrer Terminbuchungs Einstellungen , gelangen Sie zum Einbettungslink. Um die Terminbuchung auf Ihrer Webseite einzubetten, kopieren Sie den Code über den entsprechenden Button und fügen Sie ihn an der gewünschten Stelle in den Quellcode Ihrer Webseite ein. Durch Anpassung der Breite (width) und Höhe (height) können Sie die Größe des eingebetteten Terminbuchungsformulars individuell auf die Bedürfnisse Ihrer Seite anpassen.
Buchungslinks Stellen Sie Direktlinks zur Verfügung, um den Buchungsvorgang für Ihre Mandanten noch einfacher zu gestalten. Über "Direktlinks" innerhalb Ihrer Einstellungen zur Terminbuchung , gelange
Buchungslinks Stellen Sie Direktlinks zur Verfügung, um den Buchungsvorgang für Ihre Mandanten noch einfacher zu gestalten. Über "Direktlinks" innerhalb Ihrer Einstellungen zur Terminbuchung , gelangen Sie zur Übersicht aller verfügbaren Buchungslinks. Diese werden in vier Kategorien unterteilt und können jeweils über den Button "Kopieren" in die Zwischenablage übernommen werden, sodass sie per E Mail, auf Ihrer Website oder über andere Kanäle geteilt werden können. Link Kategorien Kanzlei: Der allgemeine Kanzleilink ermöglicht es Mandanten, sowohl die gewünschte Leistung als auch den Anwalt selbst auszuwählen. Dieser Link eignet sich für eine flexible Terminbuchung ohne Vorauswahl. Leistung: In diesem Abschnitt finden Sie Links für Ihre einzelnen Leistungen. Der Mandant wählt ggfs. nur noch den Anwalt aus. Anwalt: Hier stehen Links zur Verfügung, bei denen ein bestimmter Anwalt vorausgewählt ist. Der Mandant entscheidet selbst, welche der verfügbaren Leistung er bucht. Jeder Anwalt, dessen Kalender verknüpft und eingerichtet wurde, verfügt über einen eigenen Direktlink. Anwalt + Leistung: Diese Kategorie enthält vollständig vorkonfigurierte Links, bei denen sowohl Anwalt als auch Leistung bereits festgelegt sind. Mandanten gelangen direkt zur Terminauswahl ohne weitere Auswahlschritte. Die Kombinationen werden automatisch aus allen verfügbaren Anwälten und Leistungen generiert.
Grundeinstellungen Online Terminbuchung Die Grundeinstellungen für die Terminbuchung ermöglichen Ihnen das Festlegen zentraler Parameter für die Online Buchung durch Mandanten. Innerhalb Ihrer Einstel
Grundeinstellungen Online Terminbuchung Die Grundeinstellungen für die Terminbuchung ermöglichen Ihnen das Festlegen zentraler Parameter für die Online Buchung durch Mandanten. Innerhalb Ihrer Einstellungen , unter "Terminbuchung", finden Sie im linken Menüband den Punkt "Grundeinstellungen" . Buchungsparameter Termine frühestens buchbar in (Stunden): In diesem Eingabefeld legen Sie fest, wie viele Stunden im Voraus ein Termin frühestens gebucht werden kann. Ein Wert von 72 bedeutet beispielsweise, dass Mandanten Termine nur mit mindestens drei Tagen Vorlauf buchen können. Wochenenden bei der Berechnung des frühestens buchbaren Termins einbeziehen: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden Samstage und Sonntage bei der Berechnung des Buchungszeitraums mitgezählt. Terminoptionen Termine automatisch bestätigen: Bei Aktivierung werden gebuchte Termine ohne vorherige Prüfung durch Sie automatisch und direkt bestätigt. Rechtsgebiet und Thema abfragen: Fragt den Mandanten bei der Buchung nach dem relevanten Rechtsgebiet und thema. Aktennummer erfragen: Ermöglicht die optionale Abfrage einer bestehenden Aktennummer während des Buchungsvorgangs. Auswahl des Kalenders bzw. Service automatisch überspringen: Wenn nur ein Kalender oder Service verfügbar ist, wird die Auswahl für den Mandanten übersprungen und dieser automatisch verwendet. Mandanten zu Termin im Kalender hinzufügen: Fügt den Mandanten als Teilnehmer zum Kalendereintrag hinzu und sendet automatisch eine E Mail Einladung. Arbeitszeiten Beginn des Arbeitstages: Legen Sie hier die Uhrzeit fest, ab der Termine buchbar sein sollen. Ende des Arbeitstages: Bestimmt, bis wann Termine am Tag angeboten werden. Arbeitstage: Über die Wochentag Auswahlfelder definieren Sie, an welchen Tagen Termine verfügbar sind. [!WARNING] Diese Angaben gelten allgemein für die Kanzlei. Die tatsächlichen Verfügbarkeiten jedes einzelnen Kalenders, können innerhalb der Kalendereinstellungen individuell festgelegt werden. Klicken Sie auf den blauen "Speichern" Button, um alle vorgenommenen Einstellungen zu übernehmen.
Anbindung KI Anrufbeantworter JUPUS stellt für Ihre Kanzlei eine individuelle Telefonnummer bereit. An diese können eingehende Anrufe über Ihre bestehende Telefonanlage weitergeleitet werden dauerhaft
Anbindung KI Anrufbeantworter JUPUS stellt für Ihre Kanzlei eine individuelle Telefonnummer bereit. An diese können eingehende Anrufe über Ihre bestehende Telefonanlage weitergeleitet werden dauerhaft, auch außerhalb der Bürozeiten oder wenn die Leitung bereits besetzt ist. 1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste innerhalb der Einstellungen auf den Menüpunkt "KI Anrufbeantworter" und wählen Sie den Unterpunkt " Telefonnummern" aus. 2. Eine Tabelle zeigt Ihnen alle verfügbaren Telefonnummern an, die zur Umleitung eingehender Anrufe verwendet werden können. 3. Richten Sie in Ihrer bestehenden Telefonanlage die Rufweiterleitung an die von JUPUS zugeteilte Telefonnummer ein. Nachfolgend stehen Ihnen Links zur Verfügung, welche die Einrichtung der Rufweiterleitung bei den gängigsten Telefonanbietern erklären: Telekom <https://www.telekom.de/hilfe/internet telefonie/telefonie/einstellungen telefoniecenter/anrufweiterleitung telefoniecenter?samChecked=true Vodafone <https://forum.vodafone.de/t5/Community Blog/So richtest Du eine Festnetz Rufumleitung ein/ba p/3007391 O2 <https://www.o2business.de/service/netz technik/mailbox rufumleitung/rufumleitung/ 1und1 <https://hilfe center.1und1.de/rufumleitung einrichten
Mandantenportal Das Mandantenportal ist der digitale Arbeitsplatz für Ihre Mandanten. Es bündelt alle von Ihnen angeforderte Dokumente und Fragebögen an einem Ort sicher, einfach und ohne Login. Manda
Mandantenportal Das Mandantenportal ist der digitale Arbeitsplatz für Ihre Mandanten. Es bündelt alle von Ihnen angeforderte Dokumente und Fragebögen an einem Ort sicher, einfach und ohne Login. Mandanten können dort Fragebögen ausfüllen, Dokumente digital signieren und Unterlagen hochladen. So wird aus E Mail Ping Pong eine moderne, strukturierte Mandatsabwicklung. Sie können das Mandantenportal mit Ihrem Logo und einer passenden Akzentfarbe in den Einstellungen zum Kanzlei Branding individualisieren. Vorteile Zentrale Plattform: Alle Informationen, Aufgaben und Dokumente sind gebündelt kein E Mail Chaos. Einfache Nutzung: Kein Login oder Passwort erforderlich Zugang über personalisierten Link. Digitale Unterschriften: Vollmachten, Verträge und Vereinbarungen können direkt im Portal signiert werden. Automatische Synchronisierung: Alle ausgefüllten Unterlagen erscheinen sofort in JUPUS. Funktion Sobald Sie eine E Mail mit angehängten Fragebögen und/oder Dokumentenvorlagen aus JUPUS versenden, erhält der Mandant einen sicheren, personalisierten Link zum Mandantenportal. Der Mandant klickt auf den Link und gelangt direkt in sein persönliches Mandantenportal ganz ohne Login . Der Link ist individuell und verschlüsselt . Im Mandantenportal werden alle ausstehenden Dokumente und Fragebögen angezeigt, jeweils als Karte mit Titel, Status, Fälligkeitsdatum und einem "Bearbeiten" Button dargestellt. Mit einem Klick auf den Button "Bearbeiten" in der Zeile des jeweiligen Dokuments, kann dieses geöffnet und ausgefüllt werden. Dokument ausfüllen und signieren Das Dokument wird als Formularansicht angezeigt. Die Textfelder sind violett umrandet und bereits mit den Stammdaten des Mandanten vorausgefüllt , die in der Anfrage vorhanden sind. Kanzleifelder sind für den Mandanten nicht zu bearbeiten und werden mit den Daten, welche Sie vor dem Versand eingetragen haben, als fester Text angezeigt. Pflichtfelder (meist Datum und Unterschrift) werden rot hervorgehoben und müssen vom Mandanten ausgefüllt werden, um das Dokument an Sie zurücksenden zu können. Mit einem Klick auf das Unterschriftsfeld kann das Dokument mit der Maus oder dem Touchpad, oder auf einem Smartphone oder Tablet signiert werden. Das Einfügen von gespeicherten Signaturen (E Sign) ist hier nicht möglich. Die Unterschrift muss manuell erfolgen. Mit dem Button "Dokument abschicken" am unteren rechten Bildschirmrand, kann das Dokument an Sie zurückgesendet werden. Nach erfolgreichem Absenden erscheint die Bestätigungsseite "Dokument abgeschlossen" . Über den Button "PDF Download" kann eine Kopie des Dokuments für die eigenen Unterlagen heruntergeladen werden. Über "Zurück zum Mandantenportal" gelangt man zurück zur Übersicht aller angeforderten Dokumente und Fragebögen. Das bearbeitete Dokument trägt nun den Status "Abgeschlossen" . Fragebogen ausfüllen Ein Klick auf den Button " Bearbeiten ", um den Fragebogen zu starten. In der linken Seitenleiste sind die einzelnen Themenabschnitte und die darunter angeordneten Fragen aufgelistet Jeder Frage verfügt über ein separates Eingabefeld . Die Antwortfelder sind bereits mit den Daten vorausgefüllt , die in der Anfrage vorhanden sind. Vorausgefüllte Fragen sind im linken Bereich mit einem grünen Häkchen versehen. Pflichtangaben müssen ausgefüllt werden, um mit dem Button "Weiter" zur nächsten Frage zu gelangen und den Fragebogen am Ende an Sie übermitteln zu können. Diese werden rot hervorgehoben . Nach der letzten Frage erscheint eine Übersichtsseite . Alle eingegebenen Daten werden in der Liste mit einem grünen Häkchen angezeigt. Bei jedem Eintrag können über das Stift Symbol Änderungen vorgenommen werden. Wenn alle Angaben korrekt sind, erfolgt ein Klick auf den Button "Fragebogen absenden" . Nach Abschluss aller Schritte sind Dokumente und Fragebögen erfolgreich eingereicht . Auf der Übersichtsseite werden die einzelnen Einträge mit dem Status " Abgeschlossen " angezeigt, und die Dokumente können bei Bedarf über den Button " Herunterladen " als PDF gespeichert werden. Benachrichtigung Sie werden automatisch informiert, sobald Ihre Mandanten aktiv werden, anhand von Benachrichtigungen über: Neue Uploads von Dokumenten Ausgefüllte Fragebögen Ausgefüllte und signierte Dokumente In JUPUS: Über die Glocke oben rechts und das Aktivitätenprotokoll Per E Mail: An den zugewiesenen Sachbearbeiter der Anfrage [!CAUTION] Bei Anfragen, die abgeschlossen, abgelehnt, oder gelöscht wurden, wird automatisch auch das Mandantenportal deaktiviert . Alle zuvor mit dem Mandanten geteilten Links zu Dokumenten und Fragebögen sind dann nicht mehr erreichbar. Häufige Einwände & Antworten | Einwand | Empfehlung | | | | | „Mandanten wollen lieber E Mail Anhänge.“ | Das Portal ist einfacher und sicherer kein Herunterladen oder Anhängen nötig. Dateien werden direkt übertragen und automatisch strukturiert. | | „Ich habe Angst, dass Mandanten technische Probleme haben.“ | Das Portal funktioniert ohne Login oder App, auch auf dem Smartphone. Die Nutzung ist selbsterklärend und kann zudem in der ausgewählten Mail erläutert werden. |
Aktivitäten Behalten Sie den Überblick über alle Aktivitäten auf Ihrer JUPUS Plattform. Ob neue E Mail oder übermitteltes Dokument so verpassen Sie nichts mehr. Aktivitäten erkennen Oberhalb der Anfra
Aktivitäten Behalten Sie den Überblick über alle Aktivitäten auf Ihrer JUPUS Plattform. Ob neue E Mail oder übermitteltes Dokument so verpassen Sie nichts mehr. Aktivitäten erkennen Oberhalb der Anfragenübersicht finden Sie vier Kacheln, welche die Verteilung der Anfragen nach Bearbeitungsstatus zeigen. Befindet sich darin eine Anfrage, in welcher eine neue, ungesehene Aktivität stattgefunden hat, dann erscheint in der Kachel ein violetter Punkt . Alle Anfragen mit neuen, ungesehenen Aktivitäten, werden in der Liste durch einen violetten Punkt ganz links in der entsprechenden Zeile kenntlich gemacht. Aktivieren Sie das Häkchen des Filters "nur mit ungesehener Aktivität" oberhalb der Anfragenliste, um nur Anfragen mit neuen, ungesehenen Aktivitäten anzeigen zu lassen. Um eine Anfrage nach dem Öffnen wieder auf "ungelesen" zu setzen, klicken Sie innerhalb der Anfragenübersicht einfach auf das Dreipunkt Menü ganz rechts am Ende der entsprechenden Zeile und wählen Sie "Als ungelesen markieren" . Neuste Aktivitäten Die fünf aktuellsten, ungesehenen Aktivitäten werden Ihnen über das Glockensymbol (oben rechts, neben dem Einstellungsrädchen) gemeldet. Klicken Sie auf eine der Meldungen, um direkt in die betroffene Anfrage zu wechseln, oder wählen Sie "Alle ungesehenen Aktivitäten ansehen" , um auf die vollständige Aktivitätenliste zu wechseln. Hierhin gelangen Sie außerdem über den Reiter " Aktivitäten" , im oberen Menüband der Plattform. Vollständige Aktivitätenliste Rechts oberhalb der Aktivitätenliste können Sie auswählen, ob Sie alle, oder nur ungelesene Aktivitäten angezeigt bekommen möchten. Sie haben außerdem die Möglichkeit: über das Suchfeld nach einer spezifischen Aktivität zu suchen Aktivitäten nach Typ zu filtern (z.B. Neue Anfrage, E Mail empfangen, Dokument erhalten) Aktivitäten nach zuständigem Sachbearbeiter zu filtern Über die Liste erhalten Sie einen Überblick mit den wichtigsten Details zu jeder Aktivität. Um die entsprechende Anfrage zu öffnen, klicken Sie auf den Button " Öffnen" am rechten Ende der entsprechenden Tabellenzeile. Benachrichtigungen Lassen Sie sich ganz bequem per E Mail über die neusten Aktivitäten auf JUPUS informieren. Welche Aktivitäten für Sie relevant sind, können Sie ganz einfach über Ihre E Mail Einstellungen , unter "Benachrichtigungen" festlegen.
Benachrichtigungen In den Benachrichtigungseinstellungen legen Sie fest, bei welchen Ereignissen Sie per E Mail informiert werden möchten und wie automatische Erinnerungen an Mandanten versendet werde
Benachrichtigungen In den Benachrichtigungseinstellungen legen Sie fest, bei welchen Ereignissen Sie per E Mail informiert werden möchten und wie automatische Erinnerungen an Mandanten versendet werden. Die Benachrichtigungsoptionen erreichen Sie die "Einstellungen" . Klappen Sie dort den Bereich "E Mails" auf und wählen Sie den Unterpunkt "Benachrichtigungen" . Kanzlei Benachrichtigungen Dieser Abschnitt enthält Kontrollkästchen für E Mail Benachrichtigungen zu kanzleibezogenen Ereignissen. Verfügbare Optionen: neue Anfragen abgeschlossene Dokumente ausgefüllte Fragebögen eingehende E Mails zu einer Anfrage neue Terminvorschläge Sachbearbeiter Zuweisungen nicht zustellbare E Mails Anruf Benachrichtigungen Hier konfigurieren Sie E Mail Benachrichtigungen für Anrufereignisse, wenn Sie den KI Anrufbeantworter nutzen. Verfügbare Optionen: Benachrichtigungen bei neuen Anrufen weitergeleitete aber nicht angenommene Anrufe Anrufe ohne hinterlassene Nachricht Anrufe, die eine neue Anfrage erstellt haben Monatliche Berichte In diesem Bereich können Sie eine monatliche Zusammenfassung der Kanzlei Aktivität per E Mail abonnieren. Ein einzelnes Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert diesen Bericht. Mandanten Benachrichtigungen Dieser Bereich steuert automatische E Mail Erinnerungen an Mandanten, die versendete Dokumente oder Fragebögen noch nicht bearbeitet haben. Automatische E Mail Erinnerungen aktiv: Mit diesem Kippschalter aktivieren oder deaktivieren Sie die gesamte Erinnerungsfunktion. Erinnerungsintervall: Im Eingabefeld unter "Nach wie vielen Tagen soll eine automatisierte E Mail Erinnerung versendet werden?" legen Sie fest, nach wie vielen Tagen ohne Bearbeitung die erste Erinnerung verschickt wird. Maximale Anzahl Erinnerungen pro Dokument: Dieses Eingabefeld begrenzt, wie viele Erinnerungs E Mails maximal für jedes einzelne Dokument oder jeden Fragebogen versendet werden. [!NOTE] Tipp: Innerhalb der Anfragen, im Bereich E Mail, können Sie für jeden Mandanten individuell festlegen , ob Erinnerungs E Mails versendet werden sollen, oder nicht.
Anbindung Actaport 1. Öffnen Sie Ihre Kanzleisoftware Actaport und wählen Sie im Menü den Button "Benutzerverwaltung" aus. 2. Oben links können Sie nun den Reiter "Lizenzen" anklicken und es erscheint
Anbindung Actaport 1. Öffnen Sie Ihre Kanzleisoftware Actaport und wählen Sie im Menü den Button "Benutzerverwaltung" aus. 2. Oben links können Sie nun den Reiter "Lizenzen" anklicken und es erscheint bereits eine Auflistung an Lizenzen. Unter diesen ist auch bereits JUPUS aufgelistet, allerdings mit einem roten Kreuz . 3. Um die Lizenz zu aktivieren, müssen Sie den Button "Abo ändern" auswählen. Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster , in dem Ihr aktuelles Abo angezeigt wird. Hier können Sie erneut "Abo ändern" auswählen. 4. Nun werden Ihnen eine Vielzahl an möglichen zubuchbaren Optionen angezeigt. Darunter befindet sich der JUPUS Benutzer , den Sie auswählen können und im Anschluss bestätigen müssen, dass Sie diesen hinzufügen möchten. Fertig! Actaport hat Ihre Anfrage erhalten und wird uns in wenigen Tagen die notwendigen Daten zur Verknüpfung zukommen lassen. Sie brauchen nichts weiter zu tun. Sobald alles eingerichtet ist, melden wir uns bei Ihnen. [!NOTE] Sollten Sie sich unsicher sein, ob alles geklappt hat, können Sie zu der Auflistung der Lizenzen in Schritt 2 zurückkehren. Vor der JUPUS Lizenz sollte nun anstatt eines roten Kreuzes ein grüner Haken sein.
Anbindung jur|nodes Ihren jur|nodes API Schlüssel und die Dokumentation finden Sie direkt in Ihrem Kanzleisoftware System. Navigieren Sie in Ihrem eingeloggten Bereich in der Administration/im Server
Anbindung jur|nodes Ihren jur|nodes API Schlüssel und die Dokumentation finden Sie direkt in Ihrem Kanzleisoftware System. Navigieren Sie in Ihrem eingeloggten Bereich in der Administration/im Server Backend zum Bereich " Schnittstellen ". Dort können Sie die vollständige API Dokumentation abrufen und individuelle Zugangsdaten/Keys für die Anbindung generieren. Die Zugangsdaten aus jur|nodes werden dann lediglich innerhalb der Einstellungen in JUPUS, unter " Kanzleisoftware " > " Jurnodes " in die entsprechenden Felder der Maske eingetragen, welche sich automatisch öffnet, wenn Sie die Integration mithilfe eines Häkchens in der Checkbox aktiviert haben. Klicken Sie abschließend auf den Button " Jur|nodes synchronisieren ", um die Verbindung herzustellen und die Aktenanlage aus JUPUS heraus zu ermöglichen. [!NOTE] Ausführliche Informationen zu den Funktionen der Schnittstelle finden Sie direkt auf der <u jur|nodes Schnittstellen Übersicht</u .
Aktivierung Advolux Öffnen Sie in JUPUS die Einstellungen , klicken Sie im linken Menüband auf " Kanzleisoftware " und wählen Sie dann " Advolux ". Ein gesetztes Häkchen in der Checkbox bei " Advolux
Aktivierung Advolux Öffnen Sie in JUPUS die Einstellungen , klicken Sie im linken Menüband auf " Kanzleisoftware " und wählen Sie dann " Advolux ". Ein gesetztes Häkchen in der Checkbox bei " Advolux Integration aktivieren " zeigt an, dass die Integration aktiv ist. Ist diese Funktion aktiv, können Sie nun über die Anfragen auf JUPUS die Aktenanlage mit Advolux vornehmen.
Aktivierung LawFirm Öffnen Sie in JUPUS die Einstellungen , klicken Sie im linken Menüband auf " Kanzleisoftware " und wählen Sie dann " LawFirm ". Ein gesetztes Häkchen in der Checkbox bei " LawFirm
Aktivierung LawFirm Öffnen Sie in JUPUS die Einstellungen , klicken Sie im linken Menüband auf " Kanzleisoftware " und wählen Sie dann " LawFirm ". Ein gesetztes Häkchen in der Checkbox bei " LawFirm Integration aktivieren " zeigt an, dass die Integration aktiv ist. Ist diese Funktion aktiv, können Sie nun über die Anfragen auf JUPUS die Aktenanlage mit LawFirm vornehmen.
E Mail Filter E Mail Filter Einstellungen ermöglichen es Ihnen, unerwünschte Nachrichten automatisch auszusortieren und bestimmte Absender gezielt zu blockieren. Die Filter Optionen finden Sie im Bere
E Mail Filter E Mail Filter Einstellungen ermöglichen es Ihnen, unerwünschte Nachrichten automatisch auszusortieren und bestimmte Absender gezielt zu blockieren. Die Filter Optionen finden Sie im Bereich "Einstellungen" unter dem Menüpunkt "E Mails" . Wählen Sie dort den Unterpunkt "JUPUS E Mail Adresse" aus, um zur Konfigurationsseite zu gelangen. Spam Filter Im Abschnitt "Spam Filter" können Sie die automatische Erkennung von potentiellen Spam Nachrichten aktivieren. Wenn diese Option aktiviert ist, werden eingehende E Mails automatisch auf Spam geprüft und entsprechend gefiltert. Die Checkbox ist standardmäßig deaktiviert. Blockierte Absender In diesem Abschnitt verwalten Sie eine Liste von E Mail Adressen, deren Nachrichten Sie nicht erhalten möchten. Eingabefeld: Geben Sie hier die E Mail Adresse ein, die Sie blockieren möchten. Button "E Mail hinzufügen": Fügt die eingegebene Adresse zur Sperrliste hinzu. Adressliste: Unterhalb des Eingabefelds werden alle blockierten Adressen angezeigt. Solange keine Adressen hinterlegt sind, erscheint der Hinweis "Keine blockierten E Mail Adressen".
Chatbot einbinden Zu Ihrem Start mit JUPUS erhalten Sie von uns einen Einbettungs Code (HTML Snippet) , mit welchem Sie den Chatbot ganz einfach über die Eingabe im Backend Ihrer Website aktivieren kö
Chatbot einbinden Zu Ihrem Start mit JUPUS erhalten Sie von uns einen Einbettungs Code (HTML Snippet) , mit welchem Sie den Chatbot ganz einfach über die Eingabe im Backend Ihrer Website aktivieren können. Fügen Sie hierzu das Snippet in das Head Code Textfeld der Website (nicht einer einzelnen Seite) ein, um den Chatbot auf allen Seiten Ihrer Website, inkl. der mobilen Ansicht zu aktivieren. Dies ist der gängigste Weg bei den meisten Website Hosts, kann aber ggfs. variieren. Beispiel Wordpress Loggen Sie sich zunächst auf Wordpress ein. Im linken Menübereich finden Sie die Option "Plugins" . Wählen Sie hier den Punkt "Add New" aus. In der Suchleiste haben Sie nun die Möglichkeit, nach "WPCode" zu suchen. Laden Sie das entsprechende Plugin herunter und installieren Sie es. Im Anschluss kann es durch einen Klick auf "Activate" in Betrieb genommen werden. In der linken Menüleiste finden Sie den Punkt "Code Snippets" . Hier können Sie auf "Add new" klicken und unter "Add Your Custom Code" den Button "Use Snippet" auswählen. Nun öffnet sich eine Code Vorschau, in welche Sie Ihren Einbettungs Code einfügen können, den Sie von uns erhalten haben. Als Titel empfehlen wir Ihnen z.B. "JUPUS Chatbot". Klicken Sie abschließend auf "Save Snippet" und "Activate" und bestätigen Sie Ihre Änderungen durch einen letzten Klick auf "Update" . Fertig! Ihr Jupus Chatbot ist nun in Ihre Website integriert. Cookies Der Chatbot speichert keine Cookies , sodass die Zustimmung (potentieller) Mandanten diesbezüglich nicht erforderlich ist. JIMDO Sollten Sie über eine JIMDO Webseite verfügen, kann der Chatbot ausschließlich in der "Creator" Version von JIMDO implementiert werden. Seit der Umstellung der verfügbaren Pakete, ist lediglich diese Version noch mit dem HTML Snippet des Chatbots kompatibel. Implementierung durch JUPUS Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Integration für Sie, sodass der Chatbot korrekt eingebunden und sofort einsatzbereit ist. Bitte lassen Sie uns hierzu die folgenden Informationen zukommen: Login URL Ihres Website Hosts Login Daten (Benutzername und Passwort)