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Anleitung für das Bearbeiten von PDFs

Wie kann ich PDFs mit JUPUS bearbeiten?

Der neue PDF-Editor auf der JUPUS-Plattform macht Ihre Arbeit mit PDFs schneller, übersichtlicher und konsistenter.
Sie können Dokumente direkt auf JUPUS bereinigen, zusammenführen, teilen, verbessern und umbenennen - auf Wunsch mit KI-Unterstützung.

1. Was kann der neue PDF-Editor?

  • Dokumente zusammenführen: Mehrere PDFs oder Scans zu einem sauberen Gesamtdokument bündeln – z. B. Verträge, Belege oder Dossiers.

  • Dokumente teilen – manuell oder mit KI: Lange PDFs in logische Abschnitte zerlegen oder falsch zusammengeführte Scans trennen.

  • Bilder zuschneiden & korrigieren: Fotobasierte Dokumente automatisch verbessern – Zuschneiden, Ausrichten, Aufhellen, Schärfen.

  • Dateien umbenennen – manuell oder per KI: Konsistente Dateinamen für bessere Suche, Automatisierung und Zusammenarbeit.

  • Dokumente aus Anfragen entfernen: Fehl- oder Doppeluploads schnell aus laufenden Vorgängen löschen.

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2. Wie nutze ich die Funktionen?

  1. Öffnen Sie die Anfrage auf JUPUS.

  2. Wechseln Sie zum neuen Dokumenten-Tab.

  3. Klicken oder wählen Sie das gewünschte Dokument aus.

  4. Wählen Sie die gewünschte Funktion (z. B. Zusammenführen, Aufteilen, Umbenennen).

2.1 Dokumente zusammenführen

  1. Markieren Sie die gewünschten Dateien (Mehrfachauswahl möglich).

  2. Wählen Sie „Zusammenführen“.

  3. Passen Sie die Reihenfolge per Drag-and-Drop an.

  4. Klicken Sie auf „Dokumente speichern“ → das neue Gesamtdokument wird erstellt.

 

Tipp: Geben Sie dem Ergebnis gleich einen sprechenden Namen – manuell oder mit KI (siehe Umbenennen).

2.2 Dokumente aufteilen

Manuell:

  1. Öffnen Sie den Dokumente-Tab.

  2. Klicken Sie auf „Seiten organisieren“.

  3. Setzen Sie Trennpunkte, prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie.

Mit KI:

  1. Öffnen Sie den Dokumente-Tab → „Seiten organisieren“.

  2. Wählen Sie „Mit KI aufteilen“.

  3. Prüfen Sie die Vorschläge und die vorgeschlagenen Namen.

  4. Bestätigen Sie mit „Dokumente speichern“.

 

Tipp: Benennen Sie Teil-Dokumente direkt nach dem Aufteilen um. Bei sensiblen Inhalten KI-Vorschläge kurz kontrollieren.

2.3 Bilder zuschneiden, auswählen & korrigieren

  1. Öffnen Sie ein (Foto-)Dokument → „Seite bearbeiten“.

  2. Entfernen Sie unerwünschte Bereiche oder wählen Sie relevante Seiten aus.

  3. Speichern Sie – die verbesserte Seite wird automatisch abgelegt.

 

Tipp: Auch mehrere Seiten auf einem Foto können einzeln ausgewählt werden.

2.4 Dokumente umbenennen – manuell oder mit KI

Manuell:

  1. Klicken Sie auf „Umbenennen“.

  2. Vergeben Sie einen klaren, einheitlichen Namen (z. B. 2025-10-22_Auftrag_4711_Vertrag.pdf).

  3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Mit KI:

  1. Markieren Sie mehrere Dateien.

  2. Wählen Sie „Mit KI umbenennen“.

  3. Prüfen Sie die Vorschläge und bestätigen Sie.

Tipps für gute Namensschemata:

  • Einheitliche Reihenfolge und Trennzeichen (z. B. „-” oder „_“)

  • Wichtige Infos: Datum, Gegenstand/Kunde, Dokumenttyp

2.5 Dokumente aus Anfragen entfernen (löschen)

  1. Öffnen Sie die laufende Anfrage.

  2. Wählen Sie das Dokument aus.

  3. Klicken Sie auf „Entfernen“ oder „Löschen“.

Hinweis: Prüfen Sie vorher, ob das Dokument noch benötigt wird (z. B. für Archiv- oder Aufbewahrungspflichten).

3. Best Practices & Qualitätssicherung

  • Vor dem Zusammenführen: Reihenfolge prüfen, ggf. weitere Dokumente ergänzen.

  • Nach dem Aufteilen: Teil-Dokumente sofort umbenennen und sinnvoll ablegen.

  • Bildverbesserung: Nicht übertreiben – zu starkes Schärfen kann Artefakte erzeugen.

  • Prozessklarheit: Für wiederkehrende Fälle (z. B. Monatsbelege) einheitliche Namensschemata und Workflows definieren.

  • Revisionssicherheit: Bei kritischen Unterlagen Versionierung und Protokolle beachten.

4. Häufige Fragen (FAQ)

Verändert Zusammenführen oder Aufteilen mein Original?
Ja. Das Original wird nach der Bearbeitung ersetzt.

Kann ich Änderungen rückgängig machen?
Ja, solange die Änderungen noch nicht gespeichert sind.

Erkennt die KI immer korrekt?
Sehr zuverlässig, aber nicht unfehlbar – prüfen Sie die Vorschau kurz vor dem Speichern.